Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - 13/2008 (FVÉ 17.) FVM utasítás és a Fővárosi Földhivatal hivatalvezetőjének 11/2009. sz. utasítása egységes szerkezetben • 2009. [sz. n.]
Iratselejtezés, megsemmisítés és levéltári átadás 136. A földhivatalok irattáraiban legalább ötévenként szabályszerű eljárás keretében le kell selejtezni a lejárt őrzési idejű iratokat. 137. A selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes levéltárat, körzeti földhivatalok esetében az illetékes megyei földhivatalt is értesíteni kell a selejtezés alá vont iratok évköréről a tételszámok megjelölése mellett. 138. Az Irattári Tervben foglaltaktól eltérő, rendkívüli selejtezést végezni tilos. 139. A selejtezés végrehajtását Selejtezési Bizottság irányítja és felügyeli. 140. Az iratselejtezés során a Bizottság - az Irattári Terv alapján - megjelöli az érintett évfolyamokon belül selejtezésre kerülő irattári tételeket és különválogatja azoktól a további megőrzést igénylő, vagy nem selejtezhető iratokat (tételeket). 141. A selejtezési eljárásban a kiselejtezhetőnek minősített iratokat a selejtezés levéltári ellenőrzésének, illetve engedélyezésének megtörténtéig az elhelyezésük rendjében kell ideiglenesen megőrizni. 142. Az iratselejtezés lefolytatásáról 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek az alábbiakat kell tartalmaznia:- mikor, hol, milyen jogszabályi rendelkezések alapján történik az iratselejtezés végrehajtása,- mely évfolyam(ok) iratanyagát érinti a selejtezés,- évfolyamonként mely irattári tételszámok szerinti iratanyag kerül selejtezésre, illetve a kiselejtezett tételekből további őrzésre való visszatartásra,- a selejtezett iratanyag mennyiségét (iratfolyóméterben megadva),- a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét és beosztását,- a selejtezést végző Bizottság elnökének és tagjainak aláírását,.- a szerv hivatalos körbélyegzőjének lenyomatát. 143. Az iratselejtezés befejezését követően a Bizottság vezetője a selejtezésről felvett jegyzőkönyv 2 példányát a -selejtezés engedélyeztetése céljából megküldi az illetékes levéltár részére, a 3. példány az irattárban marad. 144. Az illetékes levéltár - egyetértés esetén - részére megküldött jegyzőkönyv egyik példányán visszaigazolja a selejtezés tudomásulvételét és a kiselejtezésre elkülönített iratok megsemmisítéséhez való hozzájárulását (záradékolás). A selejtezett iratanyag megsemmisítésére, vagy papírhulladékként való értékesítésére csak ezt követően, ellenőrzött körülmények között, a hivatal legalább két munkatársának jelenlétében kerülhet sor. 145. A selejtezés tényét az irattár állomány-nyilvántartásában is dokumentálni kell. 146. A selejtezési eljárás során ki nem selejtezett és levéltári átadásra előkészített iratokat az illetékes levéltár részére - annak vezetőjével történt előzetes megállapodás szerinti időpontban - levéltári tárolásra alkalmas minőségű savmentes dobozokban az irattárosi feladatokat ellátó iratkezelő(k) irányításával kell átadni. Az átadást átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékleteként az érintett iratokról készített átadási egységek (doboz, kötet, elektronikus adathordozó stb.) szerinti „Jegyzék” kíséretében, teljes, lezárt évfolyamokban, rendezett állapotban, az illetékes levéltár által előírt módon iktatási és egyéb ügyviteli segédletekkel együtt, a földhivatal költségén és az átvételnek a Levéltár által történő elismertetése mellett kell lebonyolítani. 147. Elektronikus iratot külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését - olvashatóság, levéltári selejtezés, feldolgozás, másolatkiadás, kutathatóság - biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell átadni.
