Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - Földhivatalok egységes iratkezelési szabályzata; irattári terve. • 2008.10.27 [13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 2008/17.]
115. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, a visszakereshetőség biztosításával kell végezni. 116. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik a közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban télen-nyáron biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55-65%) és a 17-18 °C hőmérsékletet. Az iratok elhelyezésére fémből készült, felületi festékkel bevont állványokat kell használni. 117. Az irattár és térképtár részére átadott iratokat és munkarészeket a felügyeletet ellátó szerv által kiadott szakmai útmutatóban meghatározott feltételekkel és módszerekkel számítógépes adathordozóra is fel lehet vinni. 118. A földhivatal egyes szakrészlegeinek iratanyagát külön-külön is számítógépes adathordozóra lehet felvinni. 119. Az archivált adatokat tartalmazó számítógépes adathordozókat zárható, száraz helyiségben kell tárolni. Az adatok minőségét ötévente ellenőrizni kell. Az adatvesztés elkerülése érdekében szükség esetén gondoskodni kell az adathordozón fellelhető információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról. 120. Elektronikus megoldás esetén az adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös rendszerben kell kezelni. 121. Elektronikus úton tárolt adatok és adatállományok esetén biztosítani kell azok utólagos elolvashatóságát, használatát az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása vagy cseréje esetén is. Ha ez nem megoldható, az elektronikus iratról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan nyilatkozni arról, hogy a másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón tárolt iratokkal. 122. Az irattárba csak az arra felhatalmazott személy(ek) tartózkodhatnak). 123. Irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. 124. Kiadmány nélküli irat csak akkor helyezhető irattárba, ha azt a kiadmányozásra jogosult „Irattárba helyezhető” jelzéssel és aláírással ellátta. 125. Az irat irattárba helyezését megelőzően az iratkezelő köteles azt megvizsgálni, hogy a kiadói utasítás rendelkezései végrehajtásra kerültek-e. Amennyiben hiányosságot tapasztal, úgy köteles annak pótlásáról gondoskodni. Ezt követően az iratkezelő köteles az iktatókönyvben a megfelelő rovatot kitölteni, az iratra (előadóív) az irattárba helyezés időpontját (hó, nap) feljegyezni és azt kézjegyével ellátni. 126. Az irattárban elhelyezett iratokat évfolyamonként, ügykörönként az irattári tételszámok - ezen belül az iktatószámok - emelkedő számsorrendjében kell csoportosítani. Az irattartókon fel kell tüntetni a tárolt iratok évkörét, tétel- és iktatószámát (-tói -ig). 127. A végleges irattárba helyezést megelőzően a nem selejtezhető iratokról el kell távolítani az összeffizésükhöz használt anyagokat (műanyag és fém iratkapcsok, borítók, zsineg stb.) 128. A tárgyévi és az azt megelőző két év iratanyagát lehetőség van átmeneti irattárban elhelyezni. Ebben az esetben az időtartam leteltét követően az iratokat a központi irattár részére át kell adni. 129. Központi irattárba csak lezárt évfolyamú és teljes iratanyagot lehet elhelyezni iktatási segédletekkel és átadási jegyzékekkel együtt. 130. Azokról az iratokról, melyeket a szervezeti egység vagy az ügyintéző visszatart, és az iktatókönyvből nincs kivezetve „Hiányjegyzéket” kell készíteni, majd az iratok leadását követően abból ki kell vezetni. Az iratkölcsönzés rendje, iratkiadás az irattárból (C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó I ‘ ' ' i-1313/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás a földhivatalok egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról Hatályos: 2010.01.01-tól _ _ _______ Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:47)
