Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy
Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]
lG3ek c Ezeken a kLsórőlapokon az alcsoportokat jelölik meg, 3/ Qgyar&gy lehet eljárni a harmadik és negyedikvszám tekintetébon is, onűnnyibon a lovasokat a lapokba beledolgozzuk, még^ ' pedig a harmadik számot a felső oldalon, a negyedik számot pedig még kissé Tbeljebbj az alsó oldalon,Az Iratkezelési terv rendszertani okokból kiegészíthető egy. tárgymutatóval is. Az utóbbi intézkedéseket azonban csak akkor érdemes megtenni, ha az iratkezelési tervet előreláthatólag hosszabb időn keresztül nem változtatják meg* 4/ Az iratkezelési terv és a szervezeti vál toz ások. Az előzőkben láttuk, hogy az iratkezelési tervet decentralizált ügyvitel mellett a szervezeti egységekre /sémára/ kell felépíteni /!„ 11, oldal/, A szervezeti séma azonban az utóbbi években minden igazgatási ágnál gyakran módolült és a.jövőben is több irányban módosítani kell* Ezt az uj rend kiépítésénél a politikai,*gazdasági és ezáltal igazgatási és szervezeti sikon megnyilvánuló állandó fejlődési folyamat okozza és e fejlődés egyes fokozatainak a szarvezeti sémában szükségképen tükröződnie kell, A szervezeti séma megváltoztatása az iratkezelési terv módosulását vonja maga utáru Ebből bizonyos nehézségek fakadnak. Az iratok rendjének tartósnak kell lennie. Az^iratállomány tagozódásának hosszabb időn keresztül áttekinthetőnek kell maradnia^ nem szabad, hogy hosszabb vagy rövidebb időközökben minduntalan változásokat szenvedjen. Ellenkező esetben többféle rendszar szarint csoportosított iratanyag jön létre s az ilyen iratok közötti eligazodás, különösképen hosszabb idő után, lehetetlen* A szervezeti séma és ezzel az iratkezelési terv módosulása e1kerülhetétlen. Ha'valamely igazgatási egységnél uj osztályokat vagy referatúrákat szerveznek, az ezek számára felfektetendő iratok egy nó, kibővitésre alkalmas iratkezelési tervbe nehézség nélkül boilleszuhetők* Más a helyzet akkor, ha egyes referaturákat szétválasztanak;, különböző osztályok részeit égybeolvasztják vagy pedig egész szervezeti egységeket egyik osztálytól a másik osztályhoz, vagy egyik szakágtól a másikhoz kell átcsatolni* Mi történik ilyenkor az érintett iratanyaggal? Hibás volnaj ha az iratok lezárásával* a. régi iratmegjeéléseket meghagynánk'és uj iratcsopöírtokat fektetnénk fel az uj, változott iratkezelési tervnek megfelelő megjelöléssel /számozással/. Ez ast; jelentené, hogy ahány változás, annyi különböző, egymástól többékevesebb eltérő iratkezelési terv állna egymás mellett a hozzájuk tartozó Iratanyaggal, As egész iratanyag egy hosszabb idő múlva teljesen áttekinthetetlenné válnék. Ez már a rendes ügyvitel szempontjából is tarthatatlan volna* Egy bizonyos idő múlva nem lehetne mar kiigazodni 0 Tolgason képtelen volna az ilyen eljárás iratkezelési szempontból is P A lényeges az, hogy a szarvézati 3émának és. az iratkezelési tervnek ezzel járó megváltoztatása-ellenére az iratanyagot e gységes ás világos tagolásban őrizzük mag. Ezt csak akkor érhetjük éi,* ha minden iraükezüTesi"l;el?V~rao^'osulásnál a változás által érintett iratanyaJíta
