Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatáról. (Mintaszabályzat.) • 1971.12.01 [32/1971. (Közl. Ért. 27.) KPM sz. utasítás = Közlekedésügyi Értesítő 1971/27.]

j) Kezelési utasítás. Az ügyintéző által készítendő kezelési utasításnak ki kell terjednie a mellékletek csatolásának, az okiratok aláíratásának, láttamoztatásának, bélyegző lenyomattal történő ellátásának, záradékok készítésének; a rendestől eltérő továbbítás módjára, továbbá ki kell térnie a válasz esetleges gyűjtőíves kezelésére, az előiratok, kapcsolatos számok és egyúttal elintézett ügyek irataival összefüggő eljárás módjára. Az ügyintézőnek gondoskodnia kell az értékes, pótolhatatlan mellékletek kísérő-jegyzékének elkészíté* séről is. k) Láttamoztatás. Erre olyan esetben van szükség, amikor az ügy tárgya a szerven belül valamely másik szervezeti egység vagy valamely szerven kívüli társszerv ügykörét is érinti, és ennek állásfoglalása befolyással lehet az ügy érdemi elintézésére. A láttamoztatás történhet kiadmányozás előtt, továbbítás előtt és irattárba (határidőbe) helyezés előtt. 1) Határidőbe-, vagy irattárba helyezésre mindig kimutathatóan írásban kell rendelkezni. m) Az irattári tételszám feltüntetése. Az ügyintézőnek — az ügyirat e célra fenntartott részére — fel kell tüntetnie azt az irattári terv szerinti tételszámot, amelynek alapján az ügyiratokat be kell sorolni az irattári tételekbe. 17. Kiadmányozás Az eüntézés tervezetét kiadmányozás céljából a kiadmányozásra jogosult vezetőnek kell bemutatni, aki egyetértése esetén a tervezetet aláírja. Ha a tervezettel nem ért egyet, azt az ügyintézőhöz visszajutatva utasítást ad a módosításra. 18. A tisztázat elkészítése A tisztázat elkészítésének módja lehet: leírás, sokszorosítás, indigós fogalmazvánnyal egyszerre — gépelés útján — készített első példány stb. A tisztázat elkészítése történhet központi leíró részlegben, egyes szervezeti egység iratkezelőinél, gépíróknál, vagy ügyintézőknél. A tartós megőrzést igénylő iratokat jobb minőségű papirosra kell írni. Meg kell határozni, hogy ki jogos aláírni a tisztázatot és mikor kell s. k. aláírást, illetőleg „kiadmány hiteléül" aláírást alkalmazni és ki írhatja ilyen esetben alá az ügyiratot. A tisztázatokat bélyegzőlenyomattal kell ellátni. 19. Továbbítás Az aláírt és lebélyegzett tisztázatok továbbítását a központi iratkezelés vagy az osztályiroda végzi Továbbítás előtt meg kell győződni arról, hogy a tisztázaton feltüntetett nyilvántartási (iktató) szám a címzés, a kelet és a mellékletek megegyeznek-e az elintézés tervezetében levő adatokkal és a kiadmányozás megfelelő formában történt-e. A szabályszerűen elkészített elküldésre váró tiszsztázatokhoz borítékot kell készíteni és ennek csatolásával kell az iratot a postázással megbízott szervhez továbbítani. A postázás a posta, vagy kézbesítőszolgálat igénybevételével történhet. A postai küldeményeket közönséges levélként, vagy — ha az ügyintéző erre nézve külön intézkedett — ajánlott levélként kell továbbítani. Ajánlott levélként kell továbbítani az okiratokat, a pótolhatatlan iratokat, terveket stb. tartalmazó küldeményeket. A kiadmány elküldésének tényét az iratra (előadó-ív tervezet) az elküldés napjának, a kiadmányok és mellékletek számának feltüntetésével kell feljegyezni. A kézbesítés útján visszaérkező kézbesítési bizonylatokat (tértivevények, stb.) a postaelosztó gyűjti, majd ezt követően a vonatkozó irathoz kell csatolni. 20. Irattárba helyezés, irattári kezelés Az irattárban elhelyezni csak olyan, határidő kitűzése nélkül kiadmányozott ügyiratot szabad, amelynek tisztázatait már továbbították, illetőleg, amelynek irattározására írásbeli utasítást, vagy amelyben a kiadmányozás utáni láttamozás során érdemi intézkedést nem igénylő választ adtak. Az ügyiratot irattárba helyezés előtt, az ezzel megbízott dolgozó köteles abból a szempontból megvizsgálni, hogy eleget tettek-e a kezelői utasításoknak, volt e az ügyirat a megjelölt valamennyi szervnél, együtt vannak-e a hozzátartozó pótlapok, betétlapok, mellékletek és a csatoltnak jelzett előiratok, illetve, hogy nincs-e a csatolt ügyiratok mellett elintézetlen ügydarab. Az ügyirathoz szorosan nem tartozó, csak tájékoztatás céljából csatolt ügyiratokat le kell választani. Rögzítendő a nyilvántartásban az irattárba helyezés ténye, (az e célra szolgáló rovatban a hónap és nap feltüntetésével, elintézett szám esetében egyúttal utalni kell e rovatban arra a számra, amely alatt az ügyiratot elintézték,) s az irattári tételszám a nyilvántartás megfelelő rovatában. 21. Az irattár helye Az iratokat annak a helynek a közelében kell tárolni, ahol azokat használják; ezért célszerű osztályirattárak létesítése, ugyanakkor azonban szükséges központi irattár létesítése is. Az iratokra ugyanis a folyó ügyintézésben általában két évig