Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar
Kereskedelem - Az iratkezelés szabályozásáról. Melléklet:mintaszabályzat és irattári terv. • 1971.08.24 [12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. sz. utasítás = Kereskedelmi Értesítő 1971/25.]
előiratokat, utóiratokat, kapcsolatos iratokat és az egyúttal elintézett ügyiratokat is tartalmazza. Az ügyiratokat a lehetőséghez képest úgy kell összeállítani, hogy az könyvszerűen lapozható, olvasható legyen. Kívánatos, hogy az így kialakított ügyiratokat borítólapban helyezzék el és kezeljék. Mutatózás Az iratok mutatózását a nyilvántartásbavétel befejezése után vagy a nyilvántartásba vétellel együtt kell elvégezni. Nem kell mutatót vezetni azoknál a szerveknél, vagy decentralizált ügykezelés esetén azoknál a szervezeti egységeknél, ahol az évi ügyiratforgalom nem haladja meg a 2000 ügyiratot. Kötelező azonban a mutató készítése azoknál a nagy ügyforgalmú és központosított ügykezelésű szerveknél, ahol a nyilvántartásba vételt több dolgozó végzi. Az idegen számmutató vezetése akkor célszerű, ha a szervhez idegen szervektől rendszeresen és nagyobb számban érkezik ügyirat. Iratok átadása Szabályozni kell, különösen a nagyobb ügyforgalmú és a központosított ügykezelésű szerveknél az iratok átadásának rendjét. Az iratokat a nyilvántartásba vételtől kezdve átadókönyweL munkakönyvvel, aláírás mellett lehet csak átadni. A kezelőirodától a szervezeti egységbe az ügyintézőhöz való eljuttatása az ügyiratnak csak meghatározott rend szerint történhet. Nyilván kell tartani az ún. átfutó iratokat is, amelyeket véleményezés vagy láttemozás céljából kapnak a szervezeti egységek. •i IV. Ügyintézés s Ügyintéző kijelölése A szervezeti egységek vezetőinek feladata az ügyiratoknak az egyes ügyintézőre való szignálása. A szignálásnál a vezetőnek mérlegelni kell, hogy a szerv, illetve a szervezeti egység illetékes-e, hatáskörébe tartozik-e az ügy elintézése és az melyik ügyintéző ügykörébe tartozik. A szignálásnál figyelembe kell venni, hogy az ügy előzménye esetén ki volt az ügyintéző; nincs-e összeférhetetlenség az ügy természete és az ügyintéző között; ki legyen az ügyintézésre hivatott akkor, ha több ügyintéző, esetleg szervezeti egység érdekelt az ügyben; vagy ha az illetékes ügyintéző valamely oknál fogva távol viaji. A szignálásnál a vezetőnek módja van arra, hogy az ügy elintézésénél követendő különleges eljárásra (sürgősség, határidő, elintézés módja stb.) utasítást adjon. Ügyintéző feladata Részletesen meg kell határozni az ügyintéző iratkezelési feladatait. Az ügyintéző köteles az átvett ügyiratokat ellenőrizni, azokat a legrövidebb időn belül áttanulmányozni, az érdemi elintézésre a szükséges teendőket elvégezni és a szignáláskor jelölt esetleges utasításokat megtartani. Szabályozni kell az intézkedés-tervezet alaki, formai kellékeit. (Tárgy; hivatkozási szám jelzése, mellékletek, cím és kelet feltüntetése stb.) Az iratkezelő és a leíró utasítására (a mellékletek csatolására és az egyéb szükséges tennivalókra, a továbbítás módjára, idejére stb.), a leírással kapcsolatos teendőkre (hány példányban írandó, milyen alakban készítendő) egységes rendelkezéseket kell alkalmazni. Meg kell határozni, hogy ki köteles a selejtezési határidőt jelölni, illetőleg a további intézkedéshez szükséges határidőt feltüntetni és elintézés után az iraton az irattári terv szerinti tételszámot feljegyezni. Kiadmányozás Meg kell határozni, hogy a szerveknél a kiadmányozási jogkört ki gyakorolja. Részletesen szabályozni kell, hogy az egyes iratfajtákat kiadmányozás céljából kinek kell bemutatni. A szervek vezetőinek írásban kell közölni a kiadmányozásra felruházott vezetőkkel és ügyintézőkkel a kiadmányozás körét, esetleg az ügyek értékhatárát, illetőleg a kiadmányozási jog határidejét. V. Irattárba helyezés, irattári kezelés Irattárba helyezni csak olyan határidő kitűzése nélkül kiadmányozott ügyiratot szabad, amelynek tisztázatait már továbbították, illetve amelynek irattározására írásbeli utasítást, vagy amelyben kiadmányozás után, láttemozás után érdemi intézkedést nem igénylő választ adtak. Elő kell írni, hogy az ügyiratot irattárba helyezés előtt az iratkezelő vagy ezzel megbízott dolgozó köteles abból a szempontból áWizsgálni, hogy eleget tettek-e a kezelői utasításoknak; volt-e az ügyirat a megjelölt valamennyi szervnél, szervezeti egységnél; együtt vannak-e a hozzátartozó mellékletek, előiratok; nincs-e a csatolt ügyirat mellett elintézetlen ügydarab; az iraton feltüntették-e az irattári tételszámot. Elő kell írni, hogy a vizsgálat során az ügyirathoz szorosan nem tartozó, ahhoz csak tájékoztatás céljából csatolt ügyiratokat válasszák le és tegyék az ügyiratokat eredeti helyükre. Egységesen kell szabályozni, hogy miként történjék az irattárba helyezés feljegyzése a nyilvántartásba és az irattári tétel számának az ügyiratra való feljegyzése. . :
