Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A.3.sz. Ügyviteli utasítás újbóli kiadása. • 1991.07.12 [66/1991. (MÁV Ért. 27-28.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/27-28.] - A.3.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1997.11.21 [103/1997. (MÁV Ért. 47.) IJI sz. utasítás = MÁV Rt. Értesítője 1997/47.]

szervezeti egységek elhatárolását szolgálja pályavasúti, vállalkozó-vasúti és központi funkciók szerint. A számítógépes iktatóprograni leírását a 2.sz. melléklet tartalmazza. A számítógépes ügyviteli rendszert nem alkalmazó szerveknél az iktatás a központi kezelő iroda feladata. 4.5 Az ügydarabok iktatására a 3.sz. mellékletben felsorolt gyűjtőszámot kell használni. 4.6 Gyűjtőszám a gyakran előforduló ügyekben azonos jellegű ügycsoportokra adható ki. Ilyen ügyekben az ügydarabok iktatását a gyűjtőszám alszámainak naptári évenként egyes sorszámmal kezdődő emelkedő sorrendjében kell végezni. 4.7 A gyűjtőszámok jegyzékének összeállításáról és annak a MÁV Rt. Értesítőjében történő közzétételéről az Igazgatási és Jogi Iroda jogosult illetve köteles gondoskodni. 4.8 Az ügycsoportok gyűjtőszáma csak a naptári év elején változtatható. Ezért a gyüjtőszámjegyzék módosítása iránti előterjesztéseket minden év december 1. napjával bezárólag kell felterjeszteni az Igazgatási és Jogi Iroda részére. 4.9 A 4.8 pontban meghatározottaktól eltérően az Igazgatási és Jogi Iroda engedélye alapján évközben is mód nyílik a naptári év elején üresen fenntartott gyűjtőszámok felhasználására. Ilyen esetekben az eljárás módjára nézve az előző pontban foglaltak az irányadók. 4.10 Az ügyirati ügyintézés speciális formája az un. alszamos ügyintézés, amely a beruházási, felújítási és építési munkák, a lakás-értékesítési, a peres ügyek, a külkereskedelmi jellegű tevékenység, valamint a számlákat tartalmazó, kifizetést tárgyaló ügyek ügyvitelének egyszerűsítését célozza a 4.sz. mellékletben meghatározott módon. A MÁV szabványok nyilvántartása a szabvány jelzete (száma) szerint történik melyről a Szabványügyi Központ gondoskodik. 4.11 Az üzemi titkot tartalmazó ügyek intézése a 5.sz. mellékletben szabályozott módon történik. 4.12 A vezérigazgatói (vezérigazgató-helyettesi), iratok számítógépes úton történő nyilvántartása évenként l-es sorszámmal kezdődik, és az iktatószámban az évszám előtl „T" jelet kell feltüntetni. Ez azonban az iktatást "nem pótolja, csak feladatfígyelő célokat szolgál. 4.13 A táviratok, telexek, telefaxok iktatását a T. 22. sz. Utasításban foglaltak szerint kell elvégezni. (6.sz. melléklet) III. Fejezet A küldemények átvétele, felbontása és átadása 5. A küldemények átvétele 5.1 A küldeményeket a központi kezelő iroda vezetője vagy az általa megbízott munkavállaló veszi át. A küldeményeket a hivatalos órák alatt kell átvenni. 5.2 Postafiók bérlése esetén a központi kezelő iroda vezetője gondoskodik arról, hogy a meghatalmazással rendelkező munkavállaló az érkező küldeményeket minden munkanapon elhozza. A postai meghatalmazást (l.sz. iratminta) a Vezérigazgatóságon az Igazgatási és Jogi Iroda vezetője, a területi igazgatóságokon az Igazgatási és Jogi Csoport vezetője, egyéb, az Utasítás hatálya alá tartozó szerveknél pedig annak vezetője adja ki. 5.3 A küldeményekre rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett", vagy „felbontva érkezett". Amennyiben az érkezéskor ez megállapítható, e megjegyzést - keltezéssel ellátva olvashatóan - alá kell írni. 5.4 A központi kezelő iroda a személyesen átadott küldemények átvételét az átadó kérésére igazolni köteles. Ha a küldemény határidőben való átadásához jogkövetkezmény fűződik, az átvételt minden esetben igazolni kell. 6. A küldemény érkeztetése és felbontása 6.1 A központi kezelő iroda a küldeményeket érkezteti. Ez az alábbi formában történhet: a) a számítógépes iktatási rendszert működtető szerveknél a 2.sz. mellékletnek megfelelő un. érkeztető program megfelelő rovatainak értelemszerű kitöltésével, b) egyéb esetekben a küldemény érkeztetési bélyegzővel történő ellátásával. A bélyegző lenyomat az Utasítás hatálya alá tartozó szerv nevét, illetve az érkezés napját tartalmazza, és azon fel kell tüntetni a küldemény mellékleteinek darabszámát, valamint az intézkedésre jogosult szerv, szervezeti egység nevét is. (2. sz. iratminta) 6.2 A küldeményeket a központi kezelő iroda vezetője, vagy az általa megbízott munkavállaló - a 6.3 pontban foglaltak kivételével - azokban az esetekben bontja fel, ha a címzés pontatlan vagy hiányos. Egyéb esetekben a küldemények felbontása a zárt ügyviteli rendszerbe vont szerv, szervezeti egység iratkezelőjének feladata. 6.3 Felbontás nélkül a_c

ímzetthez kell továbbítani: a) azokat a küldeményeket, amelyek bontásának jogát a szerv vezetője magának tartotta fenn, b) a névre szóló küldeményeket (kivéve a vonalpostán érkezett küldeményeket), c) az idegen nyelvű küldeményeket a 6.4 ponttól a 6.9 pontban foglalt szabályokra is tekintettel. 6.4 A Vezérigazgatóságon az idegen nyelven érkező leveleket minden esetben a Nemzetközi Irodához kell bontás nélkül továbbítani a további irányítás céljából. A Nemzetközi Iroda jogosult illetve köteles e küldeményeket tovább- irányítani a címzetthez. E továbbirányítás, amennyiben a címzett személye a küldemény felbontása nélkül is megállapítható, bontás nélkül történik. Ellenkező esetben az Iroda a levél alapján állapítja meg az ügyintézésre jogosult illetve köteles főosztályt, irodát.