Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - A mezőgazdasági (halászati) termelőszövetkezetek, termelőszövetkezeti önálló közös vállalkozások és termelőszövetkezeti csoportok iratnyilvántartási és iratkezelési szabályzata. • 1963.05.16 [MÉM Titkársága közleménye sz. n. = Mezőgazdasági Értesítő 1963/20.]

^Kutaiókönyvbe (3. sz. mi ni a) való bejegyzéséBP' M';.h'í iratok iktatása sorszámos iktatással törSmk a következők szerint: || Mind a beérkező, mind a saját kezdeményeiből keletkező iratokat 1-gyel kezdődő és év .ii&jg folyamatosan növekvő .sorszámú iktatóJfjniia

' kell ellátni. jj) Saját kezdeményezésű irat esetén az idegen helyett (iktatókönyv 3. rovat) „H" (helyben Jpjeményezett) megjelölést kell alkalmazni, ez^.''juttatva kifejezésre, hogy az intézkedés nem v^amely külső szerv megkeresése vagy felhívása, haSem saját kezdeményezés alapján történt. 3

; A nyilvántartásba vett (iktatott) iratokat a jjönnyebb visszakeresés érdekében az iktatást követően a Tárgy- és névmutatóba is be kell jegyezni. A Tárgy- és névmutatóba az irat általános-tárgya szerinti kezdőbetűnek megfelelő lapon bekell jegyezni az irat tárgyát (azonos az iktatoklfiyvbe írt tárggyal), egyidejűleg a lap szélén Jp • megvonalazott rovatban fel kell tüntetni az irat nyilvántartási (iktató) számát, az iratot küldő szerv, illetőleg saját kezdeményezésű irat esetén ji«pzett nevét és telephelyét. Az azonos tárgyú •iratokat lehetőleg egy helyen, azonos betűnél kell nyilvántartásba venni. A könnyebb visszakeresés érjfjkében egyes iratokat a tárgy jellegének megfdlioen több helyen is fel lehet jegyezni, például HEJÓZSOI' nyugdíj ügyében keletkezett irat feljegyezhető a névnek (V.), valamint a tárgynak íjélfélelő (Ny.) betűnél is, vagy a MÉK vállalata szerződéses burgonyaszállítás ügyében küldött irat feljegyezhető a vállalat címe szerinti ••valamint a tárgynak megfelelő (B) betű|Rla irat érkezik vagy saját kezdeményezésből keletkezik, a Tárgy- és névmutatóból meg kell állapítani, hogy annak van-e előzménye. Az új iratot a soronkövetkező új iktatószámmal kell ellátni, és akihoz minden esetben csatolni kell az IBÍen előzőleg keletkezett irat (előirat). Az Ugtolást az iktatókönyv 7. (megjegyzés) ro|H£h fel kell jegyezni. Ezáltal biztosítható az ^HKzon. tárgyban érkezett, vagy keletkezett IBÉt együttes kezelése. ^Figyelemmel arra, hogy egyes megismétlődő (például: meghívók, jelentések, adatszol• közgyűlési, vezetőségi, fegyelmi, ellenizottsági, káresieti és baleseti jegyzőkönyvek JMRltalában nagyobb számban fordulnak elő, BBátott iratok számának csökkentése és egyS^tb kezelése érdek;ében az ilyen iratokat .'•jgyuk és jellegük szerint az alábbi eltérésekkel ^'Tiyilvár.tart ásbíi venni: •Kaptári évben beérkező vagy keletkező első •H||natot a soron következő sorszámmal kell az főkönyvben nyilvántartásba venni, a további l^ri iratok nyilvántartása ún. „Iratjegyzék" fel•jjSpálásával, folyamatos sorszámú alszámok szeÉKörténik (4. sz. minta). Az iratjegyzék iktatószám rovatába azt az iktatószámot kell bejegyezni, amely alatt az első ilyen tárgyú iratot az iktatókönyvben nyilvántartásba vették. A tárgyrovatba az irat tárgyát (pl.: értekezletre meghívás, jelentés megküldése, jegyzőkönyvek stb.) kell bejegyezni. A további ilyen iratok a beérkezés sorrendje szerinti alszámot kapják. Az ilyen iratok közül csak az első iratot kell a tárgymutatóba bejegyezni. 6. A nyilvántartásba vett (iktatott) iratot a nyilvántartó az intézkedésre jogosult (kijelölt) személynek (ügyintéző) adja át. Az irat átadásának igazolása az iktatókönyv „Megjegyzés" rovatában az átvevő aláírásával is történhet. Az iratok átadására nagyobb iratforgalmú -termelőszövetkezetekben átadókönyvet is lehet rendszeresíteni. Az átadó-könyvben csak az irat iktatószámát kell feltüntetni és az átvételt az átvevő személy aláírásával igazolni. B) A szerződések és az azokkal kapcsolatos iratok nyilvántartása 1. A termelési, terményértékesítési, állatnevelési és hizlalási, valamint egyéb (szolgáltatási) szerződésekben foglalt teljesítési határidők megtartásához, a teljesítéssel kapcsolatos akadályközlési, kötbérigény bejelentési kötelezettségek időbeni teljesítéséhez, az egyeztető bizottsági (bírósági) eljárások megfelelő lebonyolításához je-* lentős anyagi érdekek fűződnek, s egyszermind a mulasztásokból sok esetben jogviták származnak. Ezért célszerű a szerződések és az" azokkal kapcsolatos iratok (kiemelten történő) nyilvántartásának és kezelésének megszervezése a következők szerint: a) Valamennyi szerződést a beérkezést, illetve a megkötést követően a nyilvántartókönyvben á soron következő sorszám alatt nyilvántartásba kell venni. b) A nyilvántartásba vett szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítésének rendszeres figyelemmel kísérése céljából ajánlatos szerződésnyilvántartó lap (tasak) felfektetése és rendszeres vezetése. c) A szerződés-nyilvántartó lap rovatai a szerződés főbb tartalmi adatainak, a szerződő vállalat által nyújtandó természetbeni szolgáltatások (vetőmag, műtrágya, szervestrágya stb.) teljesítés sének, a szállítások mennyiségének, a minőségi kifogások okának és időpontjának, a kötbérigény bejelentési, egyeztető bizottsági, illetőleg bírósági eljárással kapcsolatos intézkedések adatainak a feljegyzésére szolgálnak. 2. A'szerződéssel kapcsolatos iratokat (akadályközlés, határidő módosítás, kötbérigénybejelentés stb.) a szerződésnyilvántartó lap (tasak) hátolda* Ián növekvő sorszámú alszamos rendszerben nyíl? vántartásba kell venni az 5. számú minta szerinti A mintának a szerződés-nyilvántartó lap (tasak) hátlapjára történő kinyomtatására egyidejűleg