Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

(7) A küldemények postai továbbítása esetén az alábbi hitelesített feladókönyveket kell használni: a) közönséges (expressz) levél postai küldemények feladókönyve; b) ajánlott (expressz ajánlott) levél postai küldemények feladókonyve; c) egyéb küldemények (csomag, utalvány, távIrat stb.) feladókönyve. (8) A postai feladókönyvekbe a közönséges küldeményeket csak a darabszám megjelölésével; a többi küldeményt pedig egyenként kell bejegyezni. (9) A csomagok, utalványok és táviratok díját a kezelő az erre a célra szolgáló előlegből fedezi. 18. § Visszaérkezett küldemények (1) A visszaérkezett, egyenként bejegyzett küldemények folyószámát a feladókönyvben feltűnően be kell keretezni, és a „megjegyzés" hasábban fel kell tüntetni a visszaérkezés napját. (2) A kezelő köteles a visszaérkezett küldeményt és a vonatkozó ügyiratot soronkívül bemutatni az ügyintézőnek. A küldemény ismételt kézbesítésének megkísérlését a 17. § (4) bekezdésben előírt módon; a korábbi feljegyzést követően fel kell tüntetni. Ha a küldemény — az ügyintéző által megállapítottan — cím hiánya vagy egyéb ok (pl. az ügyfél halála) miatt nem kézbesíthető, a borítékra fel kell jegyezni a kézbesítés elmaradásának okát éís a feljegyzés keltél, majd a kiadványt borítékával együtt irattárba kell tenni. Az ismételten megkísérelt kézbesítés során a kiadványon feltüntetett esetleges határidőt módosítani kell, majd a „kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni az újabb postára adás keltét. (3) A kézbesítés után visszaérkezett tértivevényt iktatás nélkül az ügyirathoz kell csatolni. V. FEJEZET EGYÉB BEJEGYZÉSEK AZ IKTATÓKÖNYVBE IRATTÁRI KEZELÉS 19. § Kezelési feljegyzések (1) Az iktatókönyv „kezelési feljegyzések" rovatába csak a legszükségesebb feljegyzéseket szabad bejegyezni. Ilyenek pl.: a csatolás jelzése és az ügyirat eredetben történő elküdését jelző utalás (Ér. félnek, járásbíróságnak VII. 18-án). (2) A „kezelési feljegyzések" rovatban piros színű íronnal „P", ,,KB" betűk bejegyzésével kell jelezni a panaszbeadványokat, illetőleg a közérdekű bejelentéseket. 20. §. Határidő nyilvántartás (1) A határidős kezelésre vonatkozóan az ügyiraton előírt időpontot az iktatókönyv ..Határidő" rovatába a kitűzött hónap é.s nap feltüntetésével grafit ceruzával kell bejegyezni. (2) A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, határidős irattartókban, számuk sorrendjében kell kezelni. (3) Ha a válasz a kitűzött határidőre, vagy a határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügyiratok közül ki kell emelni és a határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv „Határidő" rovatában törölni kell. A továbbiakban az általános szabályok szerint kell az ügyiratokat az ügyintézőhöz továbbítani. 21. §. Irattár (1) Irattárba helyezni csak határidő kitűzése nélkül kiadmányozott olyan ügyiratot szabad, amelynek kiadmányait már továbbították és ezt az ügyiraton feltüntették, illetőleg, amelynek irattározására írásbeli utasítást adtak (pl. Tudomásulvéve, irattár! ... név ... hó ... nap). (2) Irattárba helyezés előtt a kezelő köteles az ügyiratot, átvizsgálni abból a szempontból, hogy a kezelési szabályoknak megfelelő módon eleget tett-e; az esetleges mulasztást pótolni kell. (3) Az irattárbahelyezést az iktatókönyv „Irattárba helyezés ideje" rovatában a hónap és nap bejegyzésével fel kell tüntetni. A hónapot római számmal kell jelölni. (4) Az ügyiratokat a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő napon irattárba kell tenni. (5) Az ügyiratokat az irattárban a számok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni. Az egy ügyre vonatkozó iratokat hosszirányban összehajtott (fraktúr) formában, két fedőlemez között kialakított iratkötegekben kell tárolni. Az iratkötegeket úgy kell kialakítani, hogy a két fedőlemez között levő iratok vastagsága lehetőleg ne haladja meg a 20 cm-t. A felső fedőlemezen fel kell tüntetni a végrehajtó bizottság nevét, az iratok keletkezésének évszámát, valamint a kötegben levő ügyiratok kezdő és végső iktatószámát. 22. §. Az ügyiratok kiadása az irattárból (1) Az ügyintézők általában sem a ' határidős, sem a már véglegcsen elintézett, tudomásulvett,