Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

először beiktatott ügyirathoz kell helyezni, és ezt az irattári nyilvántartókönyvben is fel kell jegyezni. Csatolt ügyiratok irattárba helyezésekor iratjegyzéket kell készíteni. (8) Az ügyirathoz tartozó mellékleteket az illető ügyirat mellett kell megőrizni és azzal együtt kezelni; ha azonban a mellékletek terjedelmük miatt az ügyiratok között nem kezelhetők, azokat külön csomagként kell elhelyezni. A csomagra az ügyirat iktató és évszámát rá kell vezetni és az irattári nyilvántartókönyvben fel kell jegyezni a megőrzés helyét. (9) Az előiratok csatolásánál az irattár az irattári nyilvántartókönyvben az előirat számánál az utóirat számát bejegyzi. Ugyanakkor az előiraton az utóirat számát az évszám és a dátum feltüntetésével feljegyzi. Csatolásnál az újonnan iktatott ügyirat előadóívén az előiratok számát az irattárosnak fel kell jegyezni és a feljegyzést dátum feltüntetésével alá kell írni. Abban az esetben, ha a csatolandó előirat még nincs az irattárban, vagy azt vevényre kiadták, illetve azt már más ügyirathoz előzőleg csatolták, ezt a körülményt az ügyiraton (az előadóíven) fel kell jegyezni annak feltüntetésével, hogy a kérdéses ügyirat hol található. (10) Ha az ügyiratot eredetben kell valamely kiadmányhoz csatolni, úgy a csatolandó ügyiratról iratjegyzéket kell készíteni. A visszamaradt iratjegyzékre rá kell vezetni azt is, hogy az eredeti ügyiratot melyik szervhez küldték el. (11) Az irattárba helyezett ügyiratokat csak az irattáros adhatja ki és csatolhat más ügyirathoz. (12) Az irattári ügyiratok kiadása a szolgálati helyet és telefonszámot is feltüntető olvasható névaláírással, kelettel ellátott iratvevény ellenében történik. A vevényen az ügyirat számát és tárgyát pontosan fel kell tüntetni. Egy irattári vevényre csak egy ügyiratot lehet kiadni. (13) Az irattárban elhelyezett ügyiratokat csak az ügyiratot felfektető és abban véleményt adó szervezeti egységeknek, valamint az eljárt ügyintézőnek szabad kiadni. (14) Az irattárból iratvevény ellenében történő kiadást az irattári nyilvántartókönyvben a szervezeti egység nevének, valamint a kivétel napjának feltüntetésével elő kell jegyezni. Az iratvevényt az ügyirat helyére kell tenni és az ügyirat visszaérkezéséig ezen a helyen kell őrizni. Az irattári ügyirat visszaadása alkalmával az irattári nyilvántartókönyvben a kiadásra vonatkozó adatokat törölni kell. A kiadás tényének az ügyiraton történt feljegyzése után az iratvevényt az ügyintézőnek vissza kell adni. Az ügyiraton eszközölt feljegyzéseknek az iratvevény adatait kell tartalmaznia. (15) Ügyfélnek, illetőleg az ügyfél képviselőjének csak olyan ügyiratok megtekintését szabad megengedni, amelyek intézése során a szerv az ügyfelet érintő jogot vagy kötelezettséget állapít meg, részére adatot igazol vagy nyilvántartást végez. Az ügyfelet vagy képviselőjét az ügyiratok megtekintésének joga olyan mértékben illeti meg, amilyen mértékben ezt az ügyfél jogainak védelme indokolja. Ilyen esetben az ügyfél, illetőleg képviselője az eljárás során keletkezett ügyiratokba betekinthet és azokról másolatot készíthet. A szerv az ügyfélen vagy képviselőjén kívül más személynek (szerv képviselőjének) is megengedheti az ügyiratokba való betekintést vagy másolat készítését, ha igazolja, hogy az ügyiratok tartalmának ismerete jogainak biztosítása vagy feladatainak ellátása céljából szükséges. Az irattárba helyezett ügyiratba való betekintést, illetve az ügyiratról hiteles másolat készítését az ügyiratot felfektető szervezeti egység vezetője adhat engedélyt. Az ügyiratokba történő betekintésnél az ügyintézőnek jelen kell lennie. A megtekintés, a másolat készítés tényét az ügyintéző tartozik az ügyiratba bejegyezni. 12. §. Iratselejtezés (1) Selejtezés alatt a nélkülözhető, további megőrzést nem kívánó ügyiratok kiválasztását és megsemmisítését kell érteni. (2) Az I. Fejezet 3. §. (1) bekezdésében felsorolt államvasúti szervek irattárukat kötelesek selejtezni, mégpedig minden év február hó 1. és június hó 30. közötti időszakokban. A selejtezések során azokat az évfolyamú ügyiratokat kell selejtezés alá vonni, amelyeknek őrzési ideje a selejtezés kezdő időpontját megelőző évben járt le. (3) Az egyes ügyiratok megőrzésére megállapított időtartamot az ügyintéző köteles az ügyirat irattárba helyezése előtt az ügyirat megfelelő rovatára rávezetni. Az iratselejtezést az irattári tervben meghatározott selejtezési határidők figyelembevételével mindig az irattárban kell elvégezni. (4) Az iratselejtezés végrehajtására selejtezési bizottságot kell létrehozni. A selejtezési bizottságokba olyan dolgozókat kell bevonni, akik az ügyiratok ügyviteli szükségességével, politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági jelentőségével tisztában vannak. A selejtezési bizottság vezetőjét a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságon a 3. Általános Igazgatósági és Jogi Szakosztály vezetője, a területi vasútigazgatóságoknál az I. Igazgatási és Jogi Osztályok vezetői, az I. Fejezet 3. §. (1) bekezdésében megjelölt többi államvasúti szervnél a szerv vezetője jelöli ki. A selejtezési bizottságon belül a munkacsoportokat úgy kell összeállítani, hogy azokban mindazoknak a szakszolgálatoknak a képviselői jelen legye-