Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

— nyilvántartják és kezelik a szervezeti egységhez küldött ügyiratokat és egyéb iratokat, — gondoskodnak a megküldött hátraléki kimutatásoknak a szervezeti egységen belüli feldolgozásáról, — végzik a szervezeti egység nyomtatvány-, papír és irószerszükségletének vételezését és kezelését, ' -] — őrködnek a szervezeti egység területén az iratkezelési szabályok maradéktalan betartása felett. (2) Az I. Fejezet 3. §. (1) bekezdésében felsorolt államvasúti szerveknél a központi kezelőiroda az iktatott és felszerelt ügyiratokat, valamint az iktatást nem igénylő küldeményeket (iratokat) az illetékes szervezeti egységek iratkezelői részére köteles átadni. Az átadás során a központi kezelőiroda és az egyes szervezeti egységek iratkezelői a II. Fejezet 2. §. (12)—(16) bekezdéseiben foglaltak szerint kötelesek eljárni. (3) Az iratkezelők a központi kezelőirodától, vagy az egyes szervezeti egységektől közvetlen érkezett ügyiratokat és egyéb iratokat a szervezeti egység vezetőjének kötelesek bemutatni. A szervezeti egység vezetője részéről történt kijelölés (szignálás) után az iratkezelők az ügyiratokat és az egyéb iratokat az intézkedésre illetékes osztály vezetőjéhez (ha a szervezeti egységen belül nincs osztálytagozódás, akkor az illetékes ügyintézőhöz) kötelesek átadási könyvvel rövid úton továbbítani. Az osztályvezető az ügyiratokat és egyéb iratokat az ügyintézőkre szignálja ki és a szignált anyagot nyilvántartásbavétel és szétosztás végett az iratkezelőnek adja vissza. A szervezeti egységhez irányított azon ügyiratokat, amelyeket a szervezeti egység iktatott, vagy amelyekben már véleményt nyilvánított, illetve állást foglalt, szignálás céljából csak az illetékes osztályvezetőnek kell bemutatni (ha a szervezeti egységen belül nincs osztálytagozódás, akkor közvetlenül az ügyintézőhöz kell az ilyen ügyiratokat továbbítani). (4) Az iratkezelő a szervezeti egységhez érkezett ügyiratokat és egyéb iratokat kézbesítési könyvből, dossiéból szám szerint köteles átvenni. Az átvétel alkalmával meg kell győződni a mellékletek és a csatoltnak jelzett előiratok meglétéről. Iktatószám nélkül érkezett iratokat (beadványok és egyéb küldemények) a beadó adatai vagy a postai adatok alapján kell átvenni. (5) Az iratkezelő az ügyiratokat és egyéb iratokat külön-külön erre a célra szolgáló nyilvántartókönyvekbe köteles bevezetni az érkezés napjának, valamint a kijelölt ügyintéző nevének feltüntetésével. (6) Az iratkezelő részéről az ügyiratoknak és egyéb iratoknak az ügyintézők részére történő átadása minden esetben csak kézbesítő-könyvvel történhet. (7) Az ügyiratok továbbításánál az iratkezelő köteles figyelembe venni az előadóiv megfelelő rovatain előírt jelzéseket, s az ügyiratokat az irányítás sorrendjében kell továbbítani. Az irányítási rovatoknál ügyelni kell arra, hogy azokat, amennyiben az ügyiratban bejegyzést nem tettek, a láttamozás (voltozás) után a betekintő aláírja. Ezt minden esetben tintával kell eszközölni. Az előiratokkal felszerelt ügyiratokat továbbítás előtt az iratkezelő gondosan megvizsgálni és az ügyiratokat csatolt előiratokkal együttesen — zsineggel átkötve — köteles továbbítani. Ha az előiratokat az ügyintézőnél vissza kell tartani, ezt a körülményt az előadóívnek „csatolt ügyiratok számai" rovatában elő kell jegyezni. (8) Az iratkezelők a kiadmányozott ügyiratok tisztázatainak elkészítésénél a II. Fejezet 8. §-ában, a tisztázatok továbbítása tekintetében a II. Fejezet 9. §-ában foglaltak szerint kötelesek eljárni. (9) Az iratkezelők érdeklődés esetén mind az ügyfeleknek, mind pedig a szerv dolgozóinak az ügyiratok intézésével kapcsolatban csak az ügyintéző személyére nézve adhatnak felvilágosítást. 15. §. Az ügykezeléssel kapcsolatos vegyes rendelkezések (1) Olyan ügyirat helyett, amely intézkedés előtt vagy intézkedés után elveszett (megsemmisült) pótügyiratot kell felfektetni. Az elveszett ügyirat helyett felfektetett előadóív borítólapján a „pótügyirat" szót, az iktatószám rovatába pedig az elveszett ügyirat iktatószámát piros tintával kell írni. A pótügyiratba az eredeti ügyirat elvesztésének tényét, valamint az abban tett intézkedéseket az ügyintézőnek röviden be kell jegyezni, s a bejegyzéseket a szervezeti egység vezetőjének kell aláírni. (2) Külön érdemleges intézkedést nem igénylő beadványokat, amennyiben az ügynek ügyirati előzménye van, a vonatkozó ügyiratba kell helyezni és ott megőrizni. A behelyezés tényét az ügyiratban elő kell jegyezni. (3) Az ügyirat előadóívén feljegyzett irányításokat annak jeléül, hogy az ügyiratban foglaltakat tudomásul vették, vagy a szükséges intézkedéseket megtették az ügyiratot továbbító szervezeti egységek „volt" jelzéssel kötelesek ellátni. Amennyiben az ügyiratban bejegyzést nem tettek, úgy a „volt" jelzés után az irányító nevét és a dátumot is fel kell tüntetni. A láttamozásokat és az aláírásokat tintával kell eszközölni. (4) Ha valamely ügyirathoz csatolt előiratot az ügyintéző más ügyirathoz kíván csatolni, ezt a központi kezelőiroda útján kell végezni. (5) A tárgyalás alatt álló ügyiratokat — az irányítás esetét kivéve — más szervezeti egységnek csak iratvevény ellenében szabad, átadni. (6) Az ügyiratok tisztaságára különös gondot kell fordítani és azok első oldalán csak a kezelés