Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - Az iratok védelméről és selejtezéséről. Melléklet: 2 db ügykörjegyzék. • 1959.03.06 [16/1959. (Erd. É. 10.) OEF sz. utasítás = Erdészeti Értesítő 1959/10.]

54 ERDÉSZETI ÉRTESÍTŐ 1959. március' 6. í R. 1. §. (1) Az állami hatóságok és hivatalok, intézetek és intézmények, valamint vállalatok és egyéb állami gazdálkodó szervek a (továbbiakban: szervek) működése során keletkezett vagy egyéb miódon a szervek birtokába került iratok őrzését és selejtezését — a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben a miniszterek és országos hatáskörű szervek vezetői szabályozzák. (2) A szabályozás során a jelen rendelet 2—10. §-ában foglalt rendelkezések szerint kell gondoskodni a politikai, tudományos (történeti), kulturális, gazdasági jelentőségű, továbbá a folyamatos ügyintézéshez hosszabb ideig szükséges iratok őrzéséről és selejtezéséről. Ut. 1. A R. végrehajtása szempontjából Iratnak kell tekinteni a Főigazgatósághoz, valamint a Főigazgatóság felügyelete alá tartozó erdőgazdaságokhoz, vállalatokhoz és költségvetési szervekhez (továbbiakban: vállalat; a Főigazgatóság és a vállalatok együtt: szervek) érkezett, valamint a szervek működése során kézírással, gépírással, vagy sokszorosítás útján keletkezett vagy a szervek jogelődjétől átvett. iratokat, a szervek működésénél használt térképeket, terveltet, rajzokat, továbbá a mindezek nyilván. tartására szolgáló lapokat, kartonokat, könyveket. R. 2. §. (1) A minisztériumok és országos hatáskörű szervek saját iratanyagukra és a felügyeletük alatt álló szervek iratanyagára vonatkozóan ügykörük szerint külön külön jegyzékbe foglalják az 1. § (2) bekezdése alá tartozó iratfajtákat. (2) A jegyzéket a miniszterek, illetőleg országos hatáskörű szervek vezetői a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben hagyják jóvá. Ut. 2, A R. 1, § (2) bekezdése alá tartozó iratfajtáit közül ügykörük szerint külön a Főigazgatóságra és külön a. felügyelete alá tartozó vállalatokra az iratjegyzéket az Ut. mellékletébe felvett az I. sz. jegyzékben állapítom meg. ' Az iratjegyzékben az egyes iratfajták mellett határoztam meg azt a legrövidebb időtartamot, ameddig az iratfajtákat őrizni kell. Ut. 3. Azon irataltnak a jegyzékét, amelyeket az I. számú jegyzékben foglaltaiktól eltérően a Főigazgatóságnál rövidebb idő alatt lehet selejtezni, a II. számú jegyzék tartalmazza. A vállalatok dolgozzanak ki a II. sz. jegyzékhez hasonló jegyzéket a saját rövid időn belül selejtezhető iratanyagukra vonatkozóan és azt jóváhagyásra 1959. március 31-ig terjesszék fel a Főigazgatósághoz, 10 évnél rövidebb idő' alatt iratot kiselejtezni csalt a Főigazgatóság által jóváhagyott jegyzék alapján szabad. R. 2. §. (3) A szervek hatáskörének vagy feladatainak megváltozása esetén 90 napon belül gondoskodni kall a jegyzékek megfelelő módosításáról, illetőleg kiegészítéséről. Ut. 4. A vállalatolt hatáskörüknek, vagy feladataiknak megváltozása esetén. 30 napon belül kötelesek a Főigazgatóságnak jelentest tenni arról, hogy a rájuk vonatkozó jegyzék módosítása szükséges-e vagy nem. Ha a módosításra szükség van, a jelentéshez a vonatkozó javaslatot is mellékelni kel). » R. 3, §, i (1) Az íratok épen és rendezetten való megőrzéséért a szerv vezetője felelős: köteles az iratok kezeléshez szükséges dologi (felszerelt tárolóhely, irattár), valamint személyi (iratkezelő, irattáros) feltételeket biztosítani. Ut. 5. Az iratok irattári rendben való megőrzéséhez a tároló eszközöket (állványok, fedőlemezek, kartonok, tékák) és a nyilvántartási