Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]
késéseket rendszeroson nem jegyzik fel« Az események- szabályos, normális menetét az lile te hivatalon belül Írásbeli bej egyzésekké 1 még sokkal indokoltabban nem követik nyomon, mint' az „egyszerűéi tett iktatási rendszernél. Csak különlegesen fontos, érkezéseké u kell /biztonsági okokból/ egy nyilvántartó lapon i'^'A':n&ó-jegyzékenA történő be- és kivezetéssel figyelemmel kísérni, pj« eredetiben, valamint visszakérőleg külső szerveknek vagy pedig rgy igazgatási ágon belül más helyre küldött iratokat* /Mintát 1, 2 3, oldalon/. Emellett tartalmi megjelölésként elegendő az irat számának feltüntetése, minthogy ebben a tartalom is kifejezésre jut„ d/ Az előnyök összefoglalása ;, 1/ A bejegyzések á legkisebb mértékre korlátozódnak. 2/ A be- és kimenő iratok megjelölése /száma/ nem egyéb, mint a3 iratkezelési terv szerinti iratjelzés. Amikor az irat legelőször érkezik az ügyintézőhöz, aki egyben iratkezelő is, meg kell állapitani, melyik iratcsoportban fogják az iratot egykor elhelyezni az elintézés megtörténte után. Az iktató-naplóval dolgozó iratkezeléssel szemben oz annyiban jelent előnyt, amennyiben megjelölésének /számának/ segítségével az előzmény közvetlenül, iktatonapló használata nélkül megtalálható, 3/ Ezenkívül az iratmegjelölés /szám/ révén felismerhetővé válik az ügyintéző szerv is és pedig hágyszámjegyü iratkezelési tervnél mindenekelőtt a szakág /főosztály/, másodszor az osztály, harmadszor a. referátum, negyedszer pedig a szakelőadó;, Ha a válaszban az ügyirat megjelölésére /számára/ hivatkozás történik, ez a postaelosztást könnyíti jelentős mértékben, 4/ Végül az irattározás is rendkívül egyszerűvé válik, mert az előzmények az ügyiratok részére már eifeve adva vannak,e/ A^külalakra vonatkozó útba igazítás ok. Az iratkezolési tervet már külsőleg is áttekinthető módon kell megalkotni. Minthogy as idők folyamán a leglelkiismeretesebb módon felfektetett perspektivikus terv esetében is gyakran utólag uj csoportokat kell létesíteni, az iratkezelési tervet célirányos különálló lapok formájában felfektetni, Minden szakcsoport részére egy lapot, szükség esetében több lapot fektetnek fel, /Mintát 1, 27 es köv, alatt/., Nagyobb igazgatási egységeknél az iratkezelési terv a következő gyakorlatias, külső tagolás utján könnyebben kezelhetővé válik: 1/ Minden főcsoport elején egy kísérőlapot foktőimék fel kartonból* amelyén-az idetartozó csoportokat áttekinthető módon kétjegyű számmal feltüntetik,, A kartonlápok jobboldalán lépcsőzetes alakban u„n, lovasok vannak kivágva /ugyanúgy,' mint az iratrendezőknél az abc/, omelyfen a mindenkori főcsoport első számjegye áll, 2/ A" különálló lapok formájában felfektetett iratkezelési terv minden főcsoportján belül vékonyabb kartonból kis érőlapokat fektetnek fel teljesen, hasonló formában, amelyeknek lovasai kevésbbé széHA
