Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Kereskedelem - Az iratkezelés szabályozásáról. Melléklet:mintaszabályzat és irattári terv. • 1971.08.24 [12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. sz. utasítás = Kereskedelmi Értesítő 1971/25.]

Irattáron belüli csoportosítás Az irattárba helyezés azt jelenti, hogy az ügyirat az irattár rendjének megfelelő helyre került. Az irattári rendnek a szerv szervezeti felépítését kell követnie és az ügyiratot az-, irattári terv szerint kell csoportosítani. Az irattári tételen belül az irat nyilvántartás rendjének megfelelően alapszámok, lajstromszámok, iktatószámok stb. sorrendjében célszerű az egyes iratokat elhelyezni. Irattári anyag használata Meg kell határozni, miként lehet az iratot az irattárból kikérni (csak az irattáros közbejöttével és átvételi elismervény ellenében, meghatározott időre); az érdeklődőknek milyen adatokat lehet betekintésre, vagy másolatok formájában rendelkezésre bocsátani; idegenek milyen körülmények között tartózkodhatnak az irattárban stb. Az irattár napi munkája Szabályozni kell, hogy az irattár miként áll a szerv ügyvitelének rendelkezésére, miként látja el napi feladatát. Meg kell határozni az irattár feladatát, a határidős ügyiratok kezelésénél; az elintézetlen ügyiratok kimutatásánál; a rendkívüli úton, vagy láttamozás céljából más szervhez elküldött, de időben vissza nem érkezett iratok yisszasürgetése esetében. Irattári jegyzék Kötelezővé kell tenni az irattári jegyzék készítését. Az irattári jegyzékben fel kell tüntetni az irat helyét, tételszámát, szervezeti egység jelét, évszámot, a nyilvántartási számot stb. Az irattári jegyzék alapján kell átadni a későbbiek folyamán az iratokat, azok nyilvántartását és segédleteit, esetleg a központi irattárnak vagy további őrzésre az illetékes levéltárnak. VI. Iratok selejtezése, levéltárba adása Iratok selejtezése Részletesen kell szabályozni az iratok selejtezésének módját. Az irattár anyagát — legalább 5 évenként egyszer — selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az irattári tételeket, amelyek kiselejtezhetők, amelyeknek az irattári terv szerinti őrzési idejük lejárt. Ügyelni kell arra, hogy a kiselejtezhető iratokból kiemeljék azokat az iratokat, amelyek más tulajdonát képezik. Meg kell határozni ezeknek az iratoknak a tulajdonos részére való átadásának módját. Az iratselejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek a következőket kell tartalmaznia: — szerv megnevezése, — mikor történt a selejtezés, — melyik tételeket selejtezték — melyik iratokat tartották vissza a kiselejtezett tételekből, — selejtezett iratanyag mennyiségte (kg), — kik vetek részt a selejtezésben, — kik ellenőrizték a selejtezést. Az irat selejtezését az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. A selejtezett iratokat csak az illetékes levéltár jóváhagyása (a jegyzőkönyvbe vezetett jóváhagyási záradék kézhezvétele) után saabad értékesíteni. Iratok levéltárba való átadása Az illetékes levéltár a ki nem selejtezhető iratokat 15 évi őrzés után, de 5 évenként egy alkalommal veszi át a szerv és az illetékes levéltár vezetőjének előzetes megállapodása szerinti idődontban. A levéltárnak átadott iratanyagról részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek a következő adatokat kell tartalmaznia: — a szerv és szervezeti egység neVe, — az átadásra kerülő iratok éve (évköre), — a tárolási eszközök (csomag, doboz) számának egyenkénti felsorolása, — a tárolási eszközökben levő iratok tételszámának felsorolása és a tételek megnevezése, — az egyes tételekben elhelyezendő iratok nyüvántartási számköre. A levéltárnak csak teljesen lezárt évfolyamú iratanyagot szabad átadni. A szerv visszatarthat magának egyes olyan ügyiratokat, amelyek az ügyvitelhez szükségesek. Ezekről az iratokról részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek egyik példányát az illetékes levéltárnak kell átadni. Levéltár feladata A szerv irataiiíak védelmét és iratkezelésének rendjét — az iratkezelési szabályzat és irattári terv alapján — az illetékes levéltár ellenőrzi. Az illetékes levéltár az ellenőrzés során észlelt hiányosságokról a szerv vezetőjét értesíti. Ha a szerv vezetője a hiányosságok megszüntetéséről nem gondoskodik, az illetékes levéltár a művelődésügyi miniszternek tesz jelentést. Az illetékes levéltár megtagadhatja az olyan irattári anyag átvételét, amely indokolt véleménye szerint nem felel meg a rendelkezéseknek. Vita esetén az átadó szerv felügyeleti szervének meghallgatásával a művelődésügyi miniszter dönt.