Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - A földművelési és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzata, irattári tervei: földhivatal, növény-egészségügy és talajvédelem, állat-egészségügy és élelmiszer-ellenőrzés, minősítő intézetek, erdészet. • 1999.06.13 [3/1999. (FVM. É. 8.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 1999/8.]
V. fejezet Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában 16. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) és az előadói munkakönyv használata 16.1. A kezelő az érkezett iratokat az ügyintézők kijelölése (szignálás) végett köteles a vezetőhöz, illetve az általa ezzel megbízotthoz továbbítani. A soron kívül iktatott ügyiratokat azonnal, a többieket pedig lehetőleg még aznap, de legkésőbb a következő munkanap hivatalos óráinak kezdetén kell szignálásra bemutatni. 16.1.1. Ha a küldemények felbontásának jogát a vezető magának tartotta fenn, a bontással egyidejűleg - még az iktatás előtt - ki kell jelölnie az ügyintézőt, illetve az ügyintéző szervezeti egységet. 16.1.2. Eltérő rendelkezés hiányában nem kell továbbítani az iratokat a vezetőhöz vagy az általa megbízotthoz, ha az ügyintéző kijelölése az előirat alapján már megtörtént. Ilyen esetben a kezelő jelöli meg az ügyintézőt az ügyiraton. 16.1.3. Elektronikus iratforgalom esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez (pl. előadóhoz) érkezett, az iktatásra illetékes kezelőhöz kell irányítani. A kezelő, ha az érkezett irat előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezetőnek szignálásra bemutatni. 16.2. Az irat szignálására jogosult:- kijelöli az ügyintézőt (hivatali egységet vagy részleget, illetve személyt),- közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az előadói ívre vagy az iratra és aláírja. 16.3. A kezelő vagy az ügyintéző az iratot szignálás és iktatás után beírja az ügyintézők részére rendszeresített előadói munkakönyvbe (C. Sz. Ny. 5230-58. r. sz.). 16.4. A vezető rendelkezése szerint történik az előadói munkakönyvek hóvégi lezárása. Ennek tükröznie kell az előző havi hátralékot, a tárgyhóban érkezett ügyiratok számát, a 30 napon túli ügyintézés és az elintézett iratok számát, az ügyintéző és a vezető aláírását. 16.5. A tárgyévet követően a lezárt munkakönyvét az ügyintéző őrzi. Munkakör átadása, illetve munka- vagy köztisztviselői viszonya megszűnése esetén munkakönyveit átadja vezetőjének vagy a már kijelölt utódjának. 17. Az iratok belső irányítása és továbbítása 17.1. Ha az adott ügy elintézéséhez a közigazgatási szervezet más részlegének (osztály, munkatárs) előzetes véleménye, állásfoglalása szükséges, ennek megszerzése érdekében az érintett(ek)hez „Belső irányítással” kell az iratot megküldeni. Az erre vonatkozó utasítást (aláírással és dátummal) az iraton, vagy az előadói ív felzetén kell eszközölni. Ugyanezen rendszerben kell továbbítani - a tájékoztatás vagy további intézkedés megtétele végett - a kiadmányozott és „Elhelyezés előtt” jelzéssel ellátott iratokat is. Az egyes részlegek tehát az adott ügy iratán(ában) dokumentálják az azzal kapcsolatos véleményüket, állásfoglalásukat, vagy tudomásulvételüket, az ezen kívüli külön levelezés tilos. 17.2. Más részleghez csak azokat az iratokat továbbíthatja a kezelő, amelyeket az illetékes vezető, vagy az erre felhatalmazott ügyintéző „F” (fiatolás) jelzéssel és aláírással ellátott. Ennek hiányában az ilyen iratot továbbítani nem szabad. 17.3. Az iratokat általában - a sürgős és soron kívüli esetek kivételével - a kezelő közreműködésével kell az érdekelt részleghez, munkatárshoz továbbítani. A sürgős vagy soron kívüli ügyintézést igénylő iratot az ügyintéző közvetlenül is átadhatja az érdekelt(ek) részére, erről azonban a kezelőt mielőbb tájékoztatni kell, aki a továbbítás tényét az iktatókönyvbe bejegyzi. 17.4. Az előzőek szerint átirányításra került iratok visszaérkezésének napját az iktatókönyvbe be kell jegyezni. Ezt követően a visszaérkezett iratot az ügyintézőnek - kézbesítőkönyvben aláírással történő elismertetés mellett - át kell adni. 18. Az intézkedések módozatai és tevékenységei 18.1. Az intézkedés módozatai 18.1.1. Az intézkedés történhet:- az irat eredetben való továbbításával,- továbbítással rövid úton, visszavárólag,- láttamozással,- láttamozás révén, határidős vagy végleges irattárba helyezéssel, vagy- írásbeli intézkedéstervezet kiadmánya, illetve tisztázata útján. 18.1.2. Az ügyintézés során felmerülő közbenső intézkedéseket írásban kell megtenni:- ha a címzettnek a közbenső intézkedések alapján kötelezettségei adódnak,- az azok az ügy érdemi elintézéséhez szükséges vélemény, állásfoglalás kérésére, illetve adására irányulnak. 18.2.1. Az írásbeli intézkedés tervezetét a kijelölt ügyintéző készíti el. 18.2.1. Az intézkedéstervezet készülhet:- előadói íven,- sokszorosított nyomtatványon (előnyomott formában),- tisztázati és egyidejűleg készülő irattári példányokon,- elektronikus úton. 18.2.2. Olyan intézkedésnél, amelyet külső szervezetekkel, vagy társrészlegekkel folytatott tárgyalás, vagy egyéb körülmények tisztázása előzött meg, amelyre bizonyos tényállás szolgáltatott okot, továbbá, amely magyarázatot igényel, a fogalmazványon (előadói íven) az intézkedést megelőzően ún. „Vótum”-ot kell készíteni. Ebben a megelőző tárgyalás-93/1999. (FVM 8.) FVM utasítás A földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzatáról Közlönyállapot, hatályos: 1999.06.12-tól 2009.01.01-ig _________________ __ ___ Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:43) ( C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
