Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]

pontjainak,és követelményeinek kétség esetében elsőbbségük van a levéltári kívánalmakkal szemben, A legnagyobb fokú gondossággal kol£obt eljárni? mert ami bevezetésre kerül, annak jól kidolgozottnak kell. lennie* 1951.-. nyarán az országos főiévéltár iratkezelési tervjavaslatot dolgozott ki a kerületek számára. Ez a terv-javaslat szolgált a vita alapjául az 1951. november 1, napján Osthavalland in Naucn kerületi tanácsánál tartott munkamegbeszélés.' amelyen az akkori brandenburgi kormány egyik sz.?rvező instruktoraj az országos főleyéltár báron képviselője, két másik " " alet általános igazgatási osztályver^ tő je~, egy „egy szsrvező instruktora ás irattárosa vett részt. Igen termékeny vita alakult ki, amelynek során te.ljes egyetértés jött létre mind a forma, mind az eljárás ut ja. és módja tekínte tében. Minthogy'az Qsthavellandi kerület viszonyait mind gazdasági struktúráját, mind kiterjedtséget illetően átlagosnak kell tekinteni Brandenburg számára,, kézenfekvő volt, hogy az emlitott kerületi igazgatás számára, olyan iratkezelési tervet dolgozzanak ki, amely tagozódásában a legtöbb kerület számára is példaképül és irányelvül szolgálható Ez természetesen nem áll útjában annak, hogy egy túlnyomórészben ipari kerület a '•gazdaság" csoportot, egy inkább mezőgazdasági kerület pedig a u

mo"őgazdaság" szakágat részletesebben tagolja, Az iratcsoportok káalakitása tekintetében az egyes kerületek szamára önálló eljárást biztosítottak, 1951c novemberébon éq decemberében egy lényegében a november l«t-i munkámégbesL 5lésen résztvett személyekből álló bizottság az osthavellanci kerületi tanács számára egy részletekbe menő iratkezelési tervet dolgozott ki* Ebből a célból Brandenburg tartomány irattárosait két csoportban 8-8 napra Nauenban összehivták, hogy á helyszínen gyakorlatilag a munkába bevonva tapasztalatokat gyűjtsenek, amelyeket később iratkezelési terv bevezetésénél hasznositani fognak* A munkát kéthárom főből álló munkacsoportokban hajtották végre, amelyek felkeres-* ták az osxtályvezo tőketj előadódat ás szakelőadókat munkahelyeiken^ hogy az iratanyag lehető legjobb csoportosítását előmozdítsák,, Az eddig alkalmazott iratcsoportositásokat egyik esetben som lehetett átvenni., A tisztázatlan kérdéseket naponként közös megbeszélések során kiküszöbölték és a munkacsoportok ogyéni tapasztalataiból leszűrték a közös tapasztalatokat-. Az ilyen módon létrejött iratkezelési tervet azután as ogyés kerületi tanácsok elé terjesztették állásfoglalás végett, majd azt kásőbb egy szűkebb bizottság újból átdolgozta. Ezt követően négy körüle-ti igazgatásnál kisérlocképon bevezették* hogy az .esetleges hibákat még annak általános bevezetése előtt felismerhessék ás kiküszöbölhessék-? Bebizonyosodott, hogy az iratkezelési terv teljes mértékben bevált,, A kerületi állami

1 szervek részére ugyanígy tagolt iratkezelési tervek lehetnek irányadók. Ezeknél azonban az egyes iratcsoportokat sokszor eltérő módon, a kerületi iratkezelésnél specializáltabban kell majd kópeznio Az irat megjelölések /számok/ összeegyeztetése bizonyolehetséges, Tételezzük fel, hogy a járási tanácsoknál az iratkese lési terven belül az "'ipar" csoportnak 41-os. ezen belül a "helyi államosított iparnak" 411-es ás ezen belül mj-gint az "üzemi gazdaságok'Vnak 4110-as számuk van, ugy a járások és kerületek nagyfokú szervezeti hasonlósága mellett ugyanez a tagolás a kerületek iratkezeié-