Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - Földhivatalok egységes iratkezelési szabályzata; irattári terve. • 2008.10.27 [13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 2008/17.]
143. Az iratselejtezés befejezését követően a Bizottság vezetője a selejtezésről felvett jegyzőkönyv 2 példányát a selejtezés engedélyeztetése céljából megküldi az illetékes levéltár részére, a 3. példány az irattárban marad. 144. Az illetékes levéltár - egyetértés esetén - részére megküldött jegyzőkönyv egyik példányán visszaigazolja a selejtezés tudomásulvételét és a kiselejtezésre elkülönített iratok megsemmisítéséhez való hozzájárulását (záradékolás). A selejtezett iratanyag megsemmisítésére, vagy papírhulladékként való értékesítésére csak ezt követően, ellenőrzött körülmények között, a hivatal legalább két munkatársának jelenlétében kerülhet sor. 145. A selejtezés tényét az irattár állomány-nyilvántartásában is dokumentálni kell. 146. A selejtezési eljárás során ki nem selejtezett és levéltári átadásra előkészített iratokat az illetékes levéltár részére — annak vezetőjével történt előzetes megállapodás szerinti időpontban - levéltári tárolásra alkalmas minőségű savmentes dobozokban az irattárosi feladatokat ellátó iratkezelő(k) irányításával kell átadni. Az átadást átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékleteként az érintett iratokról készített átadási egységek (doboz, kötet, elektronikus adathordozó stb.) szerinti „Jegyzék” kíséretében, teljes, lezárt évfolyamokban, rendezett állapotban, az illetékes levéltár által előírt módon iktatási és egyéb ügyviteli segédletekkel együtt, a földhivatal költségén és az átvételnek a Levéltár által történő elismertetése mellett kell lebonyolítani. 147. Elektronikus iratot külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését - olvashatóság, levéltári selejtezés, feldolgozás, másolatkiadás, kutathatóság - biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell átadni. 148. Amennyiben az elektronikus irat kezeléséhez az illetékes levéltár nem rendelkezik megfelelő technikai eszközökkel, az iratanyagot a róla készített hiteles papíralapú másolaton kell átadni. A földhivatal feladatkörének megváltozása, hivatal és munkakör átadása esetén szükséges intézkedések 149. A földhivatal feladatkörének megváltozása esetén az érintett iratanyag további elhelyezéséről, őrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni. 150. Jogutód nélkül megszűnt szervezeti egység iratanyagátrendezett állapotban, az irattárban kell elhelyezni. 151. Hivatalátadás esetén jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben feltüntetik az utolsó iktatószámot, és tételesen felsorolják az átadott, illetve átvett ügyiratokat és ügyirathátralékokat. 152. A földhivatal dolgozói a hivatal megszűnése, átszervezés, vagy személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a hiteles nyilvántartások alapján tételesen kötelesek elszámolni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig - a munkajogi szabályozásokban foglaltak betartása mellett - a földhivatal dolgozója nem mentesíthető a munkavégzési kötelezettség alól. 153. A földhivatalból bármilyen okból távozó munkatárs a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján köteles tételesen elszámolni. Ennek rendjét és módját a hivatalvezető határozza meg. 154. Folyamatban lévő ügyek esetében a szervezeti egység vezetőjének, ennek hiányában a hivatalvezetőnek haladéktalanul új ügyintéző, vagy új iratkezelő kijelöléséről kell gondoskodni. A távozó és az újonnan kijelölt ügyintézők vagy iratkezelők az előbbiekben megjelölt vezető jelenlétében, jegyzőkönyv készítése mellett bonyolítják le az iratok átadás-átvételét. 155. Ügyirat elvesztése, jogosulatlan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelősségre vonást eredményez. Az irathiány tényének megállapítását követő három munkanapon belül a hivatalvezető vizsgálatot indít. A vizsgálat eredményét írásban dokumentálni kell. Egyéb rendelkezések 156. A közérdekű bejelentést, javaslatot, panaszt tartalmazó beadványokra a 2004. évi XXIX. törvény XIII. fejezet „A közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárás” című szabályait kell alkalmazni. 157. Másolást és sokszorosítást a vezető által megbízott személy végezhet. Ha nincs kijelölt személy, a sokszorosítást bármely ügyintéző maga végzi.-1513/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás a földhivatalok egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról Hatályos: 2010.01.01-tól ______ _ _____________________________________________________Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:47) ( C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
