Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - Földhivatalok egységes iratkezelési szabályzata; irattári terve. • 2008.10.27 [13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 2008/17.]
1 131.5 Az irattárban elhelyezett iratokat a földhivatal munkatársai hivatalos használatra kikölcsönözheti oly módon, hogy az irat helyére iratpótló lapot kell elhelyezni. I 132.6 A kikölcsönzött iratokról nyilvántartást kell vezetni, melyben feltüntetik a kiadás időpontját, a kérő ügyintéző nevét, I valamint a visszavétel idejét. A kikölcsönzött iratok visszaadásának megtörténtét az irattárat kezelő személy köteles | negyedévente ellenőrizni és a visszaadást szorgalmazni. I 133.7 Elektronikus iratok esetében a jogosultsággal rendelkező felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Ha ez az ügyintéző számára saját munkaállomásáról nem biztosítható, az irattáros gondoskodik arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát. I 134.8 Irattárban elhelyezett irat más szervek (bíróság, ügyészség, rendőrség stb.) részére történő kiadására írásos kérelem alapján, kizárólag a hivatalvezető szintén írásos engedélye alapján van lehetőség. Amennyiben a kérő szerv eredeti iratokra tart igényt, azt tételes iratjegyzékkel kell átadni. Az így kiadott dokumentumokról a kiadó földhivatal köteles hiteles másolatot készíteni, melyet az eredeti iratok visszaadásakor megsemmisít. 1 135.9 Az irattár iratot csak az iratot készítő szerv vagy jogutódja vezetőjének írásbeli megkeresésére adhat ki. így kell engedélyezni a betekintést, másolatkészítést is. Ha más hivatali egység irataiban kémek betekintést, a leadó hivatali egység vagy jogutódja vezetőjének írásos engedélye szükséges. Jogutód nélkül megszűnt szerv vagy szervezeti egység esetén az engedélyt a hivatalvezető, vagy az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jogosult megadni. Iratselejtezés, megsemmisítés és levéltári átadás 136. A földhivatalok irattáraiban legalább ötévenként szabályszerű eljárás keretében le kell selejtezni a lejárt őrzési idejű iratokat. 137. A selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes levéltárat, körzeti földhivatalok esetében az illetékes megyei földhivatalt is értesíteni kell a selejtezés alá vont iratok évköréről a tételszámok megjelölése mellett. 138. Az Irattári Tervben foglaltaktól eltérő, rendkívüli selejtezést végezni tilos. 139. A selejtezés végrehajtását Selejtezési Bizottság irányítja és felügyeli. 140. Az iratselejtezés során a Bizottság - az Irattári Terv alapján - megjelöli az érintett évfolyamokon belül selejtezésre kerülő irattári tételeket és különválogatja azoktól a további megőrzést igénylő, vagy nem selejtezhető iratokat (tételeket). 141. A selejtezési eljárásban a kiselejtezhetőnek minősített iratokat a selejtezés levéltári ellenőrzésének, illetve engedélyezésének megtörténtéig az elhelyezésük rendjében kell ideiglenesen megőrizni. 142. Az iratselejtezés lefolytatásáról 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek az alábbiakat kell tartalmaznia:- mikor, hol, milyen jogszabályi rendelkezések alapján történik az iratselejtezés végrehajtása,- mely évfolyam(ok) iratanyagát érinti a selejtezés,- évfolyamonként mely irattári tételszámok szerinti iratanyag kerül selejtezésre, illetve a kiselejtezett tételekből további őrzésre való visszatartásra,- a selejtezett iratanyag mennyiségét (iratfolyóméterben megadva),- a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét és beosztását,- a selejtezést végző Bizottság elnökének és tagjainak aláírását,- a szerv hivatalos körbélyegzőjének lenyomatát. 143. Az iratselejtezés befejezését követően a Bizottság vezetője a selejtezésről felvett jegyzőkönyv 2 példányát a selejtezés engedélyeztetése céljából megküldi az illetékes levéltár részére, a 3. példány az irattárban marad. 5 A melléklet 131. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg. 6 A melléklet 132. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg. 7 A melléklet 133. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg. 8 A melléklet 134. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg. 9 A melléklet 135. pontja a 16/2009. (XII. 29.) FVM utasítás 1. pontjával megállapított szöveg. (C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó-1413/2008. (FVE 17.) FVM utasítás a földhivatalok egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról Hatályos: 2010.01.01-tói ________________ Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:47)
