Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A.3.sz. Ügyviteli utasítás újbóli kiadása. • 1991.07.12 [66/1991. (MÁV Ért. 27-28.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/27-28.] - A.3.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1997.11.21 [103/1997. (MÁV Ért. 47.) IJI sz. utasítás = MÁV Rt. Értesítője 1997/47.]

igazgatóság igazgatási és jogi csoportjának a feladata. A többi ügyviteli rendszer vonatkozásában e jogkört az adott szerv igazgatási feladatokat ellátó szervezeti egysége gyakorolja. A Debreceni Területi Igazgatóság felügyeleti jogköre Záhony Port (Átrakási Üzletigazgatóság)-ra is kiterjed. 2.8 A levéltári anyag védelme érdekében az iratkezelés rendjének valamint az irattári anyag selejtezésének szakmai ellenőrzésére a területileg illetékes levéltár is jogosult. 2.9 A MÁV érdekeltségű gazdasági társaságoknál elhelyezett iratanyag vonatkozásában a felügyeleti-ellenőrzési jogkört a területileg illetékes igazgatóság igazgatási és jogi csoportja gyakorolja. E jogkör az iratanyag feletti rendelkezési jogot is jelent. 2.10 A megszűnt MÁV szervek iratanyagát a jogutódként kijelölt szervek kötelesek a megszűnt szervre előirt szabályok szerint elkülönítetten kezelni, a 2.1, 2.4 és 2.5 pontban foglalt szabályokra is tekintettel a jogutód nélkül megszűnt MÁV szervek iratanyagát a területileg illetékes igazgatóság irattárának kell átadni. 2.11 Számítástechnikai eszközök igénybevételére a gépi úton való iktatáshoz, elektronikus levelezési rendszerhez csak az Igazgatási és Jogi Iroda engedélye alapján és ezen Utasításban meghatározott módon kerülhet sor. 2.12 Az adott szerv illetve szervezeti egység intézkedést tevő vezetőjét és munkavállalóját az ügyviteli tevékenység során tett intézkedésért a MÁV Rt. Szervezeti és Működési Szabályzata, Ügyrendi Szabályzata, saját ügyrendje, munkaköri leírása alapján terheli felelősség. 2.13 Az ügyintéző az adott ügyet köteles a) a rendelkezésre álló iratokból és körülményekből megállapítható tényállás, b) a hatályos jogszabályok és vasúti utasítások alapján, c) legjobb szakmai tudása szerint határidőben elintézni. 2.14 A felettes szolgálati utasítása a meghatározott feladat elvégzésére irányadó és végrehajtása kötelező. Ettől eltérni csak a Munka Törvénykönyve 104.§-ában és az Ügyrendi Szabályzat 4.1. pontjában foglalt esetekben és módon lehet. 2.15 A kiadmányozót az általa jóváhagyott tervezetben foglaltakért a tervezetet készítő ügyintézővel és a felülvizsgálóval együttes felelősség terheli. 2.16 Az iratkezelői teendőket ellátó munkavállaló felelős az Utasításban felsorolt bármely általa végzett kezelési munkamozzanat gyors, pontos és a követelményeknek megfelelő ellátásáért. II. Fejezet Az iratkezelés fogalma, szervezete és rendszere 3. Az iratkezelés fogalma 3.1 Az iratkezelés a kiadásra kerülő iratok technikai előkészítését, valamint a beérkezett iratok tervszerű megőrzését biztosító cselekmények összessége. E körbe tartozik az iratok átvétele, átadása, iktatása, mutatózása, tisztázása (sokszorosítása), továbbítása, irattározása és selejtezése, valamint maradandó értékű iratok levéltárba adása. 3.2 Az Utasítás alkalmazásában irat: a) minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely a MÁV Rt. működésével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, illetve rendeltetésszerűen hozzá érkezett és nála maradt, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kéziratokat, b) a gépi adatfeldolgozás utján rögzített adat. 3.3 Az iratra vonatkozó rendelkezések vonatkoznak minden olyan tárgyra, - amely általában műszaki vagy vegyi úton - adatokat rögzít (fénykép, film, hangfelvétel, mágneslap, mágnesszalag, videokazetta, számítógép-program stb.). 3.4 Az Utasítás hatálya alá tartozó szervekhez beérkező iratokat iktatásukat követően: a) központi iktatás esetén ügyiratként, b) a szervezeti egységnél történő iktatás esetén ügydarabként kell kezelni. 4. Az iratkezelés szervezete és rendszere 4.1 Az Utasítás hatálya alá tartozó szerveknél az iratkezelés osztott iratkezelési módszerrel történik. Ennek keretében: a) a központi iratkezelést - a szerv valamennyi szervezeti egységére, illetve a zárt ügyviteli rendszerbe vont valamennyi szervre folyamatosan, egy iktatókönyvben - a szerv vagy az ügyviteli rendszer központi kezelő irodája, b) a szervezeti egységeknél történő iratkezelést a szervezeti egység iratkezelője látja el. 4.2 Az ügyiratokat a 4.10 pontban foglalt kivétellel folyószámos iktatási rendszerben kell kezelni. 4.3 Iktatás az iratnak a szervnél illetve szervezeti egységnél az ügyintézés és ügykezelés folyamatát végigkísérő, egyedi számmal történő megkülönböztető megjelölése. Ennek alapján figyelemmel kísérhető az ügyirat szerven, szervezeti egységen belüli továbbítása és biztosítható a kezelői felelősség megállapítása. 4.4 Az ügyiratok iktatása megkülönböztető jelzésből, naptári évenként egyes sorszámmal kezdődő sorszámból és évszámból álló iktatószámmal történik. A megkülönböztető jelzés a zárt ügyviteli rendszerbe vont szervek.