Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

(3) Az iktatóbélyegző lenyomatán a hónap nevét betűkkel kell kiírni. A mellékletek mennyiségét tíz darabig szám szerint, ezen felül „iratcsomó" jelzéssel kell feltüntetni. (4) Az iktatóbélyegzőt lehetőleg az irat külső oldalának jobb felső részére kell rányomni, úgy, hogy az azon levő szöveget, címzést stb. ne takarja. Ha az iraton az iktatóbélyegző részére elegendő hely nincs, a tárgyat negyedíves papírlapra kell feljegyezni és azt kell az iktatóbélyegző lenyomatával ellátni, azon a szükséges rovatokat kitölteni, majd e lapot az ügyirathoz kell kapcsolni. (5) Az iktatószám az iktatókönyv megfelelő sorszámából, az esetleges alszámból, az évszámból és szükség szerint a szervezeti egység jelzéséből áll (pl. 765/1984., 765—5/1964. III.). Elkülönített kezelés esetén [3. § (5) bekezdés] azonban az ügyiratszámot az ügykörre utaló külön jelzéssel el kell látni (pl. szabs. = szabálysértés). (6) Az év kezdetén érkező első irat sorszámát a számkeret legkisebb számával kell kezdeni és az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Az ugyanabban az ügyben érkező újabb iratokat ugyanannak a sorszámnak egymást követő négy. illetőleg hat alszámár

a kell beiktatni [12. § (2) bekezdés]. (7) Az ügyiratok iktatására az év kezdetén újonnan nyitott lehetőleg bekötött, oldalszámozott és hitelesített (35. §) iktatókönyvet kell használni. Indokolt esetben bekötött könyv helyett tíz ívenként összefűzött, hitelesített lapokat is lehet használni, ezeket azonban utólag — legkésőbb a következő naptári év első hónapjának végéig — be kell köttetni. (8) Az iktatókönyvben felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatóbélyegző lenyomatán vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat — a ceruzával bejegyzett határidő [28. § (1) bekezdés] kivételével — kiradírozni, kivakarni, leragasztani, tussal, tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatóbélyegző lenyomatán a számnak, az iktatókönyvben az iktatás keltének vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget, számot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. (9) Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással meg kell semmisítem olymódon, hogy bár a megsemmisítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a „kezelési feljegyzések" rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták át, illetőleg melyik szakigazgatási szervnek adták át. A megsemmisített sorszámra újabb ügyet beiktatni nem szabad. (10) Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad beiktatni, vagyis a sorszám egymást követő alszámaira csak egymással szervesen összefüggő iratok jegyezhetők be. E szabály alól csak a 10, § (1) bekezdésében foglaltak alapján lehet kivételt tenni. (11) Az igazgatási osztályvezető (osztott iktatás esetén a szakigazgatási szerv vezető) az iktatókönyvek bejegyzéseit negyedévenként köteles ellenőrizni és ennek megtörténtét a lap szélén kézjeggyel igazolni, Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, a szakigazgatási szerv nevének és az utolsó iktatás számiának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és hivatalos bélyegzővel le kell zárni. 10, §. Gyűjtőszám (1) A gyakrabban előforduló azonos jellegű ügycsoportoknak, különösen, ha azokban az egyes ügyek általában egy intézkedéssel lezárulnak (pl. hatósági bizonyítványok, felettes szervek utasításai) az év elején egy-egy sorszámot lehet biztosítani (gyűjtőszám). Azt, hogy a szakigazgatási szerv által intézett milyen ügyköröknek kell gyűjtőszámot biztosítani — az igazgatási osztályvezető véleményét figyelembe véve — az illetékes szakigazgatási szerv vezetője állapítja meg. (2) Az (1) bekezdésben foglaltaknak megfelelően kivételesen (pl.: tervosztály, döntőbizottság esetében) elrendelhető az is, hogy a feladatkör különleges jellege miatt az ügyiratok nagy^obb részét gyűjtőszámokon iktassák. (3) Gyűjtőszám használata esetében az iktató* könyvbe csak általános tárgyat (pl.,,megyei tanács vb osztályának utasításai", „hatósági bizonyítványok"), valamint a „kezelési feljegyzések" rovatba az iratjegyzék („Ij") jelzését kell bejegyezni, majd az egyes iratokat iratjegyzékre, vagy azt helyettesítő külön (szükség szerint regiszteres) iktatókönyvbe kell beiktatni. Az egyes iratok konkrét tárgyát az iratjegyzék tárgyrovatában minden esetben fel kell tüntetni. Az iratjegyzéket év végén a vonatkozó iratokkal egy kötegben kell irattárba helyezni. (4) Gyűjtőszám használata esetén az alszámokra iktatott ügyiratokat egyenként kell mutatózni. \ szakigazgatási szerv vezetője hozzájárulhat (osztott iktatás esetén az igazgatási osztályvezető véleményét figyelembe véve), hogy a vezetése alatt álló szakterületen használatos gyűjtőszámra iktatott iratoknak csak az iktatókönyvbe bejegyzett általános tárgyszövegét (pl. „fakivágás bejelentése") mutatózzák. 11. §• Gyüjtőív (1) Azokat a válaszokat vagy jelentéseket (to-» vábbiakban: jelentés), amelyek ugyanarra az intézkedésre több szervtől érkeznek, nem szabad-