Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - Utasítás a minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatának elkészítéséről. Melléklet: minta szabályzat, jóváhagyási rend. • 1970.08.21 [24/1970. (MÉM. É. 31.) MÉM sz. utasítás = Mezőgazdasági és Élelmezésügyi Értesítő 1970/31.]

814 — 1970. augusztus 21. MEZŐGAZDASÁGI ÉS ÉLELMEZÉSÜGYI ÉRTEStTÖ 31. szám — az iratok selejtezési határidejét, valamint — a nem selejtezhető (véglegesen megőrzendő) iratok levéltári átadásának időpontját. d) Az irattári terv a szerv iratanyagaiban való gyors és könnyű tájékozódást, valamint a selejtezést hivatott megkönnyíteni. Ezért az irattári terv alapján kialakított tételszámot (tételszámokat) a továbbiakban az ügyiratra rá kell vezetni. III. Az iratkezelési szabályzat jóváhagyásának rendje 4. A minisztérium felügyelete alatt működő állami szervek iratkezelési szabályzatát a Mezőgazdasági és Élelmezésügyi Minisztérium hagyja jóvá a következők szerint: a) a A MÉM közvetlen felügyelete alá tartozó tröszt, központ, iroda, országos vállalat, országos jellegű költségvetési szerv iratkezelési szabályzatát a felügyeletüket ellátó minisztériumi főosztálynak kell 3 példányban, jóváhagyás végett megküldeni. A megküldés és a jóváhagyás rendjét a 2. sz. melléklet tartalmazza. A jóváhagyás során az Iratnyilvántartási és Titkos Ügykezelési Csoport véleményét az iratkezelési érdekekre tekintettel ki kell kérni. b) A tröszt, központ, iroda, országos nagyvállalat, országos jellegű költségvetési szervek közvetlen felügyelete és irányítása alá tartozó egységek (iskola, gazdaság, üzemegység, kirendeltség stb.) iratkezelési szabályzatának kialakításáról a szervezeti egység gondoskodik és terjeszti fel a szabályzatot jóváhagyás végett a közvetlen felügyeletet ellátó szervnek. c) A szabályzat jóváhagyására jogosult szerv a szabályzatot jóváhagyási záradékkal látja el és annak 1 példányát az a) pontban foglalt szervek tekintetében egyeztetés végett a Művelőddésügyi Minisztérium Levéltári Igazgatóságának (Budapest, I., Üri utca 54—56. szám), a b) pontban említett szervek tekintetében a területileg illetékes levéltárnak, a másik példányát pedig jóváhagyási záradékkal a szerv vezetőjének küldi meg. A harmadik példány a jóváhagyó szervnél marad. 5. Az azonos jellegű szerveknél a jóváhagyásra jogosult szerv gondoskodjék a szabályzatokban a szerv jellegéből folyó egyöntetű iratkezelési elvek érvényesítéséről. IV. Vegyes rendelkezések 6. A minisztérium felügyelete alatt működő állami szervek iratkezelési szabályzatának elkészítését és jóváhagyását úgy kell ütemezni, hogy a szabályzatok jóváhagyásra történő felterjesztésére legkésőbb 1970. szeptember 30. napjáig sor kerüljön. 7. A jóváhagyott szabályzatok 1971. január 1. napjával lépnek hatályba. 8. A szervek gondoskodjanak az irattári tervnek a szerv ügyköreiben bekövetkező változások szerinti módosításáról. 9. Ez az utasítás közzététele napján lép hatályba; egyidejűleg a 4/1959. (Mg. É. 3.) FM számú, a 131/1959. (Élip. É. 22.) Élm. M. számú; a 16/1959. (Erd. É. 10.) OEF számú és a 111/ 1959. (T. 13.) ÁFTH számú utasítás hatályát veszti. Dr. Soós Gábor s. k., a miniszter első helyettese 1. számú melléklet a 24/1970. (MÉM. E. 31.) MÉM számú utasításhoz A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési mintaszabályzata I. Az iratkezelés szervezete 1. Az iratkezelés szervezetének kialakításánál az alábbi szervezeti formák választhatók: a) központosított, b) decentralizált, c) vegyes szervezeti megoldás. Központosított szervezet esetén a szerv egész ügykezelése egy központi kezelő irodán történik. Decentralizált szervezet esetén az ügykezelést^ több, a szerv szervezeti egységeinél létrehozandó osztályiroda látja el. Vegyes szervezet létrehozása esetén az ügykezelési teendőket — ügyrendi*

1 eg elhatárolva —« részben a központi kezelő iroda, részben az osztályirodák (iratkezelők) végzik. A szervezet kialakításánál elsősorban a szerv, nagyságát, ügyiratforgalmát és az ügyek feletti áttekintés mérlegelését kell figyelembe venni; Általános elv, hogy az ügykezelés minél közelebb kerüljön az ügyintézéshez. Helyes a központosig tott ügykezelési szervezet kialakítása. Amennyi-; ben valamely szerv a decentralizált szervezet ki-; alakítása mellett dönt, a kezelőirodák részére ik-; tatószám-keretet kell adni (1—100-ig, 101—• 1000-ig stb.) és az iratokat a megadott számkereten belül külön iktatóskönyvben kell iktatni. Egyidejűleg ki kell jelölni az ügykezelés felügyeletét ellátó szervet (személyt) is. Helyes, ha az ügykezelés felügyeletére az igazgatási ügyeket összefogó szerv kap megbízást.