Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]
küldeményt és az ügyiratot soron kívül be kell mutatni az ügyintézőnek. Ha a küldemény és a kiadmányok címzése egyezik, a visszaérkezett küldeményt újonnan érkezett küldeménynek kell tekinteni, s ebben az esetben a borítékot csatolni kell az iratokhoz. (15) A kézbesítés után visszaérkező kézbesítési bizonylatokat (tértivevények stb.) a központi kezelőiroda az ügyintézőnek mutatja be, majd ezeket kimutatható módon az ügyiratokban kell elhelyezni. 10. §. Az irattári terv készítése (1) Az I. Fejezet 3. §. (1) bekezdésében felsorolt államvasúti szerveknél az ügyiratok nyilvántartásának, kezelésének, selejtezésének megkönnyítésére saját hatáskörben irattári tervet kell készíteni, melyet jelen Szabályzat mellékleteként kell kezelni. A Szabályzat mellékletét képező irattári tervet a szerv vezetője hagyja jóvá. Az irattári terv összeállításánál a külön utasításban megállapított selejtezési határidőket kell figyelembe venni. (2) Az irattári terv feltünteti a szerv ügyiratanyagának ügykörjegyzék szerinti csoportosít ását tételszámmal megjelölve, továbbá az egyes ügyiratokra megállapított selejtezési határidőket és azt, hogy a nem selejtezhető ügyiratokat mikor kell további megőrzésre az illetékes levéltárnak átadni. A Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságon az irattári terv összeállításánál — a folyamatosság biztosítása érdekében — az eddig használt tételszámokat változatlanul fenn kell tartani. (3) Az irattári terv tagolódásának követnie kell a szerv szervezeti felépítését. A szerv, illetve szervezeti egységeinek ügykörében bekövetkezett minden változást az irattári tervben évközben is keresztül kell vezetni. Minden év végén az irattári tervet felül kell vizsgálni és összhangba kell hozni a szerv, illetve egységeinek ügyköreivel. Az irattári terv módosítását a területileg illetékes levéltárral egyetértésben kell eszközölni. (4) Az egyes ügyiratoknak az irattári tervnek megfelelő tételbe utalása az ügyiratoknak az irattárba érkezésekor az irattár részéről történik. Az irattári tételszámoknak az ügyiratra történő rávezetése nélkül az ügyirat az irattárban nem helyez- ' hető el. (5) Az irattárban az ügyiratokat évek, éveken belül az irattári tervben meghatározott tételszámok, a tételeken belül az iktatószámok sorrendjében, irattartókban áttekinthetően kell kezelni. 11. §• Az irattári kezelés (1) Irattározás alatt azt az iratkezelési tevékenységet kell érteni, melynek során az irattárba helyezést végző dolgozó az ügyiratot az irattári nyilvántartókönyvben történt előjegyzés után átvizsgálja, majd meghatározott ideig az előírt rendszerben megőrzi. (2) Az ügyiratoknak irattári rendben való megőrzéséhez szükséges tárolóeszközöket és kezelési segédleteket a szerv vezetőjének kell biztosítania. Az irattári anyag, valamint az irattári eszközök elhelyezésére száraz és tűzbiztos helyiséget kell biztosítani. Az ügyiratokat könnyen kezelhető irattári kötegekben kell elhelyezni, két fedőlemez közé. A kötegek fedőlemezének felső, illetőleg kifelé álló részén fel kell tüntetni a tételszámot, az évszámát és a kötegbe foglalt ügyiratok kezdő és végső számát. Az irattár elkerekített részébe a beosztott dolgozókon kívül másnak belépnie vagy tartózkodnia — engedély nélkül — nem szabad. (3) Irattárba helyezni csak olyan kiadmányozott ügyiratot szabad, amelynek tisztázatait már továbbították, illetve olyan ügyiratot, amelynek irattározására kiadmányozás nélkül írásbeli utasítást adtak, vagy amelyet a kiadás utáni rovat adatai szerint tovább irányítani már nem kell. (4) Az irattári elhelyezésnél az ügyiratokat gondosan meg kell vizsgálni abból a szempontból, hogy az ügyirat az irányítás szerint megjelölt valamennyi szervnél járt-e, továbbá, hogy az ügyirathoz tartozó pótívek, vagy egyéb mellékletek és a csatoltnak jelzett előiratok visszaérkeztek-e, illetve, hogy nincs-e a csatolt ügyiratok mellett elintézetlen ügyirat. Az esetleges hiányosságot az ügyirat irattárába helyezése előtt pótolni kell. Az ügyiratokat irattárba helyezés előtt abból a szempontból is meg kell vizsgálni, vajon azokon nincsenek-e külső sérülések. Sérülés esetében a beszakadt ügyiratok (előadóívek) összeragasztásáról még az irattárba helyezés előtt gondoskodni kell. (5) Az ügyiratokat irattárba helyezés előtt az előadóiv bal felső részének megfelelő rovatában irattári jelzéssel (tételszámmal) kell ellátni és az irattári nyilvántartókönyvben nyilvántartásba kell venni. Az irattári tételszámot az irattári nyilvántartó könyvben is fel kell tüntetni. (6) Azokat az ügyiratokat, amelyeknek az előadóívén az újrabemutatási rovaton határnap van megjelölve, az irattár külön nyilvántartani köteles. Az irattár az új rabemutatásra jelzett ügyiratokról szóló értesítést az erre a célra rendszeresített iratvevény hátoldalán állítja ki és ezt a határidő előtt egy nappal az intézkedésre illetékes szervezeti egységnek megküldi. (7) Ugyanarra az ügyre vonatkozó iratokat az irattárban együtt kell tartani. A későbbi és ugyanarra a tárgyra vonatkozó ügyiratokat csatolás után a tárgyévben legelőször iktatott ügyirat mellé kell elhelyezni. Ezt az irattári nyilvántartókönyvben is elő kell jegyezni; Ha az ügy tárgyalása a következő évre is átnyúlik, akkor az előző évi ügyiratokat a folyó évben
