Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - Utasítás a minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatának elkészítéséről. Melléklet: minta szabályzat, jóváhagyási rend. • 1970.08.21 [24/1970. (MÉM. É. 31.) MÉM sz. utasítás = Mezőgazdasági és Élelmezésügyi Értesítő 1970/31.]

t Az iratok nyilvántartásba vétele £. Az iratok átvétele, postabontás '- " a) A szabályzatban rendelkezni kell a szervhez ílerkező küldemények (levél, távirat, csomag stb.) -|munkaidő alatti és utáni átvételére jogosult dolfgozóról (dolgozókról); szabályozni kell, hogy az fátvétellel megbízott személy milyen jellegű leveleiket bonthat fel. $ b) Szabályozni kell továbbá a szigorúan titkos •.minősítésű, valamint a szerv vezetője, a párt- és • szakszervezet, a dolgozók nevére szóló küldemé- ínyek felbontásával, valamint a felbontott küldeI menyek mellékleteivel, az esetleges hiányokkal ;és az iratok téves felbontásával kapcsolatos tenni.' yalókat. •\

{3. Nyilvántartásbavétel (iktatás) a) A szerv részére érkező minden levelet (beadványt, valamint a szerv által készített (tervezett) intézkedéseket stb. iktatni kell. A felesleges iktatás elkerülése érdekében a jogszabály, körrendelet, felhívás stb. alapján időszakonként rendszeresen érkező jelentések, beszámolók, tájékoztatók közül csak az elsőt kell iktatni, az ilyen toyábbi iratok iratjegyzéken alszámos rendszerben iktathatok. "i Az iktatásra nyilvántartási (iktatási) bélyegzőt hell rendszeresíteni a következő adatokkal: j— a szerv neve, székhelye; *— az irattári terv szerinti tétel megjelölése; j— a nyilvántartásba vétel éve, hónapja, napja; — a nyilvántartási (iktatási) szám; I a mellékletek száma. b) Az iratok iktatása történhet: •— sorszámos, — alszámos, :— sor- és alszámos, — főlajstromos, *— együttes nyilvántartási és mutatózási, i — nyilvántartási dosszié rendszerben. Sorszámos iktatási rendszer esetén minden irat külön nyilvántartási számot (iktatószámot) kap. A sorszámozást minden évben eggyel kell kezdeni és év végéig megszakítás nélkül kell folytatni. Alszámos iktatási rendszer esetén minden egyes ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap. Az egyazon ügyben érkező további iratok nem új iktatószámon kerülnek nyilvántartásba vételre, hanem az abban a tárgyban elsőnek nyilvántartásba vett ügydarabok sorszámának eggyel kezdődő alszámait kapják. Főlajstromos rendszer esetén az egyes ügyek kapnak nyilvántartási számot, s naptári évekre te-, kintet nélkül az egyazon ügyben keletkezett valamennyi iratot ezen a számon kell nyilvántartani. Együttes nyilvántartási és mutatózási rendszerben az iktatás és mutatózás betűsoros nyilvántartásban történik. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás tehát egyszersmind útmutatóul is szolgál: A nyilvánátartást minden egyes betűnél eggyel kell kezdeni és azt év végéig megszakítatlan sor-_ rendben kell folytatni. Nyilvántartásos dosszié rendszerben az egyazon ügykörhöz tartozó iratokat az irattári terv alapján meghatározott tételszámokon belül alszámok szerint tartják nyilván. A felsorolt iktatási rendszerek bármelyike választható. A döntésnél az iratforgalom nagyságát, az ügyek fontosságát, a szerv jellegét és felépítését, a más szervekkel való kapcsolatokat, az iratkezelők és ügyintézők iratkezelési ismereteit stb. javasoljuk figyelembe venni. Legalkalmasabb iktatásnak a sor- és alszamos iktatás megvalósítását tartjuk. Nagyobb iratforgalmú és központi iktatást végző szerveknél — az iratok könnyebb visszakeresése érdekében — tárgyynutatót célszerű használni. A tárgymutatózás a beadó neve, helyiségnév, vagy a tárgy szerint történhet. I c) Az iktatás történhet naplóban vagy kartonon: A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: — sorszámot; — az irat keltét; — a beküldő számát; — a rövid tartalmat; — a kezelési feljegyzéseket; — az elintézés módját; — az irattárba helyezés idejét, valamint az irattári terv szerinti tételszámot. Az iktatási naplót hitelesíteni kell és gondoskodni kell a naptári év végén annak lezárásáról és beköttetéséről is. Az iktatónapló (kartonok) nem selejtezhető. d) Az iktató naplóban (könyv) vagy iktató kartonon sorszámot üresen hagyni nem szabad. A tévedésből bejegyzés nélkül hagyott sorszámot át kell húzni és a kezelési feljegyzések rovatában meg kell jelölni az áthúzás okát. Az így megsemmisített iktatószámon újabb iratot iktatni nem lehet. Téves bejegyzést sem radírozni, sem leragasztani, vagy más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Az iktatónaplóban (kartonén) minden érdemi feljegyzést csak maradandóan szabad bejegyezni. Ceruzával csak a határidő és az olyan adatok jegyezhetők be, amelyek az iratok levéltári kezelése szempontjából érdektelenek és az irattárba helyezés alkalmával törölhetők.