Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - 13/2008 (FVÉ 17.) FVM utasítás és a Fővárosi Földhivatal hivatalvezetőjének 11/2009. sz. utasítása egységes szerkezetben • 2009. [sz. n.]

Iktatókönyv: a földhivatal működése során nála keletkezett, vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, hitelesített iratkezelési segédlet, mely nem selejtezhető.

Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot.

Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, adat, hang vagy mozgókép vagy bármilyen más formában lévő információ vagy ezek kombinációja - a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével -, mely valamely szervezet működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban papíron, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón jelenik meg.

Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség

szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység.

Iratkezelési szabályzat: a földhivatalok iratkezelésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szervezeti és működési szabályzat figyelembevételével készül, és amelynek függelékét képezi az irattári terv.

Iratkezelési szoftver: az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai alkalmazás.

Iratkezelő'(ügykezelő’): az ügyiratok kezelésével megbízott személy.

Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.

Irattár: az irattári anyag szakszerű tárolására, biztonságos őrzésére, valamint kezelése céljából működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely.

Irattári anyag: a földhivatalok működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége.

Irattári terv: a köziratok rendszerezés és selejtezhetőség-szempontjából történő válogatásának alapja, jegyzék, mely az irattári anyagot tárgyi csoportokra (tételekre) bontva, a földhivatalok feladat- és hatásköréhez, valamint szervezeti rendjéhez igazodva sorol fel, meghatározva a selejtezhető tételekbe tartozó iratok őrzési idejét, a nem selejtezhető tételek esetén a levéltári átadás határidejét.

Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.

Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód.

Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre.

Kézbesítés: a küldemény eljuttatása a címzetthez kézbesítő szervezet, személy vagy adatátviteli eszköz útján.

Kezelési feljegyzés: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos a kiadmányozásra jogosult vagy az ügyintéző által tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik.

Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indítóirata.

Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.