Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatáról. (Mintaszabályzat.) • 1971.12.01 [32/1971. (Közl. Ért. 27.) KPM sz. utasítás = Közlekedésügyi Értesítő 1971/27.]

szere, vagy egyes dolgozók nevére címzett küldeményeket, továbbá azokat a küldeményeket, amelyek felbontását az igazgatási osztály vezetője megtiltja, nem szabad felbontani. Nem szabad felbontani továbbá a sajátkezű felbontásra szóló, valamint a magánjellegű küldeményeket sem. A fel nem bontható küldeményeket — belső kézbesítés végett — átadókönywel a címzett részére kell továbbítani. 3. Érkeztetés Az érkeztetés alkalmával a nyilvántartásba még nem vett iratokat nyilvántartási bélyegző lenyomattal kell ellátni. A nyilvántartási bélyegző lenyomatnak tartalmaznia kell a szerv nevét és székhelyét, a szervezeti egység vagyaz irattári terv szerinti tétel megjelölését, az irat nyilvántartásba vételének évét, hónapját és napját, a nyilvántartási számot (iktatószám), a mellékletek mennyiségét — illetőleg mindezek feltüntetésére alkalmas rovatokat. 4. Nyilvántartásba vétel A nyilvántartás (iktatás) meghatározza a szerv ügykezelését. Feladata, hogy az iratok mindig könnyen megtalálható és a személyi felelősség az elintézéssel kapcsolatban egyértelműen megállapítható legyen. Az iktatás hivatott tehát elsősorban az iratkezeléssel szemben támasztott biztonsági igényeknek megfelelni. Az iktatásnak elő kell segíteni az iratok szerven belüli gyors forgalmát. Az iktatás hivatott az iratforgalom pontos megörökítésére és üyen módon bizonyító ereje is van. Lehetővé teszi ugyanakkor az ügyforgalom pontos számbavételét. Tájékoztatást ad a szerv vezetőjének, de az ügyfeleknek is az egyes ügyekről. Lehetőséget biztosít a törvényesség érvényesülésének, a határidők megtartásának, az elintézések megtörténtének és a szerv tevékenységének ellenőrzéséhez. Az iktatási, nyilvántartási rendszerek közül a következők alkalmazhatók: — sorszámos iktatás — alapszámos iktatás — alszamos iktatás a) A sorszámos iktatási rendszer esetén minden iratváltás külön nyilvántartási számot kap. A sorszámozást minden évben eggyel, illetve decentralizált ügykezelés esetén — amennyiben az egyes szervezeti egységeknek számkereteket biztosítottak — a számkeret legkisebb számával kell kezdeni és az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Egy-egy ügyben keletkezett elő- és utóiratok sorszámát az ügyiraton és a nyilvántartásban is jelölni kell. b) Az alapszámos iktatási rendszer a sorszámos rendszer továbbfejlesztésével alakult ki és több változata ismert: — változatlan alapszámos rendszer, — évenként megújuló alapszámos rendszer, — előrehaladó alapszámos rendszer. A változatlan alapszámos rendszer lényege, hogy az ügyben keletkezett iratokat az elsőként keletkezett, vagy beérkezett irat iktatószámán tartják nyilván, akkor is, ha az ügyben még több éven át keletkeznek iratok. Előnye, hogy az alapszám nem változik, tehát az egyes iraton nem kell évenként több alapszámot feltüntetni. Hátránya viszont, hogy a régi iratot újra ki kell emelni és a régi iratcsomókat nem lehet lezártnak tekinteni. Az évenként megújuló alapszámos rendszer esetén az egy ügyben keletkező valamennyi iratot évenként a legelső irathoz kapcsolják. De, ha az ügy átnyúlik a következő évre vagy évekre, mindig a tárgyév első iratának iktatószáma lesz az alapszám. Hátránya az alapszám változékonysága. Az egyes iraton az alapszámot át kell javítani. Előnye, hogy az ügyintézés folyamán mindig a legutolsó évi iratok gyarapszanak, az előző évi iratok mennyisége az előszerelés folytán esetleg fogy. E fenti két alapszámos rendszerben az alapszám egyáltalán nem, vagy csak évenként változik meg. Az előrehaladó alapszámos rendszer esetében az alapszám állandó jellege teljesen elvész, mert az alapszám mindig az ügyben keletkezett legutolsó irat iktatószámával azonos. E rendszer hátránya, hogy az egyes iraton az alapszám feltüntetése szinte megvalósíthatatlan. Előnye viszont, hogy az ügyintézés során az ügy iratai mindig kéznél vannak. c) Az alszamos iktatás esetén minden ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap. Az ügyben érkező további ügydarabok azonban már nem kapnak önálló sorszámot, hanem az erre fenntartott meghatározott számú rovat lehetőségei között, a tárgyban elsőnek nyilvántartásba vett ügydarab sorszámának eggyel kezdődő alszámait kapják. 5. A nyilvántartás (iktatás) formája A 4. pont alatt felsorolt nyilvántartásokat naplóban kell vezetni. 6. A nyilvántartás adatai A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az iratok azonosításához, az irat hollétének megállapításához és az ügyben történt intézkedés megállapításához szükséges következő adatokat: sorszám kelet