Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatáról. (Mintaszabályzat.) • 1971.12.01 [32/1971. (Közl. Ért. 27.) KPM sz. utasítás = Közlekedésügyi Értesítő 1971/27.]

13. Az iratok átadása Az iratokat nyilvántartásba vételüktől kezdve átadókönywel, munkakönyvvel, aláírás ellenében szabad csak átadni. A kezelő irodától a szervezeti egységhez vagy az előadóhoz való eljutattatás is csak ilyen módon történhet. 14. Átjutó iratok Átfutó iratnak — decentralizált ügykezelés esetén — a véleményezés vagy láttamozás céljából valamely szervezeti egységhez érkező olyan ügyiratot kell tekinteni, amelyet az elindító szervezeti egység már nyilvántartásba vett, ezért azt mégegyszer nyilvántartásba venni nem szabad. Ezek nyilvántartására szolgál — annál a szervezeti egységnél, ahová ilyenek érkeznek — az „átfutó napló". Ez tulajdonképpen egy bővített idegenszám mutató, mely ettől az átvevő ügyintéző aláírására, az átvétel időpontjára és a visszavétel tényének rögzítésére szolgáló rovatok tekintetében tér el. 15. Szignálás A szervezeti egységek vezetőinek feladata az iratoknak az egyes ügyintézőkre történő szignálása. A szignálás alkalmával a vezetőnek mérlegelnie kell, hogy az ügy valóban a szerv, illetőleg a szervezeti egység illetékességi és hatáskörébe tartozik-e, és ha igen, melyik ügyintéző ügykörébe tartozik. Figyelembe kell venni továbbá: előzmény esetén ki volt az ügyintéző; nincs-e összeférhetetlenség az ügy természete és az ügyintéző személye között; ki legyen az elintézésre hivatott akkor, ha több ügyintéző, esetleg szervezeti egység érdekelt az ügyben, vagy ha az illetékes ügyintéző valamely oknál fogva tartósan távol van. A szignálás alkalmával módja van a vezetőnek arra is, hogy az ügyintézésnél követendő különleges eljárásra (sürgősség, határidő, elintézés módja) utasítást adjon. Szignálás után az ügyintézők az iratokat munkakönyvbe vagy átadókönyvbe vezetve kapják. 16. Az ügyintéíő feladatai Az ügyintéző iratkezelés' feladatai: a) Ellenőrzés. Az ügyintézőnek szám szerint, majd laponként is ellenőrizni kell az átvett ügyiratokat. Meg kell vizsgálnia azokat abból a szempontból is, hogy az előiratokat csatolták-e, a korábbi utasításokat (határidő, sürgősség) betartották-e, az illetékköteles beadványokat ellátták-e a szükséges illetékkel és hogy milyen különleges eljárásra van esetleg szükség. b) Tanulmányozás. Az ügyintézőnek tanulmányozni kell az ügyiratot abból a szempontból is, hogy nincs-e szükség valamilyen kiegészítő adat, valamely nem elsődlegesen érintett szerv, vagy szervezeti egység véleményének bekérésére. Minden közbeeső intézkedésről, beszerzett véleményről, stb. az ügyiratban feljegyzés készítendő. c) Pro domo feljegyzés. Az elintézés tervezetének elkészítése előtt — ha az elintézés a legkisebb mértékben is eltér a szokványostól — tájékoztató pro domo feljegyzést kell készíteni az intézkedési tervezet indokolásáról. Feljegyzést kell készíteni minden olyan ügy esetében, ahol közbeesőén csak szóbeli tárgyalások voltak. Szükség van pro domo feljegyzésre a tárgyuknál fontos ügyekben, és olyan esetben is, ha határidős kezelésre vagy irattárba helyezésre ad utasítást az ügyintéző. Ebben rögzíteni lehet az ügy előzményeit, és úgy kell megszerkeszteni, hogy ennek alapján az egész ügyről bárki maradéktalanul tájékozódhasson. d) Előadóiv használata. Célszerű, hogy az ügyintéző minden mozzanatról (közbeeső intézkedés, pro domo) előadóíven készítsen feljegyzést és ilyen lapon készítse el az elintézés tervezetét is. e) Elintézés tervezet formája. Az elintézés tervezet formáját tekintetve készülhet: iktatmányon (hátirati elintézés, előadóíven, sokszorosított nyomtatványon (előnyomott forma); tisztázat és másolati példány egyidejű elkészítésével (gépelve indigós másolattal). f) Az elintézés módja. Az elintézés történhet: továbbítás „eredetben", intézkedés rövid úton, tisztázásra kerülő elintézés tervezet útján, láttamozás révén, határidőbe-, vagy irattárba helyezéssel. Az iratkezelési szabályzatban meg kell határozni, hogy az elintézési módok közül mikor melyik megoldást kell választani. g) Eredetben való továbbítás. Az irat eredetiben való végleges továbbítására akkor kerülhet sor, ha az ügy elintézésére más szerv, vagy szervezeti egység illetékes. Visszavárólag rövid úton vélemény-kérés, tájékoztatás céljából lehet valamely ügyiratot más szervezeti egységek részére megküldeni. h) A tisztázásra kerülő elintézés tervezetre nézve részletesen meg kell határozni, hogy az milyen alaki és formai kellékeknek feleljen meg. Fel kell tüntetni a tárgyat, a hivatkozási számot, a mellékleteket, valamint a keltezést, aláírást stb. i) Leírói utasítás. A leíró részére nemcsak a másolásra és a beadványból, mellékletből, pro domóból kijelölt részeknek az elintézésbe történő beillesztésére lehet utasítást adni, hanem arra is, hogy milyen papírra, hány példányban kell a tisztázatot elkészíteni. ..