Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - A mezőgazdasági (halászati) termelőszövetkezetek, termelőszövetkezeti önálló közös vállalkozások és termelőszövetkezeti csoportok iratnyilvántartási és iratkezelési szabályzata. • 1963.05.16 [MÉM Titkársága közleménye sz. n. = Mezőgazdasági Értesítő 1963/20.]
intézkedés történt. A jelenleg használatban levő nyilvántartó lap hátoldalán az 5. számú mintának megfelelő rovatok házilag készíthetők el. A szerződéssel kapcsolatos iratoknak a szerződésnyilvántartó lap (tasak) hátlapján történő nyilvántartásáért a szerződéses ügyek intézésével megbízott személy is felelős. 3. A szerződéseket és az azokkal kapcsolatos iratokat — a szerződéses kötelezettség teljesítéséig — a tasakban elkülönítetten kell kezelni. A szerződéses kötelezettség teljesítése után a szerződést és az azzal összefüggésben keletkezett iratokat tartalmazó szerződésnyilvántartó lapot (tasakot) a szerződés alapiktató számánál kell irattárba helyezni és megőrizni. III. Rész Az intézkedések alaki és tartalmi kellékei: aláírás, kézbesítés Az intézkedés előkészítéséért és az ügy megfelelő elintézéséért az a személy felelős, akit erre kijelöltek, s aki az iratot elintézésre átvette. 1. Az elkészítendő irat alaki és tartalmi kellékei a. következők: — az iratra az iktatószámot rá kell írni; iktatószámként azt a számot kell az iratra ráírni, amelyet a nyilvántartásba vétel során feljegyeztek, vagy ha az irat saját kezdeményezés alapján keletkezik, az iktatókönyv soron következő iktatószámát kapja; .— fel kell tüntetni a termelőszövetkezet pontos címét, s ha szükséges a telefonszámát, elszámolási vagy egyéb, az ügy szerint érintett bankszámla számot; — hivatkozni kell az ügyben már keletkezett előző levélre, telefon vagy más, személyes megbeszélésre, a vállalat (szerv) levelének számára; .— az irat röviden, szabatosan, érthetőén a lényeget tartalmazza; — az összegeket (mennyiség, forint) kiemelten kell feltüntetni, a számokat betűvel is kiírva (pl. 5,000,— Ft, azaz ötezer forint); — az iratot az arra jogosult személynek alá kell írnia; a név könnyebb olvashatósága végett az aláíró nevét és beosztását gépírással is célszerű feltüntetni; (az iratot cégszerű aláírással kell ellátni; a bélyegzőt az aláírás mellett kell elhelyezni); — ezen felül az iraton vagy a borítékon a különleges megjegyzést (például: bizalmas, ajánlott, stb.) is fel kell tüntetni. Az iratok aláírására az jogosult, akit erre valamely jogszabály vagy az alapszabály felhatalmaz, vagy akinek erre a termelőszövetkezet vezetősége megbízást ad. 3. Az ügyben tett intézkedést mindig rná példánnyal kell elkészíteni. Minden esetben e gyei több másolatot kell készíteni, mint améirasj elküldésre kerül. A megmaradó másolat irái|js| példányt képez. Mind az elküldésre kerülő. njffl| az irattári példányt szabályszerűen aláírással WM J ellátni. .jjj 4. Ha valamely irat intézkedést nem igéftm vagy csak tudomásul szolgál, ezt az ügy inté^ff köteles az iratra rávezetni azzal, hogy az "\M „Irattárba" helyezhető. Mivel az irattárba hely zés is érdemi intézkedés, az ügyintéző kötele/, irattárba helyezést aláírásával ellátni. 5. a) Az elkészített és aláírt iratot az ese-tle^' mellékletekkel együtt általában postán vagy kéz* besítővel kell a címzetthez eljuttatni. A borítékW a címzésen kívül fel kell tüntetni az irat iktaté számát, valamint az esetleges különleges kézbí sítésre és kezelésre vonatkozó utasítást (példái! „express", „ajánlva", „sajátkezű felbontásrl stb.). Az elintézés és az elküldés tényét, az i<L pont feltüntetésével az iktatókönyv 6. rovatában:továbbá az irat másolatára fel kell jec;vezni (pl] ; elküldve: 1963. II. 10.). b) A postán történő feladás minden esetbe postakönyv felhasználásával történik. Amennyi ben az irat á címzettnek, vagy megbízottján! közvetlenül kerül átadásra, a kézbesítés megtör téntét az irat másolatán kell aláírással igazfj tat.rii a következők szerint: „Az.eredeti példánjf átvettem" (sajátkezű aláírás, dátum). Ha az átadása kézbesítő útján történik, átvételi elisme! vényt kell készíteni, ezt az irathoz kell csatolni! az irat átvételét azon igazoltatni* c) A tagok szélesebb körét érintő iratokat (kj^ gyűlésre, küldött-gyűlésre, vezetőségi üleS szóló meghívás, valamely kötelezettség teljesíti sére irányuló felszólítás stb.) olyan módon ce| szerű kézbesíteni (pl.: tértivevény, ajánlottan ténő feladás, külön aláírandó névjegyzék stb.) amelynek alapján a kézbesítés megtörténte, esra leges viták felmerülése esetén, kétséget kizáróaí megállapítható. ''V ÍV. Rész A) Határidős és irattári iratok kezelése -ím 1. Azokat a határidőket, amelyeket a beérkezt; és a kimenő iratok tartalmaznak a „Határi** nyilvántartási lap"-on az iratnyilvántartónak kell jegyeznie. Ha a határidőt az iratnyilvántart nem tudja egyértelműen megállapítani, kötele megkérdezni a tsz. elnökének, vagy illetékes tag' jának (alkalmazottjának) véleményét. Mivel a há < táridők megtartásához általában fontos anyag érdékek fűződnek (különösen a szerződésekbo folyó kötelezettségek időbeni teljesítése, meg rendelések stb.), az iratnyilvántartó köteles a f e ' jegyzett határidőket figyelemmel kísérni, s . érdekelt ügyintéző figyelmét kellő időben felhí vn
