Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Schatz, Rudolf: Az állami szervek iratainak kezelése, iratkezelési és irattározási utasítás-, valamint iratkezelési terv-mintákkal. Bp. 1954. 31 p. • 1954. júl. [13-05-1/1954 LOK]

a/ ha kétség állott fenn abban a tekintetben, melyik iratcsoportba kell sorolni az iratot, minthogy pl, több tárgyra vonat., kozott. vagy mert egészen általánosságban mozgott* az iratcsoportokra való utalások ilyen esetben a bevezetést nélkülözne tővé tették; , b/ átfutó ügyeknél, amelyeket más szolgálati helyekhez kellett továbbítani, minthogy ezeknél a bevezetés volt az ellenőrzés egyedüli módja, 3/ Az iratcsoport számát egyszersmind a be- és kimenő ügyiratok megjelölésére is alkalmazták. Ennek megfelelően célirányos, világos, egyforma hosszúságú megjelöléseket kellett .találni az iratcsomók számára, így került a sor a tizes számozásra, amely a 27, és köv, oldalakon emiitett példákban is alkalmazásra kerül. Ez számos könnyítést .tett lehetővé. Egy "beérkező irat már nom kapott - mint azelőtt iktatási naplószámot /hiszen naplót már nem vezettek/, hanem ezt az iratcsoport számából és keletből álló megjelöléssel látták el, /pl, 1340', 03/ . ./, Ez a megjelölés már nem esetleges, hanem értelemmel biró szám, amely a tartalmat jelezte, így az ebben az időben kifejelődött rendszeres iratkezelési terv alapvető jelentőséget nyert. Segítségével az iktatási tevékenységet mosszeraenőon korlátozták és azt az irattal szerves kapcsolatba hozták, 3

/ Az iktatá

s

nálküli, decentralizált iratkezelés, . * A következő évek folyamán az iratkezelést még inkább egyszerűsítették, A decentralizálás útjára léptek, A szabályozások eredménye az u,n, iktatásnélküli iratkezelés lett, amelynél majdnem teljesen le lehetett mondani minden iktatásról, anélkül, hogy ez az ügyintézés minőségét befolyásolta, vagy a gazdaságosság elvet megsértette volna. Most a fejlődésnek ezen a fokán vagyunk. Az iktatásailküli irat kezelés százszorosan bevált nagyobb munkahelyeken is, . I °* Az iratkezelési tervnek a sze

rvezeti egységek szerinti félIJ-.r^ese^ Valamely szerv egész iratanyaga, amely a teljes iktatási rendszernél is, az egyszerűsített iktatási rendszernél is egy helyen, egészként nyert elhelyezést, az iktatásnélküli, decentralizált iratkezelésnél a szerv egy, vagy több ügyintézője között oszlik meg, Bmellett rendkívül fontos, hogy az iratok megjelölése - 30kkal inkább, mint az egyszrüsitett iktatási rendszernél - nemcsak az írat tartalmára, hanem az ügyintéző-helyre is utaljon, tehát minden ügyintéző az iratoknak a számrendszer szerint meghatározott, bizonyos csoportját intézze. Ez különböző előnyökkel jár,, A leglényegesebb,az, hogy válaszlevelekben való hivatkozás osstábén a postaolosztás sokkal könynyebbé válik. Ha nem akarunk lemondani erről az előnyről, azaz ha nem kell minden ügyintézőnok különböző csoportszámmal ellátott iratokkal foglalkoznia, az iratkezelési tervnek szükségképen a szervezeti sémára /nem tévesztendő összo az ügyboosztási tervvel/ kell felépülnie. Ez