Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - 13/2008 (FVÉ 17.) FVM utasítás és a Fővárosi Földhivatal hivatalvezetőjének 11/2009. sz. utasítása egységes szerkezetben • 2009. [sz. n.]
j í i hivatalosan nyilatkozni arról, hogy a másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón tárolt iratokkal. 122. Az irattárba csak az arra felhatalmazott személy(ek) tartózkodhat(nak). 123. Irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az. irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. 124. Kiadmány nélküli irat csak akkor helyezhető irattárba, ha azt a kiadmányozásra jogosult „Irattárba helyezhető” jelzéssel és aláírással ellátta. 125. Az irat irattárba helyezését megelőzően az iratkezelő köteles azt megvizsgálni, hogy a kiadói utasítás rendelkezései végrehajtásra kerültek-e. Amennyiben hiányosságot tapasztal, úgy köteles annak pótlásáról gondoskodni. Ezt követően az iratkezelő köteles az iktatókönyvben a megfelelő rovatot kitölteni, az iratra (előadóív) az irattárba helyezés időpontját (hó, nap) feljegyezni és azt kézjegyével ellátni. 126. Az irattárban elhelyezett iratokat évfolyamonként, ügykörönként az irattári tételszámok - ezen belül az iktatószámok - emelkedő számsorrendjében kell csoportosítani. Az irattartókon fel kell tüntetni a tárolt iratok évkörét, tétel- és iktatószámát (-tói -ig). 127. A végleges irattárba helyezést megelőzően a nem selejtezhető iratokról el kell távolítani az összetűzésükhöz használt anyagokat (műanyag és fém iratkapcsok, borítók, zsineg stb.) 128. A tárgyévi és az azt megelőző két év iratanyagát lehetőség van átmeneti irattárban elhelyezni. Ebben az esetben az időtartam leteltét követően az iratokat a központi irattár részére át kell adni. 129. Központi irattárba csak lezárt évfolyamú és teljes iratanyagot lehet elhelyezni iktatási segédletekkel és átadási jegyzékekkel együtt. 130. Azokról az iratokról, melyeket a szervezeti egység vagy az ügyintéző visszatart, és az iktatókönyvből nincs kivezetve „Hiányjegyzéket” kell készíteni, majd az iratok leadását követően abból ki kell vezetni. Az iratkölcsönzés rendje, iratkiadás az irattárból 131. Az irattárban elhelyezett iratokat a földhivatal munkatársa hivatalos használatra kikölcsönözheti oly módon, hogy az irat helyére iratpótló lapot kell elhelyezni. 132. A kiadott iratokról nyilvántartást kell vezetni, melyben feltüntetik a kiadás időpontját, a kérő ügyintéző nevét, valamint a visszavétel idejét. A kikért iratok visszaadásának megtörténtét az irattárat kezelő személy köteles negyedévente ellenőrizni és a visszaadást szorgalmazni. 133. Elektronikus iratok esetében a jogosultsággal rendelkező felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Ha ez az ügyintéző számára saját munkaállomásáról nem biztosítható, az irattáros gondoskodik arról, .hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát. 134. Irattárban elhelyezett irat kiadására csak a hivatalvezető írásos engedélye alapján van lehetőség. 135. Az irattár iratot csak az iratot készítő szerv vagy jogutódja vezetőjének írásbeli megkeresésére adhat ki. így kell engedélyezni a betekintést, másolatkészítést is. Ha más hivatali egység irataiba kémek betekintést, a leadó hivatali egység vagy jogutódja vezetőjének írásos engedélye szükséges. Jogutód nélkül megszűnt szerv vagy szervezeti egység esetén az engedélyt a hivatalvezető, vagy az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jogosult megadni. j í
