Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - Földhivatalok egységes iratkezelési szabályzata; irattári terve. • 2008.10.27 [13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 2008/17.]
59. Az iratvédelem szempontjainak érvényesítése céljából ügyelni kell arra, hogy az esetlegesen hosszabb selejtezési (megőrzési) idejű, vagy „nem selejtezhető” előirat - az újabb irathoz szerelése révén - ne kerülhessen idő előtt kiselejtezésre. Ezért a több ügyiratdarabból álló, véglegesen szerelt ügyirat mindig a leghosszabb megőrzési idő szerinti tételszámot kapja. Szignálás 60. Az iratok szignálását végző vezető az iratra ráírja az ügykörért felelős szervezeti egység vezetője, vagy közvetlenül az ügy intézőjeként kijelölt munkatárs nevét, a szignálás időpontját és a szükségesnek tartott külön utasításokat (határidő, sürgősség stb). 61. A szignálásra történő előkészítés során lehetőség van az ügyintézőnek közvetlenül történő iratátadásra akkor, ha az előzményre utaló hivatkozási szám, az irat tárgya vagy tartalma egyértelműen utal az illetékes ügyintéző személyére, illetve a hivatalvezető az automatikus szignálást engedélyezte. Az automatikus szignálást az arra jogosult vezető felülbírálhatja, vagy módosíthatja. 62. Az iratanyagért a szignálás során utolsóként, vagy az automatikus szignálás során kijelölt ügyintéző felelős. IV. fejezet Az iratok nyilvántartása, iktatása Az iratok iktatása 63. Az iktatás az ügyintézés hiteles dokumentuma. 64. A földhivatalhoz benyújtott, illetve a hivatalból keletkezett iratokat iktatással kell nyilvántartani. 65. Az iratokat a beérkezés napján az iktatóbélyegző lenyomatával kell ellátni, majd iktatni. Ezzel egy időben a tulajdoni lap tartalmát érintő változást eredményező ügyiratokat a tulajdoni lapon széljegyezni kell, az ingatlan-nyilvántartásról szóló 1997. évi CXLIV. tv. 48. § (1) és (2) bekezdésében foglaltak szerint. 66. Az ingatlan-nyilvántartási iratok iktatását a kérelemből, adatváltozás esetén a bejelentésből kell elvégezni. Ennek során ki kell tölteni a széljegyzéshez szükséges adatokat is. A széljegyzés megtörténtét az ügyiratra fel kell jegyezni. Amennyiben az érintett ingatlan nem állapítható meg, a széljegyzés elmaradását és annak okát az ügyiraton fel kell tüntetni, majd szignálni kell. 67. Főszámon iktatott iratot széljegyezni csak egy alkalommal lehet. A beadványhoz alszámon, vagy a következő évben főszámon iktatott további beadványok széljegyzését nem szabad ismét elvégezni, mivel a rangsort az eredeti érkezési idő biztosítja. 68. Az ugyanarra az ingatlanra vagy bejegyzésre vonatkozó, egyidejűleg érkezett ingatlan-nyilvántartási beadványokon és az iktatókönyvekben az egyidejű érkezésre utalással kölcsönösen fel kell tüntetni annak a beadványnak az iktatószámát, amellyel egyidejűleg érkezett. Egyidejűleg érkezettnek kell tekinteni azokat a beadványokat, melyek postai úton egyszerre érkeznek, egyszerre kézbesítenek. 69. Az iratnyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az ügyintézés folyamán bármikor kétséget kizáróan megállapítható legyen:- az irat érkezésének, a földhivatalnál keletkezett irat esetében a keletkezésének pontos időpontja,- az intézkedésre jogosult ügyintéző neve,- az irat tárgya,- az elintézés módja, ideje,- a kezelési feljegyzések,- az irat pillanatnyi holléte.-713/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás a földhivatalok egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról Hatályos: 2010.01.01-tól _____________ _____________________________________________ Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:47) ( C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
