Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

küldő adatait, az ügy tárgyát és az ügyintéző nevét (nevének jelzését). (2) Az iktatás keltét a sorszám alatt levő négyzetekbe kell bejegyezni, vízszintes sorrendben. Az iktatás hónapját római, napját pedig arab számmal kell megjelölni. ,,A beküldő neve'' rovatba, ha az iratot magánszemély nyújtotta be (akkor is, ha képviseletében, az 1957. évi IV. tv. 15. § (1) bekezdése szerinti meghatalmazott jár el), a „fél" szócskát, minden más esetben a beküldő szerv nevét (nevének közismert rövidítését), ha pedig az intézkedést hivatalból kezdeményezik, a „H" rövidítést kell beírni. A következő rovatba a küldemény számát vagy jelzését kell bejegyezni. (3) Az ügy tárgyát csak egyszer, mégpedig a sorszámra bejegyzett első irat iktatásánál kell a „Név, hely, tárgy" rovatba (a továbbiakban: tárgyrovat) — szükség esetén az összes előnyomott sor felhasználásával — rövid, de érthető szöveggel beírni. A bejegyzés csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat, illetőleg az ügyben érdekelt nevén kívül csak a legszükségesebb szöveget tartalmazhatja, A magánszemély neve után a lakcímét (a lakhelyét) is be kell jegyezni. A tárgyrovatba írt szöveget a névvel, illetőleg a tárgy lényegét legjobban kifejező szóval (vezérszó, címszó) kell kezdeni, és ezt aláhúzással vagy nagyobb alakú betűkkel ki kell emelni. A tárgyat lehetőleg a küldeményen feltüntetett tárgyszöveggel azonosan kell bejegyezni, ha azonban a feltüntetett szöveg az ügy lényegét nem, vagy nem teljesen fejezi ki, vagy tárgyszöveg .eltüntetve nincs, a kezelő köteles az iratból megállapítani annak tárgyát. Ha a küldemény több — esetleg egymással össze nem függő — témát érint, a tárgy szövegében mindegyik témát jellemző szót fel kell tüntetni. Ha az ügyben olyan sok ügyfél szerepel, hogy az összes név felsorolását a rovat nem teszi lehetővé, az első név feltüntetése után az „és társai" megjelölést kell alkalmazni. (4) Alszámra történő iktatás esetén (2., 3., 4. beérkezés) a tárgyrovatba újabb bejegyzést írni nem kell. Ha az ügy tárgya az újabb beérkező irat alapján megváltozik, vagy jelentős mértékben kiegészül, az ügyiratot új sorszám alá kell beiktatni, s az előző iratokat csatolni kell (12. §). 11. § Az ügyintéző bejegyzése Az ügyintézőt — ha az eljárás során személyi változás nem. történik — csak a sorszám első felhasználása alkalmával kell bejegyezni. 12. § Az ügyiratok csatolása (1) Ha az ügyben a végrehajtó bizottságnál akár a folyó évben, akár az előző években iktattak már iratot, azt csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz (utóirathoz). (2) Az év folyamán azonos sorszám egymást követő alszámaira iktatott ügyiratok csatolása alkalmával az előző alszámú irat irattárba (21. §), vagy határidős nyilvántartásba (20. §) helyezésére vonatkozó feljegyzést át kell húzni. Ha az ügyiratok csatolására egyéb esetben [pl. 9. § (2) bekezdés szerint] van szükség, vagy a folyó évet megelőző évben iktatott ügyiratot kell csatolni, a csatolt ügyirat sorszámánál a „kezelési feljegyzések" rovatba be kell írni, hogy azt milyen számú ügyirathoz csatolták (pl. „lásd 765/1964. sz. a."), az utóirat sorszámának „kezelési feljegyzések" rovatába pedig a csatolt irat iktatószámát kell bejegyezni (pl. csat. 937/1963. sz.). Ezután az iratokat, össze kell szerelni és ennek igazolására az utóbbi példához hasonló szövegel; kell az utóiratra feljegyezni. (3) Alszámra iktatott iratot csak abban az esetben lehet más sorszámra iktatott irathoz csatolni, ha a bejegyzés tévedésből történt. Ez esetben a téves iktatás megsemmisítésének szabályai szerint az egész alszámbejegyzést egy vonallal át kell húzni és a „kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni, hogy az iratot mely számra iktatták át. Az újraiktatás kelteként azt a napol kell megjelölni, melyen az átiktatás történt. (4) Ha az ügyirat, még nincs az irattárban vagy a határidős nyilvántartásban, vagypedig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az irat hol található és mióta van a jelzett helyen (pl. 802—2/1964. előadónál IV. 11.). 13. § Mutatózás (1) Az iktatott ügyiratokat általában évenként az iratforgalomnak megfelelő méretű, újonnan nyitott, bekötött, regiszteres (betűbeosztásos) neves tárgymutatókönyvbe kell mutatózni. (2) A név- és tárgymutatókönyvbe az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetőleg kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgyrovatban több név, hely vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni kell. Akkor is mutatózni kell az összes ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgyrovatában az egyik ügyfél neve után a további ügyfeleket, „és társai" bejegyzéssel jelölték. Ugyancsak több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben több olyan szó (vezérszó) van, mely az ügy lényegét meghatározza (pl. ERDŐ és LEGELŐ gazdálkodás). (3) Mutatózni az iktatás napján kell, annak megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett kell jelezni. Ha az iktatókönyv tárgyrovatában a több ügyfelet , és társai" bejegyzéssel jelölik, ak* kor az iktatással egyidejűleg kell mutatózni.