Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Közlekedés, posta, MÁV - A.3.sz. Ügyviteli utasítás újbóli kiadása. • 1991.07.12 [66/1991. (MÁV Ért. 27-28.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/27-28.] - A.3.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1997.11.21 [103/1997. (MÁV Ért. 47.) IJI sz. utasítás = MÁV Rt. Értesítője 1997/47.]
6.5 A 6.4 pontban említett szabályok az irányadók telex és telefax esetén is abban az esetben, ha a Távíró Hivatal a telex és telefax vételét követően nem tudja egyértelműen behatárolni a címzettet. Egyéb esetekben a telexet és telefaxot közvetlenül kell továbbítani az egyes főosztályokhoz illetve irodákhoz. A vezérigazgató illetve a vezérigazgató-helyettesek nevére érkező idegen nyelvű táviratokból egy példányt a címzettnek, egy példányt pedig a Nemzetközi Irodának kell megküldeni. Ilyen esetekben a fordítás kérdésében a Nemzetközi Iroda köteles dönteni soron kívül, az ügy jellegének megfelelően. 6.6 Az idegen nyelvű küldemények Nemzetközi Irodán történő szignálását követően a központi kezelő iroda és a Távíró Hivatal köteles gondoskodni a küldemény kimutatható továbbításáról, az ügyintézésre jogosult illetve köteles szervezeti egység irányába. fí v 6/7^A_Je rületi ig azgatóságokon az Igazgatási és Jogi Csoporthoz ( egyéb,~az UFasífáThatálya alá tartozó szerv=~~ nél a szerv vezetőjéhez kell továbbítani, lehetőleg felbontás nélkül az idegen nyelven érkezett leveleket, iiTetvTTeléxen és telefaxon érkező küldeményeket. A levél felbontása után annak tartalma alapján állapítják meg az ügyintézésre jogosult illetve köteles szervet, szervezeti egységet, ahová kimutatható módon kell megküldeni a leveleket ügyintézés céljából. 6.8 Az ügyintézés valamennyi, az Utasítás hatálya alá vont szervnél magyar nyelven történik. Ennek megfelelően a kiadmányokat minden esetben magyar nyelven is meg kell szövegezni, mivel az csak így kerülhet irattározásra. Ezt követően történik a kiadmány idegen nyelvre fordítása, ami az ügyintézésre jogosult illetve köteles szerv, szervezeti egység feladata. A vezérigazgató illetőleg a vezérigazgató-helyettesek által kiadmányozott levelek, idegen nyelvre fordítása a Nemzetközi Iroda kötelezettsége. A Nemzetközi Iroda a fenti szabályok figyelembevételével a magyar nyelven elkészített tervezet jóváhagyását követően tesz eleget ezen kötelezettségének. Telex továbbítási mód igénybevétele esetén viszont a magyar nyelvű és az idegen nyelvű tervezetet egyidejűleg kell jóváhagyásra előterjeszteni. Ilyen esetekben a fordítást az ügyintézésre kijelölt szerv, szervezeti egység köteles elvégezni. " 6.9 A központi kezelő iroda a küldeményeket szervenként, szervezeti egységenként csoportosítva, átadókönyvvel adja át az egyes szenek, szervezeti egységek iratkezelői illetve az erre kijelölt munkavállaló részére számítógépes érkeztető program esetén a program kezelése mellett. 6.10 Az iratokat az átadókönyvvel együtt olyan időpontban kell átadni, hogy iktatásukat illetve kezelésbe vételüket lehetőleg ugyanazon a napon el lehessen végezni. Táviratokat, expressz küldeményeket, határidős vagy más sürgős iratokat soron kívül kell átadni. 6.11 Az iratok átadása átadókönyvvel történik (3.sz. iratminta). Az átadókönyvbe az átadás napjának feltüntetése után' a számmal érkező küldemény ügyszámát, ajánlott küldeményeknél az ajánlási ragszámot, egyéb küldeményeknél a feladó nevét kell beírni. 6.12 A központi kezelő irodától vagy az egyes szervezeti egységektől közvetlenül érkező soron kívüli küldeményeket az iratkezelő köteles bemutatni szignálás céljából a szerv, szervezeti egység vezetőjének. Ezért küldemények más módon nem fogadhatók el. A névre szólóan érkező küldeményeket a szerv, szervezeti egység kezelője csak iktatás céljából kapja meg, majd azokat a 6.11 pontban foglaltak értelemszerű alkalmazását követően köteles a címzettnek átadni felbontásra. 6.13 A vezető az ügyintéző távollétében az annak nevére szóló küldeményt felbonthatja, ha a borítékról egyértelműen megállapítható, hogy az az adott szerv, szervezeti egység hatáskörébe tartozó hivatalos iratot tartalmaz. A hivatalos jelleget a szolgálati levelezésnél (vonalposta) eleve feltételezni kell. 6.14 A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok illetve az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. A hiányt a borítékon illetve az iratokon fel kell tüntetni, a mellékletek hiánya azonban nem akadálya a további folyamatos kezelésnek. (6J*5/A tévedésből vagy helytelen címzés következtében felbontott küldeményt - a felbontó nevének, szolgálati helyének, valamint a felbontás időpontjának a borítékon történő feltüntetését követően - ismét leragasztva a címzetthez, ismeretlen címzés esetén a feladóhoz kell visszairányítani. 6.16 Ha a küldemény felbontásakor az állapítható meg, hogy abban a titkos ügykezelési szabályok rendelkezései alá tartozó irat van, a küldeményt a 6.15 pontban szabályozott módon a titkos ügykezelőhöz kell továbbítani. 6.17 A küldemények borítékait az iratokhoz kell csatolni, de azok közül az ügy befejezését követően csak azokat kell megőrizni, amely fontos ügykezelési vagy ügyintézési feljegyzést tartalmaz. IV. Fejezet Iratok iktatása és nyilvántartásba vétele 7. Iktatás 7.1 A küldeményeket, valamint a szerven belül tett intézkedéseket tartalmazó iratokat az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon a beérkezés napjának keltével kell beiktatni. , 7.2 Az „azonnal", „ma", „sürgős", „határidős" jelzésű és a tértivevénnyel érkezett iratot soron kívül, a személyesen beadott iratot azonnal iktatni kell. Az ügyfél kérésére az iktatószámot részére ki kell adni.
