Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Népi Ellenőrzési Bizottság - A KNEB és a területi népi ellenőrzési bizottságok iratkezelési rendjéről, irattári tervéről és iratselejtezéséről. Melléklet: irattározási terv. • 1972.02.15 [2/1972. KNEB Eln. sz. utasítás]

Az iratokat az átvétel, illetve elkészítésük napján érkezési /kiküldési/ sorrendben, a sürgősnek nyilvánított iratokat soron kivül kell iktatni'. Az iratokat sorszámos iktatási rendszerben az "Iktatókönyviben kell iktatni. Az ugyanabban az ügyben érkező vagy kimenő ujabb iratokat ugyanannak az iktatószámnak egymást követő alszámal alatt kell iktatni, Vizsgálatoknál vagy olyan ügyekben, amelyekben előreláthatólag nagyobb iratforgalom várható, az iktatókönyvben az alszámos iktatás oéljára megfelelő számú rovatot kell fenntartani. Amennyiben az oldal betelne, ugy pótlapot kell alkalmazni; pótlap csatolását az iktatókönyvben fel kell tüntetni. A pótlapokat a tárgyév végén az iktatókönyv lezárását megelőzően az iktatókönyvbe be kell kötni. Az •iktatókönyvlap mintáját a B/ jelű melléklet tartalmazza. Az iratra - az erre a célra rendszeresített iktatóbélyegző lenyomatán - rá kell vezetni az osztály iktatószámát. A mellékleteiére az iktatószámot ugyancsak rá kell vezetni. Az iratok tárgyát az iraton feltüntetett tárgykivonat szerint, ennek hiányában rövid és szabatos szövegezéssel kell megállapítani ugy, hogy az irat könnyen visszakereshető legyen. Az iktatólcönyvben sorszámot üresen hagyni nem szabad, A tévedésből bejegyzés nélkül hagyott sorszámot át kell húzni. Téves bejegyzést sem kiradírozni, sem leragasztani, vagy más módon olvashatatlanná tenni nem szabad, hanem a bejegyzést ugy kell áthúzni, hogy a téves bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor az áthúzott sorszámnál röviden meg kell jelölni az áthúzás okát és azt, hogy az áthúzott bejegyzés szerinti irat hol található. Az áthúzást keltezéssel és kézjeggyel kell ellátni. Az áthúzással megsemmisített iktatószámmal ujabb iratot beiktatni nem lehet. Ha az iktatókönyv fontosabb bejegyzéseit /beérkezés kelte, tárgy/ javitani kell, a javítást ugyancsak keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. 6/1-9/T.