Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

(7) Az ügyintéző kijelölése után az ügyiratokat, iratokat haladéktalanul a szervezeti egység iratkezelőjéhez kell továbbítani. 2. §• Az ügyiratok átvétele és tanulmányozása az ügyintézők részéről és az elintézés sorrendje (1) Az ügyintéző az ügyiratokat és egyéb iratokat kézbesítési könyvvel kapja, egyeztetés után az átvételt az utolsóként bejegyzett szám mellett keltezéssel és aláírással köteles elismerni. (2) Az ügyintézőnek az ügyiratok átvétele után meg kell vizsgálnia, hogy azokhoz csatolták-e a tárgyra vonatkozó korábbi ügyiratokat, s ha ezeket nem csatolták, a pótlás iránt köteles a szükséges intézkedéseket megtenni. (3) Az ügyintéző az ügyiratokat és egyéb iratokat az érkezés napján köteles a „Munkanapló"-ba (előadókönyv) a megfelelő idő és tárgyadatokkal bevezetni. Azokat az iratokat, amelyek iktatást igényelnek, az átvételt követően azonnal iktatni kell és a munkanaplóba így kell bevezetni. Az egybetartozó iratokat, melyek csoportosan is kezelhetők egy ügyiratban kell iktatni és így is kell elintézni. (4) Az ügyiratok, iratok áttanulmányozása során figyelembe kell venni az azokon feltüntetett utasításokat, a határidőket, valamint az elintézés sürgősségét. Az ügyintéző soron kívül köteles elintézni azokat az ügyeket, amelyekre vonatkozóan azt jogszabály előírja, vagy amelyek soron kívüli elintézését államérdek, vagy más egyéb szempont indokolja. A minisztertől, a miniszterhelyettestől, a vezérigazgatótól, a vezérigazgatóhelyettestől, a vasútigazgatótól és a vasútigazgatóhelyettesektől érkezett utasításokat (figyelőlapokat stb.), illetve a miniszteri, a vezérigazgatói és a vasútigazgatói ügyiratokat az azokon megjelölt határidők alatt, vagy annak hiányában 8 napon belül kell elintézni. A közvetlenül, vagy a sajtó, rádió stb. útján érkező panaszokat az azokon feltüntetett határidőre, de legkésőbb az érkezéstől számított 30 napon belül az ügyintéző letárgyalni és a kiadmányt elkészíteni köteles. Amennyiben ez bármely oknál fogva nem lehetséges, a panaszost és a panaszt továbbító szervet az elintézési határidő túllépéséről értesíteni kell. Minden egyéb ügyiratot, iratot az ügyintéző az érkezés sorrendjében a lehetőségekhez képest a legrövidebb időn belül köteles intézni. (5) Az ügyiratok, iratok határidőben történő elintézéséért elsősorban az ügyiratot felfektető, illetve az ügyirat elintézését elindító ügyintéző felelős. Fokozatos felelősség terheli azonban az ügyirat, irat késedelmes elintézésében hibáztatható valamennyi ügyintézőt. (6) Az ügyiratok, iratok elintézésének rendjét a szervezeti egységek vezetői az ügyintéző munkanaplójában esetenként ellenőrizni kötelesek. 3. §. Az ügyek érdemi elintézésének előkészítése (1) Az ügyiratok, iratok intézése során az ügyintézőnek törekedni kell arra, hogy — az ügy intézése gyors, rövid és világos legyen, — az ügy végleges elintézéséhez szükséges előzetes tárgyalásokat lehetőleg az írásbeliség mellőzésével folytassa le, —a takarékosság elve az ügyintézés során a legfokozottabb mértékben érvényesüljön. (2) Azokban az ügyekben, amelyekben az elintézés más szervezeti egység feladatkörét is érinti és annak véleménye az ügy elintézésére döntő jelentőségű és ezért szükséges, hogy azt az ügyiratban rögzítsék, az ügyiratot esetleges mellékleteivel véleménykérés céljából az érdekelt szervezeti egységhez meg kell küldeni. (3) Az ügy elintézéséhez szükséges véleményt javaslatot az érdekelt szervezeti egységtől szóbelileg, vagy távbeszélőn is lehet kérni, ha az ügy jelentőségénél fogva az írásbeliség mellőzhető. A szóbeli tárgyalás eredményét azonban ilyen esetben is az ügyiratban fel kell jegyezni. (4) A szervezeti egységen belül az ügyintézőkkel való írásbeli érintkezést, illetve intézkedéseket mellőzni kell, ezt a szervezeti egység vezetője csak olyan esetben engedheti meg, ha az esetleges jogkövetkezmények miatt — a felelősség elhatárolása céljából — az írásbeli érintkezés, intézkedés szükséges. (5) Az ügy elintézéséhez szükséges vélemények, javaslatok az érdekelt szervezeti egységektől közös megbeszélések (értekezletek) keretében is megszerezhetők. Közös megbeszélést (értekezletet) öszszehívni azonban csak olyan nagyobb jelentőségű ügyekben szabad, amelyek több szervezeti egység ügykörét érintik, s ahol az egyező álláspont kialakítása céljából ez feltétlenül szükséges. (6) Ha egy központi iktatású ügyiratban a tényállás részletes ismertetése, kiegészítése céljából vagy más egyéb ok miatt valamely alárendelt szerv jelentésére van szükség, azt az érintett alárendelt szervtől „Gy szám" alatt kell megkérni. A központi iktatású ügyiratot az alárendelt szerv részére jelentéstétel céljából kiadni nem szabad. (7) Miniszteri, vezérigazgatói, vasútigazgatói ügyiratot a szerven belül a szervezeti egységek között véleménynyilvánítás céljából irányítani nem lehet. A jelentős és az esetleges kiadmánytervezet elkészítéséhez szükséges véleményeket, álláspontokat az érdekelt szervezeti egységektől az ügyirat elintézéséért felelős szervezeti egység szóban rövid úton, vagy „Gy szám" alatt köteles megkérni.