segédleteket a szükségletnek megfelelően íolyaimatosan kell biztosítani. Az ívszámra vezetett iktatókönyveket és egyéb iratnyilvántartási könyveket az év* végén bel kell köttetni, Ut, 6. A szerveknél az irattárosi munkakör ellátásira a továbbiakban csak olyan személyt szabad alkalmazni vagy beosztani, akinek legalább 3 évi iratkezelési gyakor' lata van vagy az állami levéltárak által szervezett továbbképzésben eredményesen részt veti;. A 3 éves gyakorlattal nem rendelkező irattárosok és iratkezelők számára lehe tövé kell tenni, hogy az állauni levéltárait által szervezett továbbképzésben innunkidőn belül résztvegyenek, Ut. 7. Annak érdekében, hogy az ügymenet gyors & pontos legyen, biztosítani lehessen az iratolt szabályszerű őrzését és selejtezését az iratok nyilvántartására szolgáló iratok (iktatókönyvek, tárgymutatók) kivételével — minden iratot iktatni kell (nyilvántartásba kell venni). A szervek belső ügyintézése közben keletkezett „feljegyzéseket" a vonatkozó iratokhoz kell csatolni. R. 3. §. . Í (2) A szerv irataiból megsemmisítésre vagy nyersanyagként való felhasználásra bármely irat — kezelésének módjától (pl. titkos kezelés) függetlenül — csak iratselejtezés útján melhető ki. R. 4. §. (1) A jegyzékbe felvett iratfajták irattári őrzési idejét a miniszterek és országos hatáskörű szervek vezetői határozzák meg, az őrzési idő azonban az iratok keletkezésétől számított 10 évnél rövidebb nem. lehet. (2) A szervek áz IraHári őrzés idejére lejáratit^, számított 3 éven belül kötelesek az iratokat selejtezés alií uonni. (4) A jegyzékbe felvett iratfajták rendkívüli selejtezésének nincs helye. Ut. 8. Rendkívüli iralselojtezésnek minősült iratoknak az irattári őrzési idejük lejária, előtti selejtezési, vagy a selejtezésnek a R. szabályaitól eltérő lefolytatáss, R. 5. §. (1) A jegyzékbe felvett iratfajták megőrzését és selejtezését a szerv vezetője, valamint a felügyeleti szervek hivatalból allenőrizni kötelesek. A szervek, vezetői az iratok selejtezésével járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátásával külön selejtezési felelőst kötelesek megbízni (2) Az iratok selejtezésének végrehajtására olyan dolgozókat kell kijelölni, akik az iratok ügyviteli szükségességével, politikai, tudományos (történelmű), kulturális és gazdasági jelentőségével tisztában vannak. Ut. 9 A szervek vezetői az iratok megőrzésére és selejtezésére vonatkozó ellenőrzési feladatuk ellátása során vegyék igénybe az állami levéltár segítségét, amely a megkeresés alapján köteles az iratok őrzését megvizsgálni és megállapításait, valamint javaslatait közvetlenül a szerv vezetőjével közölni, R. 5. §. - "j '(3) Az iratok selejtezése során csak azokat az iratokat szabad kiselejtezni, amelyek politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági szempontból értéktelenek. , Ut. 10. A Főigazgatóságom a selejtezést minden év január hónapjában kell megkezdeni. A munka végrehajtására selejtezi felelős irányítása alatt selejtezést végző dolgozókat keli kijelölni Ut, 11. Az iratok közül azokat, amelyek a II. számú jegyzékben szerepelnek a megőrzési idő lejártával ki lehet selejtezni. Ut. 12. A II. sz, jegyzékben nem szereplő iratokat legalább 10 évig meg kell őrizni. A szervek a tíz évnél régebbi iratanyagukat évenként selejtezés alá vonhatják, de legkésőbb 3 éven belül selejtezés alá kell vonniok azaz az iratokat egyenként el kell bírálniok. Ut. 13, A kiselejtezésre kerülő iratokat a továbbra is megőrzendő iratoktól a selejtezés során el kell különíteni. Ennek sprón azonban az irattári'sorrendet akár'az irattár-