Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]

példányt ..e, leadó hely az elisraervénnyel való egybevetés után visszakapja$ a.másik példány a hivatal irattárában marad és azt egy iratrendezőben helyezik el, amely a . gyarapodási könyvet /leltárt/ pótolja,s JL c/ Valamely iratcsoportnak irattárba érkezése alkalmával mind az, iratg7/üntő /dosszié/, mind.az iratcsoport kartotékja baloldalt fent a következő .cattári, leltári folyó számot kapja, amelyet ezenkivül a kísérőjegyzék mindkét példányának első rovatában is feltüntetnek. Az iratcsoportokat a folyoszámok sorrendjében helyezik el az állványokon^ mig a kartonlapok,az iratkezelési terv .rendszerét•tartgák mag, vagyis a jobboldalon fent feltüntetett csoport-megjelölés /szam/ irányadó. d/ Aa iratkezelési terv megváltoztatásakor az uj csoportmegjelölést /számot/ a kartotéklap második, esetleg harmadik sorában kell faltüntetni, ugyanaklccs£

J a régi számozásnak is olvashatónak kell maradnia* ©/ A kartotéknak mindig naprakész állapotban kell maradnia és az iratkezelési terv mindenkor érvényes formáját kell visszatükröznie. Az a körülmény, hogy az iratok hol és milyen sorrendben vannak-elhelyezve, a karton segítségévéi mindig megállapítható.. összefoglalva kiemeljük az alábbiakatÍ 1/ Majdnem mindén igazgatási ágban a decentralizált ügyvitelt vezették be.£ központi segédhivatalok ma kivételek* 2/ Az iratkezelési tervnek ennélfogva szükségszerűen a szervezeti sémára kell felépülnie * 3/ Az az ellentét, hogy , a/ egyrészről szervezel! változtatások, amelyek az iratkezelési terv módosulását vonják maguk után

v nem kerülhetők el, . V másrészről az igazgatási 3zerv iratállományát áttekinthető, tartós és töretlen rendben kell tartani, áthidalható* 4/ Ez. ugy történik, hogy a/ az iratkezelési terv változása folytán érintett iratcsoportokat a folyó ügyintézésben minden esetben átcsoportosítják, b/ a hivatal'irattárában a fentismertetett irattártechnikai intézfedéseket végrehajtják^ , Ekként az iratkezelői terv mind a. folyó ügyintézésnek, mind a levéltári rendnek szolgaiadra van. Minthogy a brandenburgi tartomány kerületi tanácsinak iratkezelése semmLképen sem felelt meg azoknak a követelményeknek, amelyeket a folyó ügyvitel és a levéltári szempontok támaszfcottak, a brandenburgi országos főlavéltár egy, kereteiben egységes iratkezelési terv kidolgozását kezdeményezte e -••nnek gyakorlati megvalósítását nem lehetett a "zöld asztaltól" elrendelni. Az igazgatási munka szem-