Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]

minden, jellegénél fogva rokon és ezért összetartozó feladatot és munkaterületet fokozatos szervezeti felépítésben szervezeti egységek /főosztályok, osztályok, refcreturák, szakterületek/ szerint csoportosít, Énhez teljesen hasonlóan tagolja az iratkezelési terv ezeknek a szervezeti egységeknek az iratanyagát /főcsoportokba, csopor tokba, alcsoportokba, szakcsoportokba/

0 A szervezeti egységek, valamint az iratkezelési terv szerinti egységek határainak a magfelelő rend-biztosítása céljából fednick kell egymást. A megoldás akkor tö-. kéletes, ha az iratkezelési terv felépítésében /nem megjelöléseiben/ megegyezik a szervezeti sémával, A négyes számozású rendszernél a hivatal egész munkaterüle-, tét a szervezeti sémához szorosan alkalmazkodva legfeljebb 10 főcsoportra, minden főcsoportot 10 csoportra, minden csoportot 10 alcsoportra, minden alcsoportot 10 szakcsoportra osztják fel, A főcsoportokat egy jolü /0~9/» a csoportot kétjelű /00-99/» az alcsoportot háromjolü /0OO~999/» a szakcsoportot negyjelü /Q00Ó-9999/ számmal jelölik meg, A kisobb igazgatási egységeknél alkalmazott hármas számozású rendszer esetében a főcsoportok elesnek, E számok után pontottesznek és ezután következnek az iratok számai 01-99-ig> tehát például 1234.07. Arra kell törekedni, hogy minden ügyintéző hely számjele a pontig egyforma hosszúságú /tohat mindig három, vagy negyszámjelü/ legyen,, A rövidebb számokat kivételes esetekben nullák hozzáfuzésével a kívánt hosszúságra egészítik ki, Ugyanakkor további csoportosítás okra* egyes esetekben a szükséghez képest más módon, nem pedig uj szám egyszerű hozzáfűzése utján, kerül sor, olyanformán, hogy a pont utáni iratszámokat tizes vagy húszas csoportokra osztják fel,, Mindamellett ügyelni kell. arra, hogy mindenütt hely maradjon a késöb

bi kiegé

szitésekre* Ebből a célból az utolsó ezres, százas stb. számoKaT; fenntartjak,~mort~ a hézagmentességet megvalósítani rendszertani okokból szinte lehetet len. D/

' Az i

rattár

ozás perspekt

ivik

us terve

zése. Szükséges továbbá, hogy az iratkezelési terv perspektivikus szempontból átgondolt legyen. A tervet már elve a legutolsó irategységig el kell készíteni. Az iratanyagot magában foglaló építményt a legutolsó helyiségig Id. kell építeni* Minden előreláthatólag felmerülő ügy számára megfelelő /irat-/oseport.ról kell gondoskodni. Mig a korábbi központi iktatási rendszereknél az iratokat időbelilag korlátozott igénnyé Ír lehatott felfektetni, a most szóbanlévő ügyvitelnél áz iratok elvileg igen hosszúé letüek es szükség esetében' azokat külön iratgyűjtőkben /dossziékban/ kezelik tovább. c/ A^fel^oggzések minimumra való ko

rlátozása. • Ilyen körülmények között az ügyintézőnek, - amennyiben az irat kezelési tervet jol osztályozták és gondosan tagolták, ezenkívül az iratcsoportokat nem képezték tévesen /l.a% és köv. oldalon lévő fejtegetéseket^ már csak egész kevés bejegyzést kell eszközölnie'. Az ér-