Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - Földhivatalok egységes iratkezelési szabályzata; irattári terve. • 2008.10.27 [13/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 2008/17.]
70. Az iktatás évente megnyitott elektronikus iktatókönyvben történik, alszámokra tagolódó sorszámos (főszámos) iktatással. Egy sorszámhoz korlátlan mennyiségű alszám tartozhat. Egy ügyben, de ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. 71. Az előző pont alól kivételt képez a fellebbezés és bírósági jogorvoslati kérelem, melyeket mindig önálló főszámra kell iktatni. 72. Az iktatószám formátuma:- főszám/alszám/év, ahol az évszám az aktuális év négy számjegye. 73. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:- nem szigorú számadású bizonylatokat,- meghívókat,- bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,- pénzügyi bizonylatokat és számlákat,- munkaügyi nyilvántartásokat,- anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat. 74. Az iktatás minden év január 1-jén kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számsorrendben folytatódik. 75. Az iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket, és iktatási segédleteket kell használni, melyeket a naptári év végén le kell zárni. Biztosítani kell, hogy zárás után az adott évre az elektronikus nyilvántartásba több iratot ne lehessen iktatni. 76. Az iktatási adatbázis biztonsági mentésére, vagy más adathordozóra történő mentésére az adott évben utolsóként nyilvántartásba vett irat iktatását követően intézkedni kell. 77. Az iratnyilvántartásnak kötelezően tartalmazni kell a következő adatokat:-iktatószám,- iktatás időpontja,- érkezési sorszám,- a küldemény érkezésének időpontja, módja,- könyvelt postai küldemények azonosítója, ha van (a megjegyzés rovatban),- a küldemény elküldésének időpontja, módja,- a küldemény adathordozójának típusa (papír, elektronikus), adathordozója,- küldő megnevezése és azonosító adatai,- címzett megnevezése és azonosító adatai,- érkezett irat nyilvántartási száma (idegen szám),- mellékletek száma,- ügyintéző szervezeti egység és személy neve,- az irat tárgya,- elő- és utóiratok iktatószáma,- kezelési feljegyzések,- ügyintézési határidő, végrehajtás időpontja,- irattári tételszám,- irattárba helyezés időpontja. 78. Az iratnyilvántartás vezetése során a papír alapú iktatási segédletekben (különösen: kézbesítő könyvek, formanyomtatványok), illetve az előadói íveken tévesen feljegyzett adatokat kizárólag a téves adat áthúzásával, az eredeti bejegyzés olvashatóságának megtartásával lehet módosítani oly módon, hogy a javítást végző személy az áthúzás mellett elhelyezi kézjegyét és a dátumot. Az elektronikus iktatókönyvben a tévesen iktatott tételt csak stomózni (tévessé nyilvánítani) szabad, ennek tényét ezzel egy időben naplózni kell úgy, hogy mind az eredeti, mind a módosított adatok rögzítésre kerüljenek. 79. Az iktatandó eredeti iratot és a mellékelt okiratok valamennyi példányát el kell látni az iktatóbélyegző lenyomatával, rovatait ki kell tölteni, különös tekintettel az eredeti okiratra és vázrajzra. 80. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:- a szerv nevét és székhelyét,-813/2008. (FVÉ 17.) FVM utasítás a földhivatalok egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról Hatályos: 2010.01.01-tól ____________________________________________________________ Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:47) ( C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
