Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]
si- tervében is megvalósítható. Amennyiben a kerületeknél, a járásoknál szükséges egyes csoportok, alcsoportok vagy .szakcsoportok elmaradhatnak s a megfelelő számok üresen maradnak. Az iratkezelési terv tekintetében való egyezés előnyei a következőkben mutatkoztak: A járás részéről "XT államosított üzem pénaügyi terve" tárgyában a kerülethez intézett üzleti levél szama például 4110*05*- A kerületi postáelosztóban a levél megjelölésének első két száma /41/ megadja, hogy az iratot az ipari osztálynak kell átadni. Az ipari osztályon bélül a harmadik számjegy /!/ az iratnak á "helyi ipar" referaturájához való továbbítását vonja maga után, ahol a negyedik számjegy /0/. megmondja, hogy az irat az üzemgazdasági kérdések tekintetében eljáró szakelőadót illeti. Az emiitett példához hasonlóan az előnyök a többi munkaterületen is megmutatkoznak és pedig a mindkét irányban való levelezésnél, . Az iratkezelési tervnek ezt á tagozódását a községek is alkalmazhatják. Mindenesetre kisebb igazgatási egységek olykor több -", iratot egybefoglalhatnak és egybe is kell foglalniuk* adott esetben ugy lesz az, hogy ami a kerületben szakterület^ bizonyos nagyságú községekben csak ügyirat, úgyhogy ilyenkor a négyes számozású rendszerről át lehet térni a hármas számozású rendszerre. Ez a megjelölés összhangjából származó előnyöket semmiképen sem befolyásolja. Egy *lyen ''egységes iratkezelési terv" a rendezési elvet minden igazgatási egységnél tökéletesen mag fogja valósítani. Mindezt természetesen a reszletekbemenően, gondosan meg kell vizsgálni és át kell dolgozni* A munkánál erre visszavezethető javulást nem lehat eléggé értékelni. Az előnyök bőven megérik az erre a célra fordított fáradtságét, * Amikor az iratkezelési tervet valamely szerVnél bevezetik, nem szükséges minden megadott ügycsoport számára uj iratgyűjtőt /dosz sziét/ beszerezni,, Kezdetben az iratanyag 2-6 csoportja egy. gyűjtőben, egymástól beilleszthető kapcsokkal vagy választólapokkal elválasztva is tároUb.atóé> Csak később az iratanyag szaporodásával ? hónapok, vagy évek múlva kell minden betervezett iratcsoport-szamara iratgyűjtőt /dossziét/ beszerezni. Ennek az az előnye is megvan, hogy kezdetben, amikor az iratok egy részére a napi munkánál még szül: ség Van, a rendelkezésre álló iratgyűjtő /dosszié/ elégséges• lesz. Amilyen mértékben néIkülözhetőkké válnak és irattárba kerülnek a régi iratok, olyan mértékben szaporodnak az uj iratok. ' Zárómé gje gy z é se k» Igen kitartó és odaadó munka szükséges ahhoz,^hogy a kellő.^ intézkedések a gyakorlatban minden igazgatási egységnél megvalósulhassanakj Az. iratkezelési terv felállítása önmagában nem elégséges. Körültekintően és ügyesen kell eljárni Devezatésnél annak érdekében, hogy a rendszer beValjék. Állandó szabályozó és ir-ányitó tevékenységre van szüjfeség ahhoz ? hogy valamely igazgatási egység iratanyagát a szervezeti változások ellenére egységesen és áttekinthető módon lehessen magőrizni.
