Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A.3.sz. Ügyviteli utasítás újbóli kiadása. • 1991.07.12 [66/1991. (MÁV Ért. 27-28.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/27-28.] - A.3.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1997.11.21 [103/1997. (MÁV Ért. 47.) IJI sz. utasítás = MÁV Rt. Értesítője 1997/47.]

7.3 Nem szabad iktatni élőszó (telefoni bemondás) alapján. Ha az ügyfél személyesen adja elő panaszát, akkor jegyzőkönyvet, ha távbeszélőn, akkor feljegyzést kell készíteni és azt kell iktatni. 7.4 Ha a küldemény több egymástól eltérő tárgyú ügyet érint, a másolatot (kivonatot) kell készíteni róla és akkor is külön számra kell iktatni, ha valamennyi ügy elintézése azonos szervezeti egység feladatkörébe tartozik. 7.5 Az iktatás a 4.1 - 4.11 pontokban foglaltakra is tekintettel központi iktatás vagy gyűjtőszámos iktatás formájában történik. 7.6 Gyűjtőszám a

latt azoknak a kisebb jelentőségű ügyeknek a kezelése történhet amelyeknek a külön nyilvántartása szükséges, de iratanyaguk ké

t évnél hosszabb irattári megőrzést nem igényel. 7.7 Az iratok iktatásának módjára a szervezeti egység vezetője is utasítást adhat, annak eldöntése azonban az ügyintéző joga, illetve kötelezettsége. 7.8 A gyűjtőszámon intézett ügyekben, amennyiben központi iktatású ügyirat alkalmazása a későbbiek során vált szükségessé, ille(ve indokolttá, át lehet térni ügyirat alkalmazására. Ebben az esetben azonban mindkét iktatókönyvben, illetve programban a kapcsolódó jelleget az iktatószám feltüntetésével rögzíteni kell, s a korábbi gyűjtőszám alatti levelezés anyagát másolatban és betétlapként az ügyiratba is be kell helyezni. 7.9 A központi iktatás módjára nézve a 4.4 pontban foglaltak az irányadók azzal, hogy az ügyben keletkezett valamennyi iratot az előadóívben (ügyiratköpeny; 4. sz. iratminta) kell elhelyezni, s az előadóívet, a benne elhelyezett iratot és annak esetleges mellékleteit ugyanazzal az iktatószámmal kell ellátni, az előadóiv rovatait folyamatosan ki kell tölteni, az iktatóprogram értelemszerű kezelésével együtt. Ezért az ügyintézőt és a kiadmányozót az iratkezelővel együttes felelősség terheli. / 7.10 \ központi iktatásra a számítógépes iktatóprogram megfelelő rovatainak a szerv, szervezeti egység iratkezelője általi kitöltésével, a számítógépes iktatóprogramot nem alkalmazó, de az Utasítás hatálya alá tartozó szerveknél a központi kezelőirodákon kerül sor, s arra minden év január elsejétől újonnan kezdett nagy alakú, oldalszámozot

t iktatólapot

kell használni. (5. sz. iratminta) amit a naptári év végén be kell kötni. 7.11 Az iktatólapokat és az iktatókönyvben felhasznált lapokat összeragasztani, illetve a rajtuk feljegyzett adatokat bármilyen módon olvashatatlanná tenni nem szabad. A téves bejegyzést úgy kell megsemmisíteni, hogy annak ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés azonban olvasható maradjon. 7.12 Téves iktatás esetén az iktatólap megjegyzés rovatában meg kell jelölni, hogy a tévesen iktatott ügyirat mely új számon van iktatva. A megsemmisített sorszámra újabb iktatást nem szabad végezni. 7.13 Az iktatólapra - rovatainak megfelelően - az iktatószámot, az iktatószám alá az iktató szervezeti egység megnevezését, az érkezés hónapját és napját, a beadó nevét, az irat keltét és számát, az ügy tárgyát, alatta a mellékletek db számát, az előirat számát és az esetleges megjegyzést kell beírni. A főnyilvántartó-könyvben ugyancsak annak rovatainak megfelelően kell az iktatást feltüntetni. 7.14 Az év utolsó munkanapján az iktatólapot és a főnyilvántartó-könyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással a központi kezelő iroda vezetőjének, illetve a szervezeti egység vezetőjének aláírásával, keltezéssel és hivatalos bélyegző lenyomatával kell lezárni az évben alkalmazott utolsó iktatószám feltüntetésével. Az iktatólapon és főnyilvántartó-könyvben sorszámot üresen hagyni nem szabad. 7.15 A 7.14 pontban foglalt rendelkezéseket kell értelemszerűen alkalmazni a számítógépes iktatási program esetén is azzal, hogy az adatállomány kinyomtatására az utolsó munkanapon kell, hogy sor kerüljön. 7.16 Olyan ügyirat helyett amely intézkedés előtt vagy intézkedés után elveszett (megsemmisült) pótügyiratot kell felfektetni. Az elveszett ügyirat helyett felfektetett előadóívre „pótügyirat" szót, az iktatószám rovatába pedig az elveszett ügyirat iktatószámát piros tintával kell beírni. A pótügyiratba az eredeti ügyirat elvesztésének tényét, valamint az abban tett intézkedéseket az ügyintézőnek röviden be kell jegyezni, s a bejegyzéseket a szervezeti egység vezetőjének alá kell írnia. Pótügyiratban érdemi intézkedést (kiadmány stb.) tenni tilos. 7.17 A szervezeti egység vezetője a pótügyirat felfektetése előtt az ügyirat elvesztésének (megsemmisülésének) körülményeit előzetesen vizsgálni, az elveszett okmányok és iratok szükség szerinti pótlásáról gondoskodni és a felelőssel szemben eljárni köteles. 7.18 A gyűjtőszámqs_ iktatás a számítógépes iktatóprogram megtelelő rovatainak a szerv, szervezeti egység iratkezelője általi kitöltésével, a számítógépes iktatóprogramot nem alkalmazó, de az Utasítás hatálya alá tartozó szerveknél pedig a gyűjtőszámot használó iratkezelő által vezetett naptári évenként elkülönített iktatókönyvben történik (b. sz. iratminta) 7.19 Egy gyűjtőszám alatt azonos témakörben több kiadmány is kiadható. Ilyen esetben azonban eggyel kezdődő, majd időrendi sorrendben növekvő alszámmal kell ellátni a gyűjtőszám évszámrésze után. Az alszámozást a gyüjtőszámos iktatóprogramban, illetve iktatókönyvben is elő kell jegyezni. 7.20 Gyűjtőszámos iktatási mód alkalmazása esetén az ügydarabot annyi példányban kell készíteni, hogy az valamennyi címzetthez eljutva egy példányban az adott