Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A.3.sz. Ügyviteli utasítás újbóli kiadása. • 1991.07.12 [66/1991. (MÁV Ért. 27-28.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/27-28.] - A.3.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1997.11.21 [103/1997. (MÁV Ért. 47.) IJI sz. utasítás = MÁV Rt. Értesítője 1997/47.]

szerv, szervezeti egység gyújtőszámos irattárába is kerülhessen. 7.21 A gyűjtőszámos iktatókönyv év végi lezárására a 7.14 és 7.15 pontban foglalt rendelkezéseket kell értelemszerűen alkalmazni. 8. Az ügyiratok csatolása 8.1 Csatolás alatt azt ügyirat-kezelési cselekményt kell érteni, amikor egy iktatott ügyiratot a korábban iktatott azonos tárgyú előzményével (a továbbiakban: előirat) a központi kezelőiroda egyesíti. 8.2 Ugyanabban a tárgyban később iktatott ügyirat az utóirat. Az utóirat száma mindig magasabb, mint a tárgyévben iktatott előirat száma. (8.3 'Kapcsolatos ügyira

tok, azok az ügyiratok, amelyeknek a tárgya ugyan eltérő és más előzményből származó, de a tárgyalt ügyek valamilyen szempomból_kapcsolódnak egymáshoz. Az ellentétes intézkedések elkerülése érdekében az ügyiratokon kölcsönösen fel kell tüntetni a kapcsolatos ügyirat számát is. 8.4 Az ügyiratot és előiratát minden évben csatolni kell függetlenül attól, hogy az előirat a tárgyévben vagy valamely megelőző évben volt-e iktatva. Kettő előirat csatolása esetén két példányban elkészített iratjegyzékbe (7. sz. iratminta) kell elhelyezni azokat és az iktatószámokat évente emelkedő sorrendben fel kell tüntetni az iratjegyzéken. 8.5 Csatolni csak irattárba helyezett ügyiratot lehet. 8.6 Ha a csatolandó ügyirat még nincs irattárban és ezért, vagy bármely okból nem lehet csatolni, akkor az ügyiratra fel kell jegyezni az előirat számát, valamint azt, hogy hol található és mióta van a jelzett helyen. 8.7 A központi iktatású ügyiratokat ügy darabokkal nem szabad csatolni. Az ügydarab azonban előjegyzés után a központi iktatású ügyiratba helyezhető." 8.8 Ha valamely ügyirathoz csatolt előiratot az ügyintéző más ügyirathoz kíván csatolni, ezt a központi kezelő iroda útján az irattárban kell elvégezni. 9. Mutatózás 9.1. A számítógépes iktatóprogramot nem alkalmazó, de az Utasítás hatálya ala Tartozó szerveknél az iktatott ügyiratot a központi kezelő irodának minden év kezdetén újonnan nyitott, bekötött regiszteres név- és tárgymutató könyvben kell mutatozni (8. sz. iratminta). 9.2. A név- és tárgymutató könyvben az iktatókönyv tárgyrovatában bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetve kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett fel kell jegyezni. Ha a tárgyban több név vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő kezdőbetűvel mutatozni kell. Több helyen kell mutatozni a tárgyat akkor is, ha a szövegben több olyan kulcs szó van, amely az ügy lényegét meghatározza. 9.3. Az egyes szervektől rendszeresen érkező ügyiratokat nem betűsorban, hanem a küldő szerint elkülönítetten kell mutatozni. 9.4. Mutatozni áz iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell és ennek megtörténtét az iktatókönyvben az iktatószám mellett jelezni kell. 9.5. A beérkező iratokat számuk szerint „idegen számmutató" könyvben is nyilván kell tartani. (9. sz. iratminta) 9.6. Az „idegen számmutató" 10 hasábos nyomtatvány amely az érkezett iratok érkezési szám szerinti nyilvántartására szolgál. A hasábok „idegen" és „saját" szám megjelöléssel osztottak. A beérkező iratok számát a számvégződésnek megfelelő hasáb „idegen" félhasábjába (az ügyirati, ügydarabi) iktatószámot pedig „saját" félhasábjába kell beírni. 10. Az ügyiratok, ügydarabok mozgásának figyelemmel kísérése 10.1 Mind az ügyiratok, mind az ügydarabok továbbítása a központi kezelő irodán keresztül történik. 10.2 A továbbításra kerülő ügyiratokat valamint az ügydarabokat is a (10 sz. iratmintának megfelelő) átadókönyvvel kötelesek az egyes szervek, szervezeti egységek a központi kezelő iroda által megállapított időpontban naponta két alkalommal leadni. Az ügydarabok iktatási rendszeren belüli mozgását azonban a központi kezelő iroda nem követi, így az átadókönyvnek küldőcímzett feliratot kell tartalmaznia. 10.3 Az ügydarabok átvételét aláírásával a címzett ügykezelője, míg az ügyiratok átvételét a központi kezelő iroda erre kijelölt munkavállalója igazolja az átvétel dátumának egyidejű feltüntetésével. 10.4 A központi kezelő iroda számítógépes iktatóprogram alkalmazása esetén az ügyirat továbbítása előtt köteles meggyőződni a program kezeléséről, szükség esetén a hiányosságokat pótolni, s csak ezt követően irányíthatja az ügyiratot a címzetthez a 10.3 pontban meghatározott átadási szabályokkal. 10.5 Számítógépes iktatóprogramot nem alkalmazó, de az Utasítás hatálya alá tartozó szerve

k központi keze]ő_jrQílái az ügyiratok mozgásának nyilvántartására minden év január elsején újonnan nyitott, bekötött és oldalszámozott főnyilvántartó-körry_vet_ kötelesek használni (11. sz. iratminta). 10.6 A főnyilvántartó-könyvbe minden központi iktatású ügyiratot be kell vezetni az iktatás napján. A főnyilvántartó-könyv vezetője a szervezeti egységek által kivezetés céljára leadott kézbesítő könyvekben a bejegyzett ügyiratszámok mellett kimutathatóan aláírással és