Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - Az iratok védelméről és selejtezéséről. Melléklet: 2 db ügykörjegyzék. • 1959.03.06 [16/1959. (Erd. É. 10.) OEF sz. utasítás = Erdészeti Értesítő 1959/10.]

1959. március 6. ERDÉSZETI ÉRTESÍTŐ 55 ban visszamaradó, akár a leselejtezésre kerülő iratok csoportjában nem szabad megbontani. Ut. 14. A szervek bizalmasnak és szigorúan titkosnak minősített iratait csak az ezek kezelésével megbízott dolgozó selejtezheti. Egyébként a megőrzési határidőre vonatkozó rendelkezések az ilyen iratokra is alkalmazandók. Ut. 15. A selejtezési munka lebonyolítását a vállalatoknál a vállalatok igazgatói saját hatáskörükben szabályozzák. R. 5. §. (4) A kiselejtezett iratanyag értékesítéséből befolyt összeg 40%-át a selejtezést ellenőrző levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésben r.észtvett dolgozók jutalmazására lehet használni. Ut. 16. Az iratselejtezés során teljesített kiemelkedő munkát a szervek vezetői a selejtezést ellenőrző állami levéltár (R. 7. § (1) beik.) javaslatára a rendelkezésükre álló jutalmazási keretből is jutalmazhatják. R. 6. §. (1) Az iratselejtezés lefolyásáról két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a selejtezés alá került iratok keletkezésének évszámát, a selejtezés idejét, a selejtező nevét és a kiselejtezett iratok mennyiségét. (2) A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési felelős és az állami levéltár részéről eljáró szakértő írja alá. (3) A jegyzőkönyv egy-egy példányát az illetékes állami levéltárnak kell 'megküldeni, illetőleg a selejtező szerv irattárába kell megőrizni. í i R. 7. §. (1) A szervek iratselejtezésének levéltári ellenőrzését — a (2) bekezdésben szabályozott kivételtől eltekintve — a területileg illetékes állami levéltárak látják el. Az iratselejtezés időpontját a szervek az illetékes állami levéltárnak bejelenteni kötelesek. Ut. 17. Az iratselejtezés időpontját az illetékes állami levéltárral az iratselejtezés megkezdése előtt legalább 60 nappal közölni kell. Ut. 18. A levéltári ellenőrzés megtörténte után azokat a nem titkosan kezelt kiselejtezésre kerülő iratokat, amelyeknek kiseletezésével az illetékes levéltár megbízottja egyetértett, hulladékgyűjtő állaani vállalatnak kell eladni, i Bizalmas iratokat csak őrölt vagy zúzott állapotban szabad a hulladékgyűjtő vállalatnak átadni. Ha erre nincs mód, az iratokat lezárt zsákokban kell a íeldogozó üzemnek szállítani és. ott a seejtező szerv megbízottjának jelenlétében feldolgozni. , ; R.7. §. (3k A titkosan kezelt iratok selejtezésének levéltári ellenőrzése csupán a kiselejtezett iratok átvizsgálására terjed ki. Ut. 10. A szigorúan titkos Iratok kiselejtezésük után hulladékgyűjtő vállalatnak átadni nem szabad. R. 7. §. (4) A levéltári ellenőrzést ellátó állami levéltár a kiselejtezett iratokból bármely irat további megőrzését rendelheti el. Ut. 20. A kiselejtezésre kiválasztott iratokból az állami levéltár által további megőrzésre kijelölt iratokat a ki nem selejtezhető iratokhoz kell sorolni és azokkal együtt a levéltárnak átadni. Kivételt képeznek azok az iratok, amelynek megőrzése a folyamatos ügyintézéshez ihosz-. szabb ideig szükséges. Ezeket az iratokat továbbra is a szerv irattárában kell rendezetten megőrizni. Az iratnak a kiselejtezett iratok közül tőrtént kiemelését a nyilvántartási anyagon is keresztül kell vezetni. R. 8. §. (1) Az iratselejtezés során ki nem selejtezett iratanyagot az állami levéltárak veszik át. Az átadás-átvétel időpontját a szerv vezetője és az illetékes állami levéltár vezetője határozzák meg. (2) A levéltári átadásra kerülő szabályszerűen selejtezett iratanyagot — az átadás-átvétel lebonylításáig — a szervek irattárában kell rendjük megbontása nélkül, gondosan megőrizni. Ut. 21. Azokat az iratokat, amelyek hosszabb ideig való megőrzése a folyamatos ügyintézés biztosítása céljából szükséges, a szerv vezetőjének kérelmére a levéltár a szerv kezelésében köteles meghagyni. Ut. 22. A ievéltárnak átadásra kerülő iratanyagot az átadás-átvétel lebonyolításáig a többi iratanyagtól elkülönítve kell az eredeti irattári rendben megtartani. R. 8. §. (3) Az iratok átadását átvételét jegyzék kíséretében a tárolóeszközeikkel (téka, dosszié, fedőlemez, heveder stb.) együtt az átadó költségén kell lebonyolítani. R. 9. §. (1) Bármely szerv a 8. § szerint levéltári átadásra kerülő irataiból a további működéséhez rendszeresen szükséges iratokat (pl. műszaki tervek, hosszabb lejáratú szerződések, térképek stb.) a saját irattárában való megőrzés kötelezettségével visszatarthat. (2) A visszatartott ügyiratokat két példányban készült jegyzékbe kell foglalni. E jegyzék egy példányát a vissza nem tartott iratokkal együtt az illetékes állami levéltárnak kell átadni, a másik példányt pedig a szerv irattárába kell megőrizni. (3) Az állami levéltárak kötelesek az átvett iratokból az átadó szervnek vagy felügyeleti szervének az ügyvitelükhöz esetenként szükséges irataikat meghatározott időtartamra rendelkezésre bocsátani. R. 10. §. (1) A jelen rendelet a kihirdetése napján lép hatályba; végrehajtásáról a miniszterek és országos hatáskörű szervek vezetői a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben 90 napon belül gondoskodnak. A végrehajtás szabályozásánál — a külügyi, belügyi és honvédelmi szervek működése során keletkezett iratanyaggal kapcsolatos különleges iratkezelési szempontok érvényre juttatása érdekében — az illetékes miniszterek jelen rendeletnek az iratselejtezés lebonyolítására vonatkozó rendekezéseitől eltérhetnek. (2) A közületi szervek (vállalatok) iratainak megőrzéséről és selejtezéséről szóló, a 216/1951. (XII. 23.) MT. számú rendelettel módosított 185/1951. (X. 23.) MT. számú rendelet, továbbá a felhatalmazása alapján kiadott -miniszteri rendeletek, illetőleg utasítások — a 130/1957. (I. K. 20.) IM. számú utasítás kivételével — hatályukat vesztik. Ut. 23. Jelen utasítás a közzététele napján lép hatályba, az iratok megőrzése és selejtezése tárgyában kiadott G2—I—J—9/4/1952. ÁGEM. utasítás (Állami Mező és Erdőgazdaságok Értesítője 1952. május 2.) rendelkezései ettől kezdve a szervekre nézve hatályukat vesztik. Dr. Balassa Gyula s. k., aniniszterhelyette s az Országof, Erdészeti Főigazgatóság vezetője (Felvilágosítást ad: Dr. Csőre Pál. Telefon 113—000, 19—18 mellék).