Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]
szempontjából feltétlenül szükséges jelzéseket szabad alkalmazni és minden egyéb feljegyzést az ügyiratok előadóívén mellőzni kell. (7) Ha valamely ügyirat intézésével kapcsolatban távirati intézkedés szükséges és a távirat vasúti távírón kerül továbbításra, akkor a távirat szövegét két példányban kell elkészíteni és a tervezet közepén feltűnően „távirat" szót kell írni. Egyik példányt a kiadmányozó sajátkezűleg írja alá, a másik példányon a kiadmányozó nevét s. k.val kell feltüntetni. A távirda az eredeti példányt visszatartja, míg a másolati példányt lebélyegzi és ellátja a távirat leadásának sorszámával. A másolati példányt a vonatkozó ügyiratban kell megőrizni. (8) Ha az ügyiratban foglalt kiadmány tárgya megkívánja a kiadmányozónak meg kell határozni a sokszorosítás példányszámát. Ilyenkor a kiadmány jobb felső sarkában fel kell tüntetni a sokszorosított példányok számát (készült példányban) és a sokszorosított példányokat sorszámmal kell ellátni. Ilyen esetben a kiadmányokat zárt borítékban a rendeltetési hely vezetőjének „sajátkezű felbontásra" megjelöléssel kell továbbítani. (9) Kiadmányozott ügy iratairól másolat készítésére, illetve másolat kiadására az illetékes szervezeti egység vezetője adhat engedélyt. A kiadmányozás megtörténte előtt a kiadmánytervezetről másolatot készíteni nem szabad. A másolat elkészítéséről a központi kezelőiroda vezetője, illetőleg a szervezeti egység iratkezelője gondoskodik. Az elkészült másolatot hitelesíteni kell. A hitelesítés úgy történik, hogy a másolaton feltüntetik: „a másolat hiteles" szavakat, amit a központi kezelőiroda vezetője, illetőleg a szervezeti egység iratkezelője keltezés után teljes névaláírással aláír és bélyegzőlenyomattal lát el. (10) Az azonos tárgyú, kisebb jelentőségű adatkérő stb. ügyek elintézése, valamint értesítések adása, amelyeknél a tényállás egyszerű és más szervezeti egység közreműködését nem igényli, „gyűjtőszám" alatt történhet. „Gy.szám" alatt csak olyan ügyek tárgyalhatók, melyek iratanyaga 2 évnél hosszabb irattári megőrzést nem igényel. A gyűjtőszám olyan nyilvántartás, amelynél az ügydarabokat „gyűjtőszám" alszámainak emelkedő sorrendjében kell nyilvántartani. A gyűjtőszám alatt nyilvántartott ügyek elintézése ügyirati előadóiv mellőzésével irodalappal, vagy egyéb egyszerűsített módon történik. Központi iktatású ügyiratot gyűjtőszámos ügyirathoz csatoltatni nem lehet. A gyűjtőszám alatt intézett ügyek nyilvántartására az ügyintézőnek erre a célra rendszeresített iktatókönyvet kell használnia. A gyűjtőszámok jegyzékét a szervezeti egységek kötelesek minden év végén felülvizsgálni, s a fenntartott gyűjtőszámok jegyzékét december 10-ig a központi kezelőirodának átadni. A központi kezelőiroda a beérkezett jegyzékek alapján a tárgyév december 31-ig közli az egyes szervezeti egységekkel a gyűjtőszámok következő évi számait és tárgyát. A gyűjtőszámok mikénti elosztásáról ügyintézők szerint a szervezeti egységek iratkezelői külön nyilvántartást kötelesek vezetni. A gyűjtőszám alatt intézett iratok irattározása és megőrzése a gyűjtőszám felett rendelkező ügyintéző kötelessége. A gyűjtőszám alatt intézett iratokat az iktatókönyv szerinti emelkedő számsorrendben csoportosítva kell megőrizni. (11) A vezérigazgatói-, a vasútigazgatói-, KSZSZO, peres-, gyűjtő- és inkasszós szám alatt iktatott ügyek kezelésénél a Szabályzat rendelkezéseit értelemszerűen kell alkalmazni. Ezeket az ügyiratokat azonban központi iktatású ügyiratokhoz csatolni nem lehet. III. Fejezet AZ ÜGYINTÉZÉS SZABÁLYAI 1. §• Az ügyintézők kijelölése (1) Az ügyek érdemi elintézésre való előkészítése az ügyiratoknak és egyéb iratoknak az ügyintézőkre történő kijelölésével (szignálásával) kezdődik. (2) Az ügy intézőjét minden egyes ügyiratra, iratra a szervezeti egység vezetője, illetőleg az általa megbízott dolgozó jelöli ki. Ha az ügyintéző kijelölésére jogosult az ügyet — annak érdemi elintézése előtt — az ügyintézővel meg kívánja beszélni, az ügyiratra, iratra „Besz" jelzést köteles alkalmazni. (3) Azokat az ügyiratokat, iratokat, amelyeket soron kívül kell elintézni — az ügy természetéhez képest — az ügyintéző kijelölésére jogosult megfelelő jelzéssel köteles ellátni. Az ügyek soron kívüli elintézésére vonatkozó jelzéseket nemcsak az ügyintézés, hanem a leírás, valamint a továbbítás során is figyelembe kell venni. (4) Az ügyirat, irat érdemi, illetőleg soron kívüli elintézésére vonatkozó utasítást az ügyintéző kijelölésére jogosultnak keltezéssel és aláírással kell ellátnia. (5) Ha az ügy intézése a szerven belül más szervezeti egység feladatkörébe tartozik, az illetékes szervezeti egység nevét az ügyiratra, iratra rá kell vezetni és az ügyintéző kijelölése nélkül vissza kell adni a szervezeti egység iratkezelőjének, illetőleg a központi kezelőirodának a megfelelő helyre történő továbbítás végett. (6) A korábban már tárgyalt ügyben érkező újabb ügyirat, irat intézőjéül ugyanazt az ügyintézőt kell kijelölni, aki az ügyet korábban is tárgyalta, kivéve, ha ennek akadálya van (pl. távollét, áthelyezés) vagy ha a szervezeti egység vezetője egyéb okból az ügy intézésére más ügyintézőt kíván kijelölni.
