Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - Földhivatalok egységes iratkezelési szabályzata; irattári terve. • 2008.10.27 [13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 2008/17.]

Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, adat, hang vagy mozgókép vagy bármilyen más formában lévő információ vagy ezek kombinációja - a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével mely valamely szervezet működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban papíron, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón jelenik meg.

Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység.

Iratkezelési szabályzat: a földhivatalok iratkezelésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szervezeti és működési szabályzat figyelembevételével készül, és amelynek függelékét képezi az irattári terv.

Iratkezelési szoftver: az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai alkalmazás.

Iratkezelő (ügykezelő): az ügyiratok kezelésével megbízott személy.

Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.

Irattár: az irattári anyag szakszerű tárolására, biztonságos őrzésére, valamint kezelése céljából működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely.

Irattári anyag: a földhivatalok működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége.

Irattári terv: a köziratok rendszerezés és selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapja, jegyzék, mely az irattári anyagot tárgyi csoportokra (tételekre) bontva, a földhivatalok feladat- és hatásköréhez, valamint szervezeti rendjéhez igazodva sorol fel, meghatározva a selejtezhető tételekbe tartozó iratok őrzési idejét, a nem selejtezhető tételek esetén a levéltári átadás határidejét.

Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.

Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód.

Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre.

Kézbesítés: a küldemény eljuttatása a címzetthez kézbesítő szervezet, személy vagy adatátviteli eszköz útján.

Kezelési feljegyzés: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos a kiadmányozásra jogosult vagy az ügyintéző által tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik.

Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indítóirata.

Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.

Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről.

Kiadmányozó: a földhivatal vezetője, illetve az általa kiadmányozási jogkörrel meghatalmazott személy, akinek e jogkörében eljárva feladata a kiadmányok aláírása.

Közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervezet vagy személy kezelésében lévő, a személyes adat fogalma alá nem eső adat.

Közfeladatot ellátó szerv: állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervezet és személy.

Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szervezet irattári anyagába tartozik vagy tartozott.

Közlevéltár: a nem selejtezhető iratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat ellátó, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.

Központi irattár: a földhivatal irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár.

Küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el.

Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele.

Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának céljára létesített intézmény.

Láttamozás. az intézkedés-tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy.

Levéltárba adás: a lejárt őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak.

Magánirat. a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, természetes személyek tulajdonában lévő irat.

Maradandó értéket képviselő irat: a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatot hordozó irat.

Másodlat: több példányban, egy időben készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek.-1713/2008. (FVE 17.) FVM utasítás

a földhivatalok egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról

Hatályos: 2010.01.01-tól Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:47)

(C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó