Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

irattárba helyezhető iratokat nem tarthatják maguknál. Ha egyes iratok (pl. felsőbb rendelkesések, elvi állásfoglalások) visszatartása a napi munka érdekében indokolt, az iratról ügyirai•pótló-lapot kell készíteni. Az ügyiratpótló-lap a következő adatokat tartalmazza: — az ügyirat száma, — az ügyirat tárgya, — az ügyintéző neve és beosztása, — az átvétel (visszatartás) hónapja és napja, — a visszaadásra (leadásra) megjelölt határidő (2) A visszatartott ügyiratról készített ügyiratpótló-lapot a megjelölt határidő szerint vagy — időpont megjelölése híján — az év végére a határidős nyilvántartásba kell tenni. Az iktatókönyv határidő rovatába az ügyirat leadásának várható időpontját kell feljegyezni. A visszatartott ügyiratokat az iktatási év végén le kell adni, tehát a visszaadásra a következő évre áthúzódó határidőt megjelölni nem lehet. (3) Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra és általában csak 15 napra szabad kiadni. Az ügyirat visszaadását a határidő letelte után, de legkésőbb 30 nap elteltével sürgetni kell. (4) Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótlólapot kell készíteni, melyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló-lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. (5) Nem kell az irat helyére ügyiratpótló-lapot tenni, ha az iratot más, pl. a következő évben beérkezett ügyirathoz véglegesen csatolják. 23. §. Másolat, jegyzet készítése, betekintés az iratokba (1) A kiadmányozás megtörténte után az ügy iratairól hiteles másolat készítésére és kiadására a végrehajtó bizottság elnöke vagy titkára adhat engedélyt, és az engedély megadását az irattári példányra fel kell jegyeznie. A hiteles másolat elkészítéséről, valamint a másolati illeték lerovatásáról a kezelő gondoskodik. A hiteles másolatot ,,A másolat hiteles" szavakkal, keltezéssel és aláírással a végrehajtó bizottság elnöke vagy titkára hitelesíti. (2) Az ügyfél, illetőleg képviselője vagy az a személy (szerv képviselője), aki érdekeltségét hitelt érdemlően igazolja, az ügyintéző jelenlétében az iratokba betekinthet és a megtekintésre átadható bármely iratról másolatot, il'etőleg jegyzetet készíthet (1957. évi IV. tv. 36. §). VI. FLJEZET E : Y EB 1RATKEZELESI FELADATOK 24 §. Iraték kezelése a hivatali szerv megszűnése esetében (1) A hivatali szerv megszűnése esetében az el nem intézett, illetőleg a folyamatban levő ügyek iratait jegyzék kíséretében át kell adni a jogutód szervnek. Az iratokkal együtt átvett iktatókönyvek megfelelő sorszámainak „kezelési feljegyzések" rovatában az átadás tényét fel kell tüntetni, az irattári rovatot pedig egy vonallal át kell húzni. (2) Az átadott iratokat a jogutód szerv iktatókönyvébe az átvételt követő öt napon belül egymást megszakítatlan sorrendben követő iktatószámokra be kell iktat i. A „kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni az átadó szerv nevét és az irat eredeti iktatószámát. (3) A megszűnt szerv irattárát is a jogutód szerv veszi át és azt a saját irataival együtt mindaddig őrzi, míg az iratok további sorsáról az illetékes járási tanács végrehajtó bizottsága nem rendelkezik. 25. §. Hivatal, munkakör átadás 1 (1) A végrehajtó bizottság elnökének, vagy titkárának hivatalátadása esetén az arról felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatási számot és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot. (2) Az ügyintézői munkakör átadása esetén az ügyintéző az iratokkal a munkanaplója alapján számol el. A végrehajtó bizottságtól eltávozó ügyintéző munkanaplóját be kell vonni. Ha a végrehajtó bizottságnál munkanaplót nem használnak, az ügyintézői munkakör átadását is jegyzőkönyvbe kell foglalni. 26. §. Az iktató- és segédkönyvek hitelesítése i Az iktató- és egyéb segédkönyveket hitelesítés céljából oldalszámozni kell. Ha bekötött iktatókönyv nem áll rendelkezésre, az egyes lapokat össze kell fűzni. A hitelesítést a következő szöveggel kell a fedőlapra rávezetni: „A községi tanács vb könyve számozott oldalt tartalmaz." A hitelesítést, keltezéssel, a végrehajtó bizottság titkárának aláírásával és hivatalos bélyegzővel kell ellátni. Az iktató- és a különböző segédkönyvek külső borítólapján, valamint az első számozott oldalának felső részén fel kell tüntetni a szerv nevét, a kötet címét és évszámát.