Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatáról. (Mintaszabályzat.) • 1971.12.01 [32/1971. (Közl. Ért. 27.) KPM sz. utasítás = Közlekedésügyi Értesítő 1971/27.]

honnan érkezett az irat a beküldő száma rövid tartalom kezelési feljegyzések az elintézés módja az irattárba helyezés ideje az irattári terv szerinti tételszám. Alapszámos rendszer esetében az iktatásra szolgáló nyilvántartásban vagy esetleg külön nyilvántartásban kell vezetni az iratok kapcsolatait, az alapszámot. Az utóbbi esetben itt külön nyilvántartásban célszerű jelezni az irattári terv szerinti tételszámot. 7. A nyilvántartási rendszer megválasztása Az ügyforgalom nagysága, az ügyek fontossága, illetve a szerv jellege, az iratanyag értéke, a szerv szervezeti felépítése, szervezeti részlegeinek területi elosztása, más szervekkel való kapcsolatának jellege, az iratkezelők és az ügyintézők iratkezelési ismeretei határozzák meg azt, hogy melyik nyilvántartási rendszert célszerű alkalmazni. Kis ügy forgalmú, de jelentős, fontos ügyekkel foglalkozó szerv esetében valamely alapszámos rendszert lehet alkalmazni. A nagyobb ügyfélforgalomnál és kevésbé általános fontosságú iratanyagnál inkább valamely alszamos nyilvántartási rendszer indokolt. Ugyanezt a rendszert kell alkalmazni akkor is, ha a szerv szervezeti egységei több épületben vannak elhelyezve. 8. A nyilvántartás vezetése A nyilvántartás céljára szolgáló napló rovatait az érkeztető bélyegző megfelelő rovataival azonos módon kell kitölteni. Különös gondot kell fordítani arra, hogy a nyilvántartás „kezelési feljegyzések" rovatát megfelelő módon használják. E rovatban ezt kell kimutatni, hogy a vonatkozó számon nyilvántartásba vett ügyiratot mikor és hová továbbították, illetőleg az ügyirat hol található. Be kell jegezni e rovatba az irat eredetiben történt továbbításának tényét, a rövid úton, kiadmányozás előtt, továbbítás előtt, vagy irattárba helyezés előtt valamely más szervhez vagy szervezeti egységhez történt továbbítást. A határidőbe helyezett iratok esetében ezt a körülményt fel kell tüntetni a nyilvántartásban. Azokat a válaszokat vagy jelentéseket, amelyek ugyanarra az intézkedésre több szervtől egy ízben vagy időszakonként érkeznek, nem szabad különkülön nyilvántartásba venni, hanem beérkezésüket a „gyűjtőíven" kell feljegyezni. A gyűjtőívre érkező leveleket együttesen kell a nyilvántartásba feljegyezni. Bármely nyilvántartás esetén a feljegyzéseket leragasztani, kivakarni, kiradírozni, vagy más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. A téves adatot vékony vonallal — úgy, hogy az olvasható maradjon — áthúzva a helyes adat föléírásával szabad csak helyesbíteni. 9. Csatolás Az előiratot, utóiratot, a kapcsolatos ügyiratot, az „egyúttal elintézett" ügyiratot minden esetben csatolni kell, ha erre lehetőség van. 10. Az ügyirat összeállítása A csatolást úgy kell végrehajtani, hogy az így összeállított ügyirat könyvszerűen lapozható, olvasható legyen. Előre kell tenni a legrégibb iktatmányt, ezután ennek mellékleteit, majd ennek elintézését; ezután következnek ugyanilyen sorrendben az ügyben keletkezett további iratok. Az így összeállított ügyiratokat borítólapban kell elhelyezni. 11. Mutatózás Az iratok nyilvántartásba vételének befejezése után azonnal, vagy a nyilvántartásba vétellel egyidejűleg kell elvégezni a mutatózást. Nem kell mutatót vezetni azoknál a szerveknél, vagy decentralizált ügykezelés esetén azoknál a szervezeti egységeknél, ahol az évi ügyiratforgalom nem haladja meg a 2000-s számot. Felmentést adhat a mutató vezetése alól az iratok irattári terv szerinti tételekben való kezelése is, amenynyiben egy-egy irattári terv szerinti tételbe nem túlságosan nagyszámú ügyirat kerül. Kötelező a mutató készítése azoknál a nagyforgalmú és központosított ügykezelési szerveknél, ahol a nyilvántartásba vételt több dolgozó végzi. A mutató rendszere lehet egyszerűen betűsoros, vagy valamilyen szempont szerint rendszerezett (név, tárgy, stb.). 12. Idegen-szám mutató Idegen-szám mutató vezetése azoknál a nagy ügyforgalmú szerveknél indokolt, amelyek ugyanazon idegen szervekkel nagy ügyiratforgalmat bonyolítanak le. Célja az, hogy az idegen szervtől rendszeresen és nagyobb számban érkező iratok saját nyilvántartási számuk alapján könnyen megtalálhatók legyenek.