Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

külön-külön beiktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni és csak a gyűjtőívet kell az első jelentés beérkezésekor beiktatni az ügy soron következő alszámára. Az így kezelt jelentéseken az iktatószámot törni kell a gyüjtőív f olyószámával. Az ügyirat bemutatására kitűzött határnapon a beérkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyintézőhöz kell eljuttatni. (2) A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől jelentéseknek érkezniük kell. 12. §. Előirat, utóirat (1) Az irat beiktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az ügynek a folyó évben előzőleg beérkezett irata (előirat). Ha van, az újonnan érkező ügyiratot (utóirat) — a (2) bekezdésben szabályozott kivétellel — nem szabad új sorszámra iktatni, hanem a sorszám következő alszáma alatt kell a beérkezést feljegyezni. Pia az ügynek csak a folyó évet megelőzően volt előzménye, vagy ha előzmény egyáltalán nincs, az iratot új sorszámra kell beiktatni. (2) Egy ügyben négy-hat ízben iktatható be irat úgy, hogy az ügy sorszáma nem változik. Azt, hogy négy vagy hat alszám iktatására alkalmas nyomtatványt kell a szakigazgatási szervnél használni, a gyakorlati tapasztalatok alapján az igazgatási osztályvezető állapítja meg. Ha ötödik (hetedik) irat érkezik, azt új sorszámra kell beiktatni és az előző számon érkezett iratokat a 15. §-ban meghatározott módon az új sorszámra beiktatott irathoz kell csatolni. Ugyanígy kell eljárni, ha a második, illetőleg további iktatószám alszámai is felhasználásra kerültek. 13. §. Az iktatáshoz szükséges adatok bejegyzése (1) Az irat iktatása során az iktatókönyvbe be kell jegyezni a sorszámot, az iktatás idejét, a beküldő adatait, az ügy tárgyát és — ha az ügyintéző kijelölése előzőleg már megtörtént — az ügyintéző nevét (nevének jelzését). (2) Az iktatás keltét a sorszám alatt levő négyzetekbe kell bejegyezni, vízszintes sorrendben. Áz iktatás hónapját római, napját pedig arab számmal kell megjelölni. „A beküldő neve" rovatba, ha az iratot magánszemély nyújtotta be [akkor is, ha képviseletében az 1957. évi IV. tv. 15. § (1) bekezdése szerinti meghatalmazott jár el], a „fél" szócskát, minden más esetben a beküldő szerv nevét (nevének közismert rövidítését), ha pedig az intézkedést hivatalból kezdeményezik, a „H" rövidítést kell beírni. A következő rovatba a küldemény számát vagy jelzését kell bejegyezni. (3) Az ügy tárgyát csak egyszer, mégpedig a sorszámra bejegyzett első irat iktatásánál kell a „Név, hely, tárgy" rovatba (a továbbiakban: tárgyrovat) — szükség esetén az összes előnyomott sor felhasználásával — rövid, de érthető szöveggel beírni. A bejegyzés csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat, illetőleg az ügyben érdekelt nevén kívül csak a legszükségesebb szöveget tartalmazhatja. A magánszemély neve után a lakcímét (a lakhelyét) is be kell jegyezni. A tárgyro-* vatba írt szöveget a névvel, illetőleg a tárgy lé-* nyegét legjobban kifejező szóval (vezérszó, címszó) kell kezdeni és ezt aláhúzással vagy nagyobb alakú betűkkel ki kell emelni. A tárgyat lehetőleg a küldeményen feltüntetett tárgyszöveggel azonosan kell bejegyezni, ha azonban a feltüntetett szöveg az ügy lányegét nem, vagy nem telje-* sen fejezi ki, vagy tárgyszöveg feltüntetve nincs, a kezelő köteles az iratból megállapítani annak a tárgyát. Ka a küldemény több —esetleg egymással össze nem függő — témát érint, a tárgy szövegében mindegyik témát jellemző szót fel kell tüntetni. Ha az ügyben olyan sok ügyfél szerepel, hogy a felsorolást a rovat nem teszi lehetővé, a? első név feltüntetése után az „és társai" megjelölést kell alkalmazni. (4) Alszámra történő iktatás esetén a tárgyrovatba újabb bejegyzést írni nem kell. Ha az ügy tárgya az újabban beérkező irat alapján megváltozik, vagy jelentős mértékben kiegészül, az ügyiratot új sorszám alá kell beiktatni, s az előző ira-' tokát csatolni kell (15. §). 14. §. Az ügyintéző bejegyzése Az ügyintézőt — ha az eljárás során személyi változás nem történik — csak a sorszám első felhasználása alkalmával kell bejegyezni. 15. §. Az ügyiratok csatolása (1) Ha az ügyben a szakigazgatási szervnél akár a folyó évben, akár az előző években iktattak már iratot, azt csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz (utóirathoz). (2) Az év folyamán azonos sorszám egymást követő alszámaira iktatott ügyiratok csatolása alkalmával az előző alszámú irat irattárba (29. §), vagy határidős nyilvántartásba (28. §) helyezésére vo-* natkozó feljegyzést át kell húzni. Ha az ügyiratok csatolására egyéb esetben [pl. 12. § (2) bekezdés szerint] van szükség, vagy a folyó évet megelőző évben iktatott ügyiratot kell csatolni, a csatolt ügyirat sorszámánál a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell írni, hogy azt milyen számú ügyirathoz csatolták (pl. „lásd 8.765/1964. sz. a."), az utóirat sorszámának „kezelési feljegyzések" rovatába pedig a csatolt irat iktatószámát kell beje-