Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatáról. (Mintaszabályzat.) • 1971.12.01 [32/1971. (Közl. Ért. 27.) KPM sz. utasítás = Közlekedésügyi Értesítő 1971/27.]

3. Az ügykezelés szervezete Három alapvető forma alkalmazható: — központosított — decentralizált — vegyes szervezeti megoldás. A központosított szervezetben az ügykezelés minden lényeges mozzanata a szerv egészére nézve egy központi helyen, a központi kezelőirodán (segédhivatal) történik. Alkalmazása abban az esetben indokolt, ha a szervezeti egységek egy épületben vannak elhelyezve. A decentralizált szervezeti formában az ügykezelés alapvető teendőit a szerv egyes szervezeti egységeinél — e szervezeti egységek iratkezelői vagy az ún. osztályirodák — látják el. Alkalmazása olyan esetben indokolt, ha a szerv egyes szervezeti egységei a feladatokat egymástól elkülönítetten bonyolítják le, vagy a szervezeti egységek külön vannak elhelyezve. A vegyes ügykezelésű formában a teendőket ügyrendi meghatározás szerint részben a szerv központi kezelőirodája, résziben pedig az egyes szervezeti egységek iratkezelői, osztályirodái, vagy esetleg az előadó végzi. II. fejezet Az iratkezelés szabályai 1. Az iratok átvétele A szerv címére (a postától, a kézbesítőjárattól) érkező küldeményeket és az ügyfelek által személyesen benyújtott beadványokat a központi iratkezelés vezetője által kijelölt dolgozó veszi át. A küldemény átvételére kijelölt dolgozót az igazgatási osztály vezetője által kiadott postai meghatalmazással kell ellátni. Az olyan küldeményekre, amelyek burkolata sérült vagy amelyen felbontás jele állapítható meg „sérülten érkezett" vagy „felbontva érkezett" záradékot kell rávezetni és ezt az átvevőnek alá kell írnia. Ezt követően a küldeményt be kell mutatni a központi iratkezelés vezetőjének. A „szigorúan titkos" jelzésű iratokat a titkos ügykezelésre vonatkozó szabályok szerint csak a Titkos Ügykezelési szerv veheti át. 2. A küldemények felbontása A küldeményeket a központi iratkezelés vezetője vagy az általa megbízott dolgozó bontja fel. A szerv vagy szervezeti egység vezetőjének, a párt-, a szakszervezet, egyéb társadalmi szerv ré•E N Tétel megjelölése g-Sj -jj ~ •ra -_2 to m -aj _! p - 5

S 503. Főkönyvi számlák, kivonatok 15 év — 504. Leltárak 10 eV — 505. Könyvelési bizonylatok 10 év — 506. Belső és külső ellenőrzések ügyei 10 év — 507. Beruházási tervek nem 15 év 508. Beruházások, felújítások pénzügyi lebonyolítása 10 év — 509. Pénzügyi tervek 10 év — 510. Jóléti ügyek 5 év — 511. Pénzügyi lebonyolítások (szállítás, előfizetés, reprezentáció, stb.) 5 év — 512. Pénztári ügyek (pénztárnapló, jegyzőkönyvek, bizonylatok) 5 év — 513. Tagdíj elszámolási ügyek 5 év — 514. Gondnoksági ügyek 5 év — 515. Gépkocsi üzemeltetés ügyei 5 év — 516. Illetmény számfejtési ügyek 5 év — Nemzetközi kapcsolatok ügyei 601. Nemzetközi együttműködési megállapodások nem 15 év 602. Nemzetközi szervezetek munkájában való részvétel nem 15 év 603. Nemzetközi rendezvényeken való részvétel nem 15 év 604. Kiküldetések 10 év — 605. Külföldi kiküldetésről szóló beszámoló nem 15 év 606. Külföldiek meghívása, fogadása 10 év — 607. Beszámolók, jelentések nemzetközi kapcsolatokról nem 15 év Adminisztrációval kapcsolatos általános ügyek, iratok 701. Iktatókönyv nem 15 év 702. Mutatókönyv nem 15 év 703. Munkanaplók, iratátadási könyvek 10 év — 704. Jelenléti ívek távolléti napló 5 év — * nem selejtezhető