Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - 13/2008 (FVÉ 17.) FVM utasítás és a Fővárosi Földhivatal hivatalvezetőjének 11/2009. sz. utasítása egységes szerkezetben • 2009. [sz. n.]
I 77. Az iratnyilvántartásnak kötelezően tartalmazni kell a következő adatokat:- iktatószám,- iktatás időpontja,- érkezési sorszám,- a küldemény érkezésének időpontja, módja,- könyvelt postai küldemények azonosítója, ha van (a megjegyzés rovatban),- a küldemény elküldésének időpontja, módja,- a küldemény adathordozójának típusa (papír, elektronikus), adathordozója,- küldő megnevezése és azonosító adatai,- címzett megnevezése és azonosító adatai,- érkezett irat nyilvántartási száma (idegen szám),- mellékletek száma,- ügyintéző szervezeti egység és személy neve,- az irat tárgya,- elő- és utóiratok iktatószáma,- kezelési feljegyzések,- ügyintézési határidő, végrehajtás időpontja,- irattári tételszám,- irattárba helyezés időpontja. 78. Az iratnyilvántartás vezetése során a papír alapú iktatási segédletekben (különösen: kézbesítő könyvek, formanyomtatványok), illetve az előadói íveken tévesen feljegyzett adatokat kizárólag a téves adat áthúzásával, az eredeti bejegyzés olvashatóságának megtartásával lehet módosítani oly módon, hogy a javítást végző személy az áthúzás mellett elhelyezi kézjegyét és a dátumot. Az elektronikus iktatókönyvben a tévesen iktatott tételt csak stomózni (tévessé nyilvánítani) szabad, ennek tényét ezzel egy időben naplózni kell úgy, hogy mind az eredeti, mind a módosított adatok rögzítésre kerüljenek. 79. Az iktatandó eredeti iratot és a mellékelt okiratok valamennyi példányát el kell látni az iktatóbélyegző lenyomatával, rovatait ki kell tölteni, különös tekintettel az eredeti okiratra és vázrajzra. 18.) A Fővárosi Földhivatal körzeti földhivatalainál az iktatóbélyegző helyett (az érkeztető sorszámot is helyettesítő) vonalkóddal kell a beérkezett iratot ellátni, amely tartalmazza a hivatal megnevezését, az érkezés dátumát, az irat iktatószámát, az érkezett mellékletek számát, valamint az iktatást végző munkatárs kézjegyét. Az iraton a vonalkód címke mellett el kell helyezni a hivatal hivatalos körbélyegzőjének lenyomatát is. 19.) A Fővárosi Földhivatalba a körzeti földhivataloktól visszavárólag érkezett iratokat nem kell egyenként iktatóbélygző lenyomattal ellátni, azt elegendő a kísérőlevélen elhelyezni. 80. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:- a szerv nevét és székhelyét,- az iktatás dátumát (év, hónap neve, nap),- az irat iktatószámát,- a mellékletek számát és lapszámát. 81. Az iratnyilvántartás tárgy rovatában rövid, az ügyre jellemző szavakat kell használni. 82. Az iratnyilvántartás mellett a kereshetőséget név, tárgy és ügyszám alapján is biztosítani kell. ! . j- • i í r i
