Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

(7) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, ezt a borítékra, illetőleg az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. (8) Ha a küldemény felbontása alkalmával kitűnik, hogy a küldemény pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget, vagy egyéb értéket (pl. nemzetközi válaszdíj szelvényt) tartalmaz, erre utaló megjegyzéssel az összeget, illetőleg értéket a felbontó keltezve és aláírva köteles az iraton feltüntetni. Az illetékbélyeg, valamint a válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg (válaszboríték) kivételével minden egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni, majd az elismervényt, valamint a postabélyeget, postabélyeggel ellátott válaszborítékot, továbbá az illetékbélyeget az iratokhoz kell csatolni. (9) A beadványhoz mellékelt illetékbélyeget — attól függetlenül, hogy a beadvány illetékköteles vagy illetékmentes — a (10) bekezdésben foglaltak előzetes figyelembevételével az ügyintéző köteles a beadványra felragasztani és tintával történő ál hú zással érvényteleníteni. (10) Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha az ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadvány) kiállításához csatolta. Ha a kért okirat kiadását a megkeresett szerv megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget — mellékletként feltüntetve — vissza kell küldeni az ügyfélnek [6470—52/1950. (XII. 31.) PM sz. rendelet 55. § (12) bekezdés]. A postabélyeget, postabélyeggel ellátott válaszborítékot — mellékletként feltüntetve — ugyancsak vissza kell küldeni az ügyfélnek. (11) A beadványra felragasztott illetékbélyeget bélyegzővel vagy tintával történő áthúzással a kezelő érvényteleníti. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben vagy egyáltalán nem rótták le, az illetékekre vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni. Ez az eljárás azonban nem akadályozhatja sem a további folyamatos kezelést, sem az ügy intézését. (12) A küldemény téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldeménybem a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügyirat van, a borítékot ismét le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyét, majd a küldeményt a titkos ügykezelést ellátó szervhez kell eljuttatni. (13) A küldemények borítékait naponta össze kell gyűjteni és a közönséges levelek borítékait két hónapig, az ajánlott levelekét pedig hat hónapig meg kell őrizni. Ezután a bélyeges borítékokat százas kötegekben a lesközelebbi postahivatalnál kell leadni. Ha azonban a postán érkezett irat batáridőben való beadásához nyilvánvalóan jogkövetkezmény fűződik (pl. fellebbezési iratot tartalmaz), vagy ha a beküldő nevét, illetőleg pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, végül ha a jelzett mellékletek hiányosan érkeztek meg, vagy egyáltalán nem érkeztek meg, a borítékot az ügyirathoz kell csatolni. Ilyen esetben a boríték csak a selejtezés alkalmával semmisíthető meg. III. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSE AZ ÜGYINTÉZÉS ELŐTT 8. §. Iktatás (1) A küldemények beérkezése és felbontása után az iratokat be kell iktatni. Iktatni kell a hivatalból tett intézkedést tartalmazó, valamint a szakigazgatási szervezeten belül véleményezésre, javaslattételre stb. megküldött úgynevezett átfutó ügyiratokat is. (2) A szakigazgatási szerv vezetőjének kifejezett utasítására szabad csak iktatni a meghívókat, ha azok nem hivatalos eljárásra vonatkoznak, továbbá az üzleti körleveleket. (3) Nem szabad beiktatni a visszaérkezett tértivevényeket, a szaklapokat, a folyóiratokat, a fairagaszokat és a röplapokat. (4) A személyesen beadott iratot az átadás alkalmával, a többit pedig a beérkezés napján, de legkésőbb a beérkezést követő munkanapon a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, továbbá a táviratokat, az expressz küldeményeket és a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó iratokat. (5) Nem szabad iratot azzal a megbízással átvenni, hogy azt bármely okból az átvétel napjától eltérő kelettel iktassák. 9. §. Iktatóbélyegző, iktatókönyv (1) Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásából, annak lenyomatán a (2) bekezdésben felsorolt adatok feltüntetéséből és az ügy lényeges adatainak iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. (2) Az iktatóbélyegző lenyomatának tartalmaznia kell: a) a szakigazgatási szerv nevét; b) székhelyét; c) az iktatás évének, hónapjának, napjának; d) az iktatókönyv sorszámának — alszámánnk: e) a mellékletek mennyiségének; f) az előszámnak ; g) az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat.