Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

78. szám. TANÁCSOK KÖZLÖNYE 1003 Lygzni (pl- csat: 6.937 1963. sz.) Ezután az iratodat össze kell szerelni és ennek igazolására az utóbbi példához hasonló szöveget kell az utóiratra feljegyzii (3) Alszámra iktatott iratot csak abban az esetí'ben lehet más sorszámra iktatott irathoz csatolni, ha a bejegyzés tévedésből történt. Ez esetben a téf- ves iktatás megsemmisítésének szabályai szerint .' az egész alszám bejegyzést egy vonallal át kell húzni, és a „kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni, hogy az iratot mely számra iktatták át. Az újraiktatás kelteként azt a napot kell megjelölni, melyen az átiktatás történt. (4) Ha az ügyirat még nincs az irattárban vagy a határidős nyilvántartásban, vagypedig azt bár• mely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hegy az irat hol található, és mióta van a" jelzett helyen (pl. 6.802—-2/1964. bent IV. 11., vagy 619/1964. eü. o. VII. 13.). 16. §. Mutatózás (1) Az iktatott ügyiratokat szakigazgatási szervenként az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, regiszteres (betűbeosztásos) név- és tárgymutatókönyvbe kell mutatózni. Ha célszerű, bekötött könyv helyett különálló lapokat is szabad használni, ezeket azonban utólag — legkésőbb a következő naptári év első hónapjának végéig — be kell köttetni. Nagy iratforgalom esetén a név- és tárgymutatókönyvben az abc. egyes betűit az azokat követő első magánhangzó hozzáadásával is tagolni lehet (pl. ba, bá, bi, bo, bu, stb.). Gyakorlati szempontból más részletezéssel is meg lehet a név- és tárgymutatókönyvet osztani (pl. gyakori tulajdonnév', felettes szerv, tárgykör). (2) Indokolt esetben a központi iktatóirodában több szakigazgatási szerv részére egy név- és tárgymutatókönyv is nyitható. Az elkülönítetten iktatott ügyiratokról [3. § (5) bek.] minden esetben önálló név- és tárgymutatókönyvet kell vezetni. (3) A név- és tárgymutatókönyvbe az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetőleg kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgyrovatban több név, hely vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni kell. Akkor is mutatózni kell az összes ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgyrovatában az egyik ügyfél neve után a további ügyfeleket „és társai" bejegyzéssel jelölték. Ugyancsak több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben több olyan szó (vezérszó) van. mely az ügy lényegét meghatározza (pl.: ERDŐ és LEGELŐ gazdálkodás). (4) Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az Iktatást követő munkanapon kell. Ha az iktatókönyv tárgyrovatában a több ügyfelet ,,... és társai" bejegyzéssel jelölik, akkor az iktatással egyidejűleg kell mutatózni. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett jelezni kell, 17. §. Idegenszámmutató (1) Az iktatással kapcsolatban — elsősorban a nagyobb ügyiratforgalmi! szerveknél — idegen,' számmutatót is lehet használni. Az idegenszámmutató a név- és tárgymutató kiegészítője, azonban azt nem helyettesíti. Az idegenszámmutatóban 1, 2, 3, 4, 5. 6, 7. 8, 9. 0 számokkal végződő különkülön hasábot (lapot) kell nyitni, és az ügyiratot küldő szerv iktatószámát a sorszám utolsó számjegyének megfelelő hasábba kell bejegyezni, mellette pedig fel kell tüntetni a saját iktatószámot, Minden évben új idegenszámmutatót kell nyitni, melyet — szükség szerint — bontani lehat ama szervek szerint, melyekkel a kapcsolat a leggyakoribb. (2) A fővárosi, megyei, megyei jogú városi tanács végrehajtó bizottságának szakigazgatási szervei kötelesek idegenszámmutatót vezetni, ha az évi ügyiratforgalmuk az 1000 darabot — alapszám -f- alszám együttes összege szerint — meghaladja. 18. § Szakszámmutató Szakszámmutatót kell vezetni a szakigazgatási szervek iratairól, ha azt a szakfelügyeleti szerv elrendeli. A szakszámmutató részére bármiiyen füzet nyitható. A füzet egy (vagy. ha szükséges több) oldalára fel kell jegyezni a szakigazgatási szerv általános feladatkörének egy-egy ágazatát (pl. kisajátítás, helyiséggazdálkodás), majd fel kell sorolni az e tárgykörben beiktatott összes iktatószámot. A szakszámmutatót a többi segédkönyvvel együtt év végén irattárba kell helyezni. 19. § Az ügyintéző kijelölése Munkanapló (1) Központi iktatás esetén a sorcnkívül iktatott ügyiratokat azonnal, a többit pedig lehetőleg aznap, de legkésőbb a következő munkanap hivatalos óráinak kezdetén kell továbbítani az ügyintézők kijelölése céljából a szakigazgatási szerv vezetőjéhez, vagy az ügyintézők kijelölésével megbízott személyhez. Ha a küldemények felbontásának jogát a szakigazgatási szerv vezetője magának fenntartotta, a bontással egyidejűleg — még az iktatás előtt — kijelölheti az ügyintézőt. (2) Nem kell továbbítani az ügyiratokat a szakigazgatási szerv vezetőjéhez, ha az ügyintéző kijelölése előző iratok vonatkozásában korábban már megtörtént. Ezekben az esetekben a kezelő