Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - 13/2008 (FVÉ 17.) FVM utasítás és a Fővárosi Földhivatal hivatalvezetőjének 11/2009. sz. utasítása egységes szerkezetben • 2009. [sz. n.]

megnevezését, az érkezés dátumát, az irat iktatószámát, az érkezett mellékletek számát, valamint az iktatást végző munkatárs kézjegyét. Az iraton a vonalkód címke mellett el kell helyezni a hivatal hivatalos körbélyegzőjének lenyomatát is.

66. Az ingatlan-nyilvántartási iratok iktatását a kérelemből, adatváltozás esetén a bejelentésből kell elvégezni. Ennek során ki kell tölteni a széljegyzéshez szükséges adatokat is. A széljegyzés megtörténtét az ügyiratra fel kell jegyezni. Amennyiben az érintett ingatlan nem állapítható meg, a széljegyzés elmaradását és annak okát az ügyiraton fel kell tüntetni, majd szignálni kell.

67. Főszámon iktatott iratot széljegyezni csak egy alkalommal lehet. A beadványhoz alszámon, vagy a következő évben főszámon iktatott további beadványok széljegyzését nem szabad ismét elvégezni, mivel a rangsort az eredeti érkezési idő biztosítja.

68. Az ugyanarra az ingatlanra vagy bejegyzésre vonatkozó, egyidejűleg érkezett ingatlannyilvántartási beadványokon és az iktatókönyvekben az egyidejű érkezésre utalással kölcsönösen fel kell tüntetni annak a beadványnak az iktatószámát, amellyel egyidejűleg érkezett. Egyidejűleg érkezettnek kell tekinteni azokat a beadványokat, melyek postai úton egyszerre érkeznek, egyszerre kézbesítenek.

69. Az iratnyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az ügyintézés folyamán bármikor kétséget kizáróan megállapítható legyen:- az irat érkezésének, a földhivatalnál keletkezett irat esetében a keletkezésének pontos

időpontja,- az intézkedésre jogosult ügyintéző neve,- az irat tárgya,- az elintézés módja, ideje,- a kezelési feljegyzések,

.- az irat pillanatnyi holléte.

70. Az iktatás évente megnyitott elektronikus iktató-könyvben történik, alszámokra tagolódó sorszámos (főszámos) iktatással. Egy sorszámhoz korlátlan mennyiségű alszám tartozhat. Egy ügyben, de ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

71. Az előző pont alól kivételt képez a fellebbezés és bírósági jogorvoslati kérelem, melyeket mindig önálló főszámra kell iktatni.

72. Az iktatószám formátuma:- főszám/alszám/év, ahol az évszám az aktuális év négy számjegye.

73. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:- nem szigorú számadású bizonylatokat,- meghívókat,- bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,- pénzügyi bizonylatokat és számlákat,- munkaügyi nyilvántartásokat,- anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat.

74. Az iktatás minden év január 1-jén kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számsorrendben folytatódik.

75. Az iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket, és iktatási segédleteket kell használni, melyeket a naptári év végén le kell zárni. Biztosítani kell, hogy zárás után az adott évre az elektronikus nyilvántartásba több iratot ne lehessen iktatni.

76. Az iktatási adatbázis biztonsági mentésére, vagy más adathordozóra történő mentésére az adott évben utolsóként nyilvántartásba vett irat iktatását követően intézkedni kell